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Par où commencer ? Comment écrire des spécifications étape par étape pour la création d’un intranet ?
Laissez-nous vous guider étape par étape !
1. Effectuer une étude exploratoire
Avant de commencer à rédiger les spécifications, commencez par une étude exploratoire. Cela vise à définir le projet à venir ; il peut prendre la forme d’un atelier pour mieux comprendre les enjeux, les objectifs, les besoins (cas d’utilisation) et les caractéristiques requis par les groupes de projet et les domaines d’expertise. Présentez ensuite les résultats de l’étude d’établissement de la portée et partagez-les avec les intervenants.
2. Faites le point sur ce que vous avez déjà
Ne lancez pas un projet de lieu de travail numérique sans faire le point sur ce qui existe déjà en interne. Voici les bonnes questions à vous poser :
- Quelle solution avez-vous actuellement ? Quelles sont ses forces et ses faiblesses ?
- Qu’en pensent les utilisateurs et le service informatique ?
- Quel est le principal besoin du nouveau lieu de travail numérique ?
- De quelles nouvelles fonctionnalités aura-t-il besoin ?
Cette analyse devrait permettre de mieux comprendre la nature de l’entreprise et ses besoins spécifiques. Il devrait être accompagné d’une description de l’intranet actuel (s’il en existe une) : structure, caractéristiques, résultats obtenus, limites rencontrées, etc. Enfin, il est conseillé de faire le point sur l’utilisateur de votre intranet, c’est-à-dire le nombre d’utilisateurs, leur profil et la façon dont ils l’utilisent. Votre intranet est-il destiné à tous les employés ou seulement à certains d’entre eux ? Lesquels ?
Cet inventaire préliminaire vous permettra de mieux comprendre vos besoins, et ainsi de mettre en œuvre la solution la plus appropriée. Bien sûr, vous pouvez ne pas être satisfait de votre solution actuelle et vous ne pensez peut-être pas qu’il est nécessaire de l’envisager. Mais en l’étudiant attentivement, vous serez en mesure de comprendre comment mettre en place une solution améliorée qui répond aux besoins de l’employeur et des utilisateurs employés.
3. Présentez votre entreprise et le contexte dans lequel elle opère
L’objectif de cette étape est de décrire l’ensemble des activités et projets de l’entreprise, ainsi que son organisation interne (nombre d’employés et de départements, qu’elle ait ou non une présence à l’étranger, projets de développement possibles, etc.).
L’objectif de l’entreprise doit alors être précisé. Dans quel contexte fonctionne-t-il ? Quel est le besoin initial ? Quelles sont les attentes de l’entreprise à l’égard de ce projet ? Il pourrait s’agir, par exemple, de la volonté de moderniser l’environnement de travail, de promouvoir la communication interne, de renforcer l’engagement des employés, d’améliorer la transparence de l’information, etc.
4. Décrivez vos besoins fonctionnels, vos objectifs et vos cibles
Vous avez probablement déjà à l’esprit la structure de l’intranet que vous souhaitez configurer. Il est maintenant temps de décrire les sections que vous avez à l’esprit. En d’autres termes, c’est là que vous proposez l’arborescence de votre futur lieu de travail numérique.
Voici des exemples de besoins communs exprimés par les entreprises.
Vous pouvez tous les conserver ou choisir ceux qui vous intéressent le plus :
- Communication et engagement des employés (p. ex. création de pages à partir d’un modèle et publication du bon contenu vers la bonne cible) ;
- l’expérience utilisateur (p. ex., faciliter la navigation pour les utilisateurs, fournir un espace de travail numérique moderne et efficace pour permettre le télétravail) ;
- Collaboration (p. ex. faciliter la collaboration entre les équipes ; permettre la communication entre les équipes sur le terrain et les équipes de bureau ; optimiser la gestion de projet) ;
- Gestion des connaissances (p. ex. promouvoir et faciliter le partage de l’expertise, faciliter la recherche documentaire).
Vous devez ensuite définir vos cibles et corréler les besoins identifiés pour chacun d’eux afin de proposer un intranet adapté à chaque groupe d’utilisateurs.
N’oubliez pas d’inclure dans vos exigences fonctionnelles les contraintes techniques liées aux lignes directrices du DPI.
