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L’avènement du travail hybride a mis en évidence la nécessité pour les entreprises d’avoir une communication et une collaboration internes efficaces. La communication descendante traditionnelle, via l’intranet indispensable, ne suffit plus.
Il est temps de rendre les interactions transversales entre les employés plus fluides et de faciliter l’accès aux outils de travail, tant sur place qu’en déplacement. Bref, le temps est venu de mettre en place un véritable espace de travail numérique collaboratif, fonctionnel, agréable et accessible de « n’importe où ». La transformation numérique timidement initiée il y a quelques années par l’intranet doit donc être accélérée.
Objectif : L’avenir du travail ! Vous voulez faire passer votre organisation au niveau supérieur ? Mozzaik365 explique comment évoluer vers le lieu de travail numérique et faire participer vos équipes. Lisez attentivement ce qui suit
1. Qu’est-ce que le lieu de travail numérique ?
Le Digital Workplace est un hub numérique centralisant les outils numériques utiles à une organisation, en particulier son intranet.
1.1 Le milieu de travail numérique intègre l’intranet
Le Digital Workplace intègre l’intranet de l’entreprise. Cet outil est essentiel à l’échange d’information entre la direction et les employés.
Mieux encore, le Milieu de travail numérique permet de diffuser l’information de manière personnalisée, adaptée à chaque employé en fonction de ses usages, intérêts et besoins.
En bref, avec Digital Workplace, l’intranet est rationalisé pour atteindre plus efficacement son objectif principal d’informer les parties prenantes de l’entreprise.
1.2 Le milieu de travail numérique, bien au-delà de l’intranet
Le lieu de travail numérique n’est pas seulement un filet d’information provenant de la direction, du service des ressources humaines ou des communications internes. C’est un véritable écosystème de travail numérique qui apporte des réponses aux multiples utilisations de l’organisation.
Ce portail central intelligent facilite l’accès aux connaissances, aux applications (support et affaires) et aux personnes (gestionnaires, pairs, personnel de terrain, etc.). Même à distance, il crée des liens entre les employés, stimule l’intelligence collective et simplifie le travail.
1.3 Le lieu de travail numérique stimule la chaîne de valeur
En résumé, le digital workplace offre trois niveaux de valeur ajoutée :
1. Il facilite l’accès aux demandes, à la documentation et à l’information ;
2. Il facilite la transition d’un outil de travail à un autre ;
3. Il enrichit l’environnement de travail quotidien avec de nombreuses fonctionnalités.
En conséquence, le Digital Workplace stimule la chaîne de valeur et change vraiment la donne pour l’entreprise en termes de productivité et de durabilité.
2. Pourquoi créer un lieu de travail numérique ?
Concrètement, le Digital Workplace permet à l’entreprise de :
2.1 Accroître l’efficience
Et pour cause : le digital workplace stimule les performances individuelles. Chaque utilisateur a un accès instantané, via son tableau de bord personnel, à tous les logiciels, contacts et données dont il a besoin.
Le portail s’ouvre à une sélection personnalisée d’outils numériques (applications d’affaires, outils de communication, outils de gestion de projet, bases de données, etc.) et autorise leur utilisation sans friction, y compris sur smartphone.
2.2 Favoriser la collaboration interne
Mais ce n’est pas tout. Le digital workplace est également un vecteur majeur de performance collective.
En réunissant des applications d’affaires et des outils de travail collaboratifs (répertoire de photos, messagerie, conférence Web, gestion de projet, partage de documents, etc.) en un seul endroit, le Digital Workplace permet aux employés d’interagir facilement, même lorsqu’ils ne partagent pas le même bureau.
Le Digital Workplace donne accès à un annuaire d’entreprise Le Digital Workplace donne accès à un répertoire d’entreprise contenant une mine d’informations sur chaque employé (poste, coordonnées, compétences, projets réalisés, etc.). Grâce à cet organigramme photo « amélioré », les employés peuvent trouver et contacter l’expert interne dont ils ont besoin en un seul clic. Cela crée des synergies, capitalise sur le savoir-faire interne et stimule l’avancement des projets.
2.3 Assurer une bonne gestion des connaissances
Le digital workplace permet également une bonne gestion des connaissances dans toute l’entreprise.
Les bases de connaissances peuvent être intégrées à l’espace de travail. Ceux-ci sont ajoutés par les employés pour éviter toute perte de connaissances.
L’utilisation de balises permet une organisation thématique de l’information et simplifie l’accès aux données. Les employés peuvent effectuer des recherches par mots-clés et gagner un temps précieux.
Ces wikis de gestion des connaissances sont particulièrement utiles pour les nouveaux arrivants. Ils peuvent facilement s’immerger dans le patrimoine intellectuel commun.
2.3 Faciliter le télétravail
En général, le Digital Workplace favorise la résilience de l’organisation face au changement (crise sanitaire, aspirations de nouveaux talents, etc.).
Le Digital Workplace est particulièrement adapté au télétravail. En effet, le Digital Workplace est hébergé sur le Cloud et accessible « de n’importe où ». Cette portabilité permet de pratiquer le bureau à domicile ou le travail à distance efficacement et en toute sécurité.
