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Toutes les bonnes résolutions pour améliorer votre Environnement de travail numérique. Voici une liste non exhaustive, à compléter selon la situation!
1. Alternative communication descendante et ascendante
Situation : La communication descendante se produit lorsque la direction communique avec les employés. À l’inverse, la communication ascendante consiste à communiquer les informations des employés à la direction. Bien que l’un puisse être plus pertinent que l’autre dans certains cas, l’idéal est de mélanger les deux.
Solution : Donnez à tout le monde une voix, que ce soit en interviewant les employés dans les nouvelles publiées sur l’intranet, en demandant des commentaires avec des sondages et des boîtes à suggestions, ou en autorisant des commentaires ou en partageant avec Yammer ou le composant Du mur de réseautage social. L’objectif : que votre intranet ne soit pas seulement un lieu de communication de gestion, mais qu’il devienne un lieu de partage.
2. Centraliser la communication, la collaboration et la gestion des connaissances sur une plate-forme unique
Situation : Les outils mis à la disposition des employés ne sont pas toujours situés au même endroit. Ils ne leur permettent pas non plus toujours de travailler en coopération avec leurs pairs. Le résultat : une sensation de dispersion, et une performance réduite.
Solution : Essayez d’offrir des outils qui favorisent la collaboration et encouragent les gens à travailler ensemble, comme le Who’s Who (qui permet à un collaborateur de trouver un expert interne pour l’aider dans une tâche ou une mission), la coéditation de documents ou la fourniture de documentation.
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3. Mettre en place un cercle de contributeurs pour alimenter l’intranet
Situation : L’intranet peut rapidement devenir un endroit figé, où l’information est simplement croisée. Pour que les employés s’en empare, il est important d’assurer une action régulière.
Solution : La façon idéale est de faire ce travail avec plusieurs personnes, en recrutant des « contributeurs » parmi les employés. Ils pourront ensuite produire du contenu ensemble, animer la plateforme et modérer les commentaires. N’oubliez pas de définir une ligne éditoriale au préalable, pour éviter toute dispersion ou manque de pertinence.
4. Définissez une stratégie globale pour votre Environnement de travail numérique
Situation : Un intranet doit être vivant. Sans stratégie, l’intranet pourrait être non dynamique et peut même être abandonné par les employés.
Solution : Choisissez des objectifs précis (en termes d’audience, de nombre de partages, de vues, etc.) et fixez des jalons pour les atteindre. Il est également important de mettre en place des IRC pour mesurer chacun de ces objectifs au fil du temps. Une autre mesure à mettre en place est la nomination de personnes pour assurer le bon fonctionnement de l' Environnement de travail numérique, vers qui il sera possible de se tourner en cas de problème.
5. Mettre à jour et faire évoluer le Environnement de travail numérique
Situation : Pour être attrayant, un Environnement de travail numérique doit être mis à jour régulièrement. Il doit évoluer avec le temps, surtout en fonction des commentaires des utilisateurs.
Solution : Attribuez la responsabilité de l’intranet à une ou plusieurs personnes spécifiques. Autre solution : créer un comité directeur qui sera responsable de l’analyse et de la refonte de l’intranet sur une base régulière. Pour faciliter le travail de ce comité directeur, il est important de sonder les utilisateurs sur ce qu’ils attendent et sur les suggestions qu’ils ont à faire. En général, pensez à choisir un outil facile à entretenir et à développer.
6. Faire de la gestion du changement pour créer l’adoption
Situation : Il ne suffit pas de mettre en œuvre une Environnement de travail numérique pour qu’il soit adopté massivement. Comme pour toute mise en œuvre d’un nouvel outil, des techniques de gestion du changement doivent être utilisées.
Solution : Créez une véritable stratégie de gestion du changement . Communiquez largement sur le nouvel outil, son utilisation et ses avantages. Formez également les gestionnaires à en faire la promotion auprès de leurs équipes.
7. Faites la promotion de la Environnement de travail numérique
Situation : Cette mesure s’inscrit dans une stratégie de gestion du changement. L’objectif est de convaincre les employés de l’utilité du Environnement de travail numérique dans leur vie quotidienne, et pour qu’ils le voient comme un outil essentiel.
Solution : Organiser des démonstrations et/ou des séances de formation pour les employés. À l’aide d’exemples concrets, ils peuvent découvrir les bienfaits de la Environnement de travail numérique. Ne négligez pas les autres moyens de communication : campagnes d’emailing, affiches, distribution de flyers...
