En tant qu’outil de productivité pour les employés, mais aussi en tant qu’attraction pour les X générations, le digital workplace est une clé de la productivité et de l’agilité des entreprises modernes. La création d’un lieu de travail numérique n’est pas un projet comme les autres. Voici les clés pour faire du vôtre un succès.
Le lieu de travail numérique est certainement le grand défi de cette décennie pour les entreprises. Véritable environnement de travail connecté à l’employé, c’est à la fois le bureau virtuel et une nouvelle façon de travailler. L’enquête Gartner 2020 digital workplace survey a montré que le digital workplace est devenu une priorité pour 68% des gestionnaires à la suite de l’épisode COVID, passant du statut « Nice to Have » au statut « Must Have » en quelques semaines.
Pour de nombreux consultants et gestionnaires, il s’agit d’une véritable percée technologique dans le monde du travail, d’un outil pour inculquer plus d’agilité dans les organisations. La conception des espaces ouverts et des salles de réunion doit intégrer pleinement cette nouvelle dimension numérique du travail. De plus, cet environnement est devenu le lien principal entre le télétravailleur et l’entreprise et les gains de productivité sont spectaculaires. Selon un sondage Avanade auprès de 500 gestionnaires et DSI, ces gains peuvent atteindre 67% !
De plus, le Digital Workplace contribue à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise auprès de ses employés. En ce sens, c’est un élément de la marque employeur, tout comme la voiture de société ou la taille du bureau l’était il y a quelques années. En 2021, vous n’attirez pas et ne retenez pas les candidats à fort potentiel avec des outils numériques obsolètes.
Un lieu de travail numérique pour les métiers avant tout
Selon le cabinet de recherche Arctus, bien que 79% des entreprises françaises interrogées en 2021 disposeront d’un intranet, seulement 39% d’entre elles pensent qu’elles offrent vraiment des fonctions dignes d’un lieu de travail numérique à leurs employés. Le déploiement d’un lieu de travail numérique n’est pas un projet anodin. Il n’y a pas de modèle unique à déployer dans toutes les entreprises. Chaque secteur d’activité, chaque profession a ses propres spécificités et chaque entreprise a sa propre organisation. Le Digital Workplace doit refléter cela et doit prendre en compte toutes ces spécificités dès sa conception.
Le déploiement d’un lieu de travail numérique ne consiste pas simplement à ouvrir des comptes Microsoft 365 aux employés. Offrir des outils sans dialogue avec les futurs utilisateurs est une recette pour l’échec. C’est pourquoi il est absolument nécessaire de réaliser un projet au préalable afin d’identifier les besoins réels des employés.
Le rôle du service informatique est de cadrer le projet, d’assurer son intégration et la sécurité des données. Cependant, il est essentiel d’impliquer des représentants des entreprises dans les groupes de travail. Ce sont eux qui aideront à identifier les fonctions qui leur seront utiles, celles dont ils ont besoin, mais qui ne sont pas intégrées dans la suite collaborative choisie.
Agile en milieu de travail numérique
Transformez votre intranet en un environnement de travail numérique
Les fonctions clés d’un lieu de travail numérique réussi
Chaque entreprise, chaque service informatique ou même chaque utilisateur a sa propre vision de son lieu de travail numérique idéal. Cela sera basé sur Microsoft Teams outils ainsi que sur SharePoint et le portail intranet afin de stimuler et de générer une collaboration.
Certaines recettes sont communes à tous les projets :
Centralisez les outils de productivité et de collaboration dans un environnement commun. Cela devrait refléter l’image que l’entreprise souhaite cultiver auprès de ses employés. Le Digital Workplace doit être ergonomique, mais aussi d’un design étudié et élégant. Une étude Kissflow menée en 2021 montre que pour 42,7% des utilisateurs, la multiplication des outils est le principal obstacle à leur productivité.
Adapter le lieu de travail numérique au contexte de l’entreprise. Les priorités en termes de gestion et d’organisation ne sont pas les mêmes pour une start-up technologique ou une grande entreprise industrielle. Le milieu de travail numérique doit refléter cette culture d’entreprise.
Personnalisez la conception et le contenu en fonction du type d’utilisateur au sein de l’entreprise. Les priorités et les intérêts des utilisateurs des services de soutien sont différents de ceux du personnel opérationnel ou de gestion. Le tableau de bord affiché à l’écran doit être généré en fonction du profil de l’utilisateur.
Offrir le multilinguisme : même si l’anglais est la langue d’utilisation de l’entreprise, la mise en œuvre du multilinguisme peut être un atout pour engager les utilisateurs. Les fonctions de traduction automatique faciles à mettre en œuvre aident les utilisateurs non anglophones à se familiariser avec l’outil. Cette simplicité stimule naturellement l’engagement des utilisateurs dans les forums, le chat et le réseau social d’entreprise (CSN).
