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Le secret de son succès réside dans sa capacité à évoluer en fonction des besoins de ses utilisateurs. Si vous voulez comprendre comment optimiser votre Digital Workplace afin qu’il devienne l’outil de travail numéro un pour vos employés, vous êtes au bon endroit ! Découvrez comment créer l’adoption et quelle philosophie adopter pour que le produit final plaise à toutes vos équipes.
Comment amener les employés à adopter le lieu de travail numérique ?
Les recettes d’un lieu de travail numérique à adopter par ses futurs utilisateurs sont maintenant bien connues des experts. Ils peuvent être résumés en quelques points :
- Un environnement commun pour tous les outils de communication, les collaborations et les applications ;
- Une plateforme adaptée aux besoins réels de l’entreprise ;
- Expérience utilisateur optimale et conception avancée ;
- Contenu personnalisé ;
- Soutien multilingue ;
- Des outils d’affaires entièrement intégrés à l’environnement.
Dans l’édition 2021 de son baromètre Digital Workplace, le cabinet de conseil Julhiet Sterwen souligne le rôle du numérique dans la crise du Covid. En particulier, il souligne son importance dans le travail hybride, une organisation de travail qui est prête à continuer. En effet, 60% des employés interrogés estiment que le numérique a un rôle positif pour eux-mêmes et 64% lui attribuent un rôle positif pour leur entreprise. La notion qui se démarque le plus est la capacité du numérique à responsabiliser les employés (77% des gestionnaires interrogés). Le lieu de travail numérique doit donc être conçu en tenant compte de l’autonomie et un employé en télétravail doit être en mesure d’adapter son environnement de travail de manière autonome. Ce qu’on appelle maintenant le WX (Workplace Experience) semble être un défi concurrentiel majeur pour toutes les entreprises en 2022. Une étude du MIT Center for Information a démontré la corrélation directe entre la qualité de l’expérience des employés et la capacité de l’entreprise à innover, la satisfaction de la clientèle (NPS) et la rentabilité de l’entreprise.
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5 règles pour faciliter l’adoption par les employés du milieu de travail numérique
1. Placer l’utilisateur au centre du projet
Cela concerne à la fois l’aspect fonctionnel et le contenu qui sera présenté à chaque employé : tout le contenu doit correspondre à ses besoins réels. Il est important de s’assurer qu’ils ont accès à des contenus « corporatifs » mais aussi à des informations ciblées concernant leur secteur d’activité, leur emploi ou même leur groupe de travail. Contrairement aux intranets statiques des années 2000, la personnalisation et le renouvellement constant du contenu fidélisent les utilisateurs et les maintiennent engagés. Cette leçon tirée des sites de commerce électronique et des plateformes vidéo s’applique également au contenu livré dans un milieu de travail numérique.
2. Rendre l’utilisateur autonome
Comme nous l’avons vu, le contenu présenté à l’utilisateur est livré par profil (ou persona) et personnalisé en fonction de ses besoins commerciaux. Mais le plus important est que l’utilisateur soit capable de personnaliser son expérience.
Après la phase de gestion du changement et une introduction rapide à l’environnement, l’employé utilisera tous les outils à sa disposition, mais adaptera également l’environnement à ses propres usages. L’ergonomie du Digital Workplace permet à l’utilisateur d’être en partie autonome en termes de personnalisation de son environnement. Il peut réorganiser lui-même son écran pour placer les sources de contenu et les outils comme il l’entend. Puisqu’ils conservent le contrôle de l’organisation de leur écran, ils peuvent mettre en évidence le contenu et les blocs fonctionnels qui leur sont les plus utiles au quotidien. Cependant, son entreprise devrait conserver la possibilité de rendre une partie (ou la totalité) des blocs obligatoires à l’écran.
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