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La mise en place d’un Digital Workplace permet d’unifier tous les outils de communication de l’entreprise (réseaux sociaux, email, messagerie instantanée, etc.) et sa gestion de documents (espaces de travail collaboratifs, documents numériques, etc.) et ainsi contribuer à la transformation numérique de l’organisation. C’est également un excellent moyen de répondre aux attentes des employés, lorsque 82% des employés interrogés souhaitent que la qualité de leur expérience numérique au travail soit améliorée, et 61% d’entre eux disent que les problèmes informatiques sont fréquents (selon l’étude Nexthink sur l’expérience numérique des employés en 2020) !
Mais la mise en œuvre d’un tel projet et le suivi et la gestion post-déploiement sont deux choses différentes. Et chacun d’eux a sa propre importance. Alors, comment définissez-vous (et surveillez-vous) les KPI pertinents pour vous assurer que votre lieu de travail numérique évolue bien ?
Voici quelques-unes des réponses.
Rappel : qu’est-ce qu’un KPI ?
Un KPI (Key Performance Indicator) est un indicateur qui vise à aider à mesurer le rendement atteint par rapport à un objectif. Il est utilisé pour guider l’action pour parvenir à une stratégie prédéfinie, mais il peut également être utilisé pour définir de nouvelles stratégies, en fonction des résultats obtenus.
Définir les objectifs du milieu de travail numérique
L’objectif principal d’un lieu de travail numérique est de transformer positivement une entreprise en matière numérique. En réunissant les outils numériques utilisés par les entreprises, le Digital Workplace permet d’augmenter la productivité et l’efficacité et d’encourager le travail collaboratif. Cet objectif est néanmoins très large : si vous souhaitez mesurer et analyser la performance d’un Milieu de travail numérique, il est important de définir plus précisément les objectifs et les impacts attendus sur l’organisation. Par exemple : augmenter de X% le niveau d’information disponible pour les employés de l’entreprise, réduire le nombre de réunions de X à Y, réaliser tel ou tel niveau d’économies grâce à la réduction du nombre de voyages, renforcer la marque employeur et améliorer le recrutement...
La méthode SMART , qui signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Limité dans le temps, peut être utilisée comme guide. Les objectifs définis doivent donc avoir ces caractéristiques.
La méthode SMART permet de mettre en place une stratégie suffisamment précise et donc efficace, qui mesure précisément les étapes et les résultats d’un projet.
Voici un exemple d’objectif SMART lors de la mise en œuvre d’un nouvel outil collaboratif dans votre entreprise :
- Spécifique : L’objectif est de faciliter l’adoption de l’outil et de faciliter la collaboration entre les employés
- Mesurable : Il s’agit de mesurer l’adoption générale de l’outil, à l’aide d’indicateurs tels que le taux d’engagement (interaction de l’utilisateur avec une publication), le nombre d’utilisateurs actifs, le nombre moyen de partages de publications et de nouvelles, etc. Par exemple, une entreprise peut fixer un objectif de 500 utilisateurs actifs, pour un taux d’engagement de 5%.
- Atteignable : Il s’agit d’établir un objectif à atteindre, de façon juste et cohérente. Si votre entreprise compte 1000 employés, par exemple, il est peu probable que vous obteniez 500 utilisateurs actifs en un mois.
- Réaliste : L’objectif fixé doit être raisonnable et concret, en tenant compte de la taille et des caractéristiques de l’entreprise.
- Limité dans le temps : L’objectif doit être limité à un calendrier fixe, avec des échéances et une date cible bien définie. Par exemple : une augmentation du taux d’engagement de 3 à 5% dans un délai de 1 mois à telle ou telle date, un doublement du nombre d’utilisateurs actifs entre le mois X et le mois Y...
Lier les KPI à des objectifs sélectionnés
Chaque objectif choisi par l’entreprise (par exemple, l’amélioration du travail collaboratif via le lieu de travail numérique) doit être associé à un KPI.
En général, plusieurs mesures peuvent être analysées :
- Mesures d’utilisation (taux d’utilisation des outils, sections les plus consultées, temps passé sur chaque section, etc.) ;
- Mesures d’engagement (nombre de documents partagés, nombre de partages, nombre de « j’aime » sous chaque message, etc.) ;
- Mesures d’efficacité (amélioration de la productivité et de la dynamique d’équipe, économies de temps, etc.).
Voici quelques exemples d’objectifs et d’indicateurs de performance clés associés si vous souhaitez améliorer la collaboration grâce à la mise en œuvre d’un lieu de travail numérique :
- Favoriser la collaboration en mesurant le taux d’adoption du nouvel outil, le taux d’engagement, le taux d’interaction entre les employés :
- Accroître l’engagement des employés en mesurant le nombre de likes et les parts de postes ;
- Optimisez votre communication interne en mesurant le taux d’ouverture et de lecture de vos communications ;
- Promouvoir le partage des connaissances en mesurant l’interaction avec les employés, le nombre de partages de postes et le taux de productivité ;
- Augmentez la satisfaction des utilisateurs en mesurant le taux de satisfaction, le taux de participation et le taux d’engagement de l’outil.
Une fois que vous avez défini vos objectifs et les KPI qui en découlent, vous devez déterminer comment vous allez collecter vos données.
Les KPI peuvent être collectés de plusieurs manières, notamment
- Via des logiciels spécifiques (Microsoft Power BI, tableaux de bord, etc.) ;
- En recueillant des informations directement auprès des utilisateurs, avec des outils tels que des sondages, des sondages, des boîtes à suggestions, etc.
