Qu’est-ce que le retour sur investissement
d’un Environnement de travail numérique?

Un Environnement de travail numérique est une technologie qui rassemble en un seul endroit l’information, la communication et les applications dont les employés ont besoin pour travailler.

Cet espace de travail numérique facilite la communication interne, la collaboration et la gestion des connaissances, y compris dans les situations de travail à distance. Il semble essentiel à une époque de transition numérique et d’utilisation généralisée du télétravail et du travail hybride.

Néanmoins, la mise en œuvre d’un intranet collaboratif peut représenter un coût important pour l’entreprise. Avant d’adopter cette technologie, il est donc nécessaire d’estimer le retour sur investissement qui lui est associé.

Dans cet article, Mozzaik365 aborde la question du retour sur investissement (ROI) