Environnement de travail numérique Construit pour durer
En tant qu’outil de productivité pour les employés, mais aussi en tant qu’attraction pour les générations X, le Environnement de travail numérique est la clé de la productivité et de l’agilité des entreprises modernes. Création d’un Environnement de travail numérique n’est pas un projet comme les autres. Voici les clés pour faire de la vôtre un succès.
Le Environnement de travail numérique est certainement le grand défi de cette décennie pour les entreprises. Véritable environnement de travail connecté à l’employé, c’est à la fois le bureau virtuel et une nouvelle façon de travailler. Le Gartner 2020 Environnement de travail numérique Le sondage a montré que le Environnement de travail numérique est devenue une priorité pour 68% des gestionnaires à la suite de l’épisode COVID, passant du statut de « Nice to Have » à « Must Have » en quelques semaines.
Pour de nombreux consultants et gestionnaires, il s’agit d’une véritable percée technologique dans le monde du travail, d’un outil pour inculquer plus d’agilité dans les organisations. La conception des espaces ouverts et des salles de réunion doit intégrer pleinement cette nouvelle dimension numérique du travail. De plus, cet environnement est devenu le lien principal entre le télétravailleur et l’entreprise et les gains de productivité sont spectaculaires. Selon un sondage Avanade auprès de 500 gestionnaires et DSI, ces gains peuvent atteindre 67% !
De plus, le Environnement de travail numérique contribue à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise auprès de ses employés. En ce sens, c’est un élément de la marque employeur, tout comme la voiture de société ou la taille du bureau l’était il y a quelques années. En 2021, vous n’attirez pas et ne retenez pas de candidats à fort potentiel avec des outils numériques désuets.
Un Environnement de travail numérique pour les métiers avant tout
Selon le cabinet d’études Arctus, si 79% des entreprises françaises interrogées en 2021 disposeront d’un intranet, seules 39% d’entre elles estiment qu’elles offrent vraiment des fonctions dignes d’un Environnement de travail numérique à leurs employés. Le déploiement d’un Environnement de travail numérique n’est pas un projet anodin. Il n’y a pas de modèle unique à déployer dans toutes les entreprises. Chaque secteur d’activité, chaque profession a ses spécificités et chaque entreprise a sa propre organisation. Le Environnement de travail numérique doit refléter cela et doit tenir compte de toutes ces spécificités dès sa conception.
Le déploiement d’un Environnement de travail numérique il ne s’agit pas simplement d’ouvrir des comptes Microsoft 365 aux employés. Offrir des outils sans dialogue avec les futurs utilisateurs est une recette pour l’échec. C’est pourquoi il est absolument nécessaire de réaliser un projet au préalable afin d’identifier les besoins réels des employés.
Le rôle du service informatique est de cadrer le projet, d’assurer son intégration et la sécurité des données. Cependant, il est essentiel d’impliquer des représentants des entreprises dans les groupes de travail. Ce sont eux qui aideront à identifier les fonctions qui leur seront utiles, celles dont ils ont besoin, mais qui ne sont pas intégrées dans la suite collaborative choisie.
Environnement de travail numérique Agile
Transformez votre intranet en un environnement de travail numérique
Les fonctions clés d’un Environnement de travail numérique
Chaque entreprise, chaque service informatique ou même chaque utilisateur a sa propre vision de son idéal Environnement de travail numérique. Cela s’appuiera sur les outils Microsoft Teams ainsi que sur SharePoint et le portail intranet afin de stimuler et de générer la collaboration.
Certaines recettes sont communes à tous les projets :
Centralisez les outils de productivité et de collaboration dans un environnement commun. Cela doit refléter l’image que l’entreprise souhaite cultiver auprès de ses employés. Le Environnement de travail numérique doit être ergonomique, mais aussi d’un design étudié et élégant. Une étude de Kissflow menée en 2021 montre que pour 42,7% des utilisateurs, la multiplication des outils est le principal frein à leur productivité.
Adapter le Environnement de travail numérique au contexte de l’entreprise. Les priorités en termes de gestion et d’organisation ne sont pas les mêmes pour une start-up technologique ou une grande entreprise industrielle. Le Environnement de travail numérique doit refléter cette culture d’entreprise.
Personnalisez la conception et le contenu en fonction du type d’utilisateur au sein de l’entreprise. Les priorités et les intérêts des utilisateurs des services de soutien sont différents de ceux du personnel opérationnel ou de gestion. Le tableau de bord affiché à l’écran doit être généré en fonction du profil de l’utilisateur.
Offrir le multilinguisme : même si l’anglais est la langue d’utilisation de l’entreprise, la mise en œuvre du multilinguisme peut être un atout pour engager les utilisateurs. Les fonctions de traduction automatique faciles à mettre en œuvre aident les utilisateurs non anglophones à se familiariser avec l’outil. Cette simplicité stimule naturellement l’engagement des utilisateurs dans les forums, le chat et le réseau social d’entreprise (CSN).
