Chez Mozzaik, nous sommes dans le domaine de la création d’outils pour les entreprises qui numérisent leurs activités. Nous avons beaucoup appris sur ce processus lors de notre intégration avec nos clients. Aujourd’hui, nous partageons avec vous les 9 meilleures pratiques qui, selon nous, permettent à une entreprise de se numériser avec succès. Êtes-vous prêt pour cela ?
1. Arrêtez d’essayer de tout faire tout de suite
Lors du lancement d’un projet, l’enthousiasme l’emporte parfois sur la prudence. Une erreur courante est d’intégrer des outils très puissants, complets mais trop complexes. Ces outils ne s’intègrent pas dans la vie quotidienne des employés et sont rapidement abandonnés. C’est une perte de temps, d’argent et de satisfaction. En effet, la frustration de ne pas avoir réussi à maîtriser un logiciel peut créer un sentiment d’échec ou réduire la satisfaction des utilisateurs.
Voici la méthode que nous utilisons pour choisir nos priorités. Sélectionnez les tâches les plus urgentes et classez les outils à l’aide de la méthode MoSCoW :
Vital : Urgences
Essentiel : exigences importantes mais non urgentes
Confort : les idées inutiles mais intéressantes
Luxe : des idées avec peu d’urgence ou de pertinence pour la stratégie de l’entreprise
Comment faites-vous ce classement ? Simplement en écoutant vos employés.
2. Donnez une voix à vos employés
Ce conseil est basé sur le concept de Product-Market-Fit. Vous ne lanceriez pas un nouveau produit sans demander au client final, n’est-ce pas ? De même, si vous proposez un nouvel outil de travail à vos équipes, il est nécessaire de connaître leurs besoins à l’avance et de les impliquer dans le projet.
Impliquer vos employés présente plusieurs avantages :
Leurs besoins vous aideront à prioriser les outils à intégrer ;
La rationalisation de la stratégie de numérisation est cruciale pour le succès d’une transformation numérique. D’une part, il limite les ressources investies dans le projet aux éléments utiles. D’autre part, il répartit la transformation numérique au fil du temps, donnant aux employés le temps de s’adapter.
De plus, la prolifération des outils augmente le risque que certains logiciels soient mis en veilleuse et progressivement oubliés.
Opter pour des outils intégrés à vos solutions existantes peut donc être une stratégie gagnante. Par exemple, Mozzaik s’intègre à votre environnement de travail Microsoft. Par conséquent, vous rationalisez votre investissement. Un autre exemple d’intégration est Klaxoon, qui fournit une suite d’outils collaboratifs. L’interopérabilité entre Klaxoon et la suite Office 365 vous permet d’accéder aux outils directement depuis Microsoft Teams.
Une chose est certaine, vous ne pouvez pas tout faire en même temps. Choisir vos batailles est donc essentiel.
N’oubliez pas que rationaliser ne signifie pas réduire l’expérience utilisateur ! L’objectif est toujours de créer une expérience transparente et de donner aux utilisateurs un sentiment de simplicité. Cela nous amène au point suivant.
4. Restez simple
Ciblez les besoins principaux de vos équipes avec une grande précision. Cela vous permettra de créer un écosystème d’outils adaptés à leur réalité sur le terrain. L’adoption sera la meilleure et la gestion du changement sera la plus fluide dans ces conditions.
Pour le digital workplace, les choses simples sont souvent les meilleures. Ils sont plus efficaces car ils peuvent être déployés plus facilement dans vos unités commerciales et parce que la satisfaction des utilisateurs est plus élevée lorsqu’ils sont faciles à apprendre.
N’hésitez pas à anticiper les utilisations et à choisir des outils qui seront faciles à changer lorsque de nouveaux besoins apparaîtront.
Lorsqu’un projet est mis en œuvre à long terme, les besoins initiaux peuvent évoluer. Les besoins des utilisateurs changent et l’expression faite au début du projet est souvent différente de celle exprimée lors de la livraison.