Intégrez tous les outils d’affaires de l’employé. Évitez l’effet de silo lorsque chaque application fonctionne indépendamment des autres. Le rôle du Digital Workplace est d’être ouvert et d’intégrer tous les outils de l’employé dans un seul environnement. C’est un moyen d’augmenter la productivité des employés, mais aussi de simplifier la courbe d’apprentissage pour les nouvelles recrues.
Pourquoi un lieu de travail numérique doit être vivant
La mise en place d’un lieu de travail numérique réussi est une chose, être capable de le faire vivre et évoluer en est une autre.
La seule façon de parvenir à une bonne adoption par les utilisateurs et à la durabilité est de s’assurer que le lieu de travail numérique reste pertinent pour les besoins réels de l’entreprise. Les entreprises et les organisations doivent constamment s’adapter à leur environnement et le Digital Workplace doit refléter cette agilité. L’exemple des intranets créés sous Lotus Domino il y a quelques décennies montre une chose : une technologie incapable de s’interfacer avec des outils plus modernes finira par mourir.
Au niveau de l’entreprise, la même approche doit être appliquée. L’équipe de projet doit être en mesure de faire évoluer son digital workplace lorsque Microsoft introduit de nouveaux outils au sein de sa suite Microsoft 365 ou lorsque l’entreprise déploie une nouvelle solution pour répondre à ses besoins.
L’étude d’Avanade « Global Survey : Companies are unprepared for the arrival of a true Digital Workplace » a montré qu’un lieu de travail numérique augmente non seulement la productivité des employés et, en fin de compte, les revenus, mais est également un excellent outil d’engagement pour les employés. Les analystes estiment que le niveau d’engagement généré par un tel projet est de +53%. Pour maintenir un tel niveau d’activité dans le temps, il est nécessaire de pouvoir animer constamment l’intranet. Que le projet initial soit dirigé par le service des communications, les ressources humaines, le service informatique ou la gestion des connaissances, le lieu de travail numérique doit être dirigé par un réseau de contributeurs. Ses membres doivent avoir tous les moyens techniques pour alimenter le Digital Workplace avec du contenu très simplement, en quelques clics. Non seulement l’intranet doit être fourni avec un contenu pertinent pour générer l’engagement parmi les employés, mais il faut également prendre soin d’optimiser cette distribution en fonction du profil des utilisateurs. La capacité de cibler la distribution de contenu par population d’employés permet d’augmenter les échanges et d’initier des processus d’innovation. À cet égard, le Digital Workplace va bien au-delà de la simple fourniture d’outils de collaboration.
Agilité milieu de travail numérique
Le service informatique doit assurer la sécurité du contenu
La sécurité est une question clé pour le bon fonctionnement d’un lieu de travail numérique et cette dimension doit être intégrée dans le projet dès le début. Vous ne pouvez pas fournir un environnement de travail qui peut potentiellement devenir une source de fuite de données ou être immobilisé par des logiciels malveillants ou des ransomwares. L’expérience récente a montré que dans de telles situations, c’est l’activité même de l’entreprise qui est mise en danger. La promotion des échanges entre les employés ou avec les partenaires de l’entreprise augmente le niveau de risque. C’est pourquoi il est important d’intégrer cette dimension de sécurité dès le début du projet Digital Workplace et de ne pas s’en soucier jusqu’à ce qu’il soit prêt à être lancé.
Il est préférable d’opter pour une plate-forme qui, comme Microsoft 365, est « Sécurisée dès la conception », c’est-à-dire conçue dès le départ avec les problèmes de cybersécurité à l’esprit. En outre, les données ne doivent pas être répliquées entre plusieurs systèmes. Mozzaik365 est une extension naturelle de la plate-forme Microsoft et ne répliquera pas les données. Cette approche plug-in est une garantie de sécurité contre les fuites de données.
Choses à retenir
📌 Un lieu de travail numérique doit pouvoir évoluer au rythme de l’entreprise et des nouveaux besoins de ses utilisateurs professionnels ;
📌 Il ne s’agit pas d’un one shot, mais d’une plate-forme conçue pour durer et s’intégrer à l’ensemble de l’écosystème informatique de l’entreprise ;
📌 Cela doit s’adapter à toutes les applications actuelles ou futures de l’entreprise tout en assurant la sécurité des données échangées par les employés ;
📌 Alors que Microsoft 365 s’est imposé comme la plate-forme de collaboration numéro un pour les entreprises françaises, en tant qu’extension Microsoft, Mozzaik365 apparaît désormais clairement comme la solution idéale pour déployer son Digital Workplace.
FAQ
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L’agilité, la clé d’un espace de travail numérique conçu pour durer
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