Intégrez tous les outils d’affaires de l’employé. Évitez l’effet de silo où chaque application fonctionne indépendamment des autres. Le rôle de l' Environnement de travail numérique est d’être ouvert et d’intégrer tous les outils de l’employé dans un seul environnement. C’est une façon d’augmenter la productivité des employés, mais aussi de simplifier la courbe d’apprentissage des nouvelles recrues.
Pourquoi un Environnement de travail numérique doit être vivant
Mise en place d’un Environnement de travail numérique c’est une chose, être capable de la faire vivre et évoluer en est une autre.
La seule façon d’assurer une bonne adoption et une bonne durabilité par les utilisateurs est de s’assurer que le Environnement de travail numérique demeure pertinent aux besoins réels de l’entreprise. Les entreprises et les organisations doivent constamment s’adapter à leur environnement et aux Environnement de travail numérique doit refléter cette agilité. L’exemple des intranets créés sous Lotus Domino il y a quelques décennies montre une chose : une technologie incapable de s’interfacer avec des outils plus modernes finira par mourir.
Au niveau de l’entreprise, la même approche doit être appliquée. L’équipe de projet doit être en mesure de faire évoluer son Environnement de travail numérique lorsque Microsoft introduit de nouveaux outils dans sa suite Microsoft 365 ou lorsque l’entreprise déploie une nouvelle solution pour répondre à ses besoins.
L’étude Avanade »Sondage mondial : Les entreprises ne sont pas préparées à l’arrivée d’un véritable Environnement de travail numérique» a montré qu’un Environnement de travail numérique non seulement augmente la productivité des employés et, en fin de compte, les revenus, mais c’est aussi un excellent outil d’engagement pour les employés. Les analystes estiment que le niveau d’engagement généré par un tel projet est de +53%. Pour maintenir un tel niveau d’activité dans le temps, il est nécessaire de pouvoir animer constamment l’intranet. Que le projet initial soit dirigé par le service des communications, les ressources humaines, le service des TI ou la gestion des connaissances, le Environnement de travail numérique doit être dirigée par un réseau de contributeurs. Ses membres doivent disposer de tous les moyens techniques pour alimenter le Environnement de travail numérique avec du contenu très simplement, en quelques clics. Non seulement l’intranet doit être alimenté avec du contenu pertinent pour générer de l’engagement chez les employés, mais il faut également prendre soin d’optimiser cette diffusion en fonction du profil des utilisateurs. La capacité de cibler la distribution du contenu par population d’employés permet d’augmenter les échanges et d’initier des processus d’innovation. À cet égard, Le Environnement de travail numérique va bien au-delà de la simple fourniture d’outils de collaboration.
Agilité Environnement de travail numérique
Le service informatique doit assurer la sécurité du contenu
La sécurité est un enjeu clé pour le bon fonctionnement d’un Environnement de travail numérique et cette dimension doit être intégrée au projet dès le départ. Vous ne pouvez pas fournir un environnement de travail qui peut potentiellement devenir une source de fuite de données ou être immobilisé par des logiciels malveillants ou des rançongiciels. L’expérience récente a montré que dans de telles situations, c’est l’activité même de l’entreprise qui est mise en péril. Favoriser les échanges entre les employés ou avec les partenaires de l’entreprise augmente le niveau de risque. C’est pourquoi il est important d’intégrer cette dimension sécuritaire dès le début de la Environnement de travail numérique et de ne pas s’en soucier jusqu’à ce qu’il soit prêt à être lancé.
Il est préférable d’opter pour une plate-forme qui, comme Microsoft 365, est « Sécurisée dès la conception », c’est-à-dire conçue dès le départ avec les problèmes de cybersécurité à l’esprit. En outre, les données ne doivent pas être répliquées entre plusieurs systèmes. Mozzaik365 est une extension naturelle de la plate-forme Microsoft et ne répliquera pas les données. Cette approche plug-in est une garantie de sécurité contre les fuites de données.
Choses à retenir
📌 Un Environnement de travail numérique doit être en mesure d’évoluer au rythme de l’entreprise et des nouveaux besoins de ses utilisateurs d’affaires;
📌 Il ne s’agit pas d’une plateforme unique, mais d’une plateforme conçue pour durer et s’intégrer à l’ensemble de l’écosystème informatique de l’entreprise;
📌 Cela doit accueillir toutes les applications actuelles ou futures de l’entreprise tout en assurant la sécurité des données échangées par les employés;
📌 Alors que Microsoft 365 s’est imposé comme la plateforme de collaboration numéro un pour les entreprises françaises, en tant qu’extension Microsoft, Mozzaik365 apparaît désormais clairement comme la solution idéale pour déployer son Environnement de travail numérique.
FAQ
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L’agilité, la clé d’un espace de travail numérique conçu pour durer
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