La méthode agile vous permet d’apprendre de vos erreurs et d’ajuster la mise au point rapidement. Cette méthode met l’accent sur la collaboration et favorise l’autonomie de chacun. Comment faites-vous ?
Dans la méthode agile, nous avançons par itération, en planifiant des actions pour seulement 2 ou 3 semaines. Cela apporte flexibilité et agilité. À chaque étape, vous êtes en mesure d’adapter votre développement aux commentaires des utilisateurs.
Les méthodes agiles sont avant tout une culture. Celui qui met l’accent sur le partage et valorise la rétroaction. Cette notion est importante, car elle nous permet de progresser et de nous améliorer.
Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin de savoir tout faire. Si vous n’êtes pas un expert de ce nouveau logiciel ou de la gestion du changement, n’hésitez pas à demander de l’aide.
6. Obtenez de l’aide
L’intégration d’un outil numérique est tout aussi importante que la sélection de l’outil. L’intégration et la configuration de l’outil doivent répondre à vos attentes. Le soutien à la gestion du changement est essentiel pour faciliter l’adaptation.
Une fois que vous avez choisi vos outils, votre pile technique, l’étape de l’intégration viendra.
C’est le travail des intégrateurs !
Leur rôle est de vous soutenir dans tous les aspects techniques, la mise en œuvre, la configuration et également l’adoption par les utilisateurs finaux. L’intégrateur est comme un chef d’orchestre, qui fera passer votre numérisation de l’étape de l’idée à la réalité.
C’est également là qu’intervient la gestion du changement. C’est une étape cruciale. En effet, une étude menée par Moovone montre que 67% des employés estiment que la direction ne tient pas compte de leurs commentaires et 63% disent qu’ils n’ont pas eu l’occasion de s’exprimer à ce sujet. Ainsi, l’intégration de vos employés dans la numérisation est la clé. Cela vous permettra de contourner un problème majeur : la résistance au changement.
7. Devenez autonome avec vos outils
Tout en obtenant de l’aide dans la mise en place des outils est un point clé. Devenir autonome est le but ultime. En effet, il serait impensable de devoir faire appel à un fournisseur de services externe pour la moindre demande. Profitez donc du soutien fourni par les intégrateurs pour vous former.
Sachez qu’un outil est en constante évolution. Alors n’oubliez pas de rester à jour avec ses utilisations en vous entraînant constamment. S’abonner à la newsletter peut être un excellent moyen de vous tenir informé des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités. Chez Mozzaik, Clément Poulain, notre product owner, fait ce travail. Il envoie un résumé mensuel des nouvelles de Mozzaik365 aux utilisateurs.
8. Gardez vos outils en vie
La pire chose qui puisse arriver après la mise en œuvre de nouveaux outils est qu’ils ne sont pas utilisés. Pour maintenir l’outil en vie, une communauté engagée doit être créée. Ils peuvent s’entraider et peuvent plus tard former d’autres employés.
N’hésitez pas à consacrer quelques minutes à la présentation de vos nouveaux outils lors d’une réunion d’équipe. La convivialité est un excellent moyen de faire face au changement.
9. Faites de vos employés des acteurs
Impliquer vos employés dans la mise en œuvre de votre transformation numérique est essentiel. Vous pouvez désigner des référents pour chaque outil. Par exemple, une communauté de référents pour la suite Office, une autre pour Yammer, etc. Ce sont des gens qui développent une expertise spécifique et assument une mission transversale supplémentaire.
En pratique, un annuaire d’entreprise est un excellent moyen de trouver des experts internes sur chaque sujet. Si les employés ont des questions, ils peuvent se tourner vers un membre de la communauté pour obtenir de l’aide.
Vous êtes prêt à relever le défi de la numérisation de votre entreprise ! Et toi? Quelle bonne pratique ajouteriez-vous à cette liste ?
Choses à retenir
📌 Établir l’ordre de priorité des mesures importantes ;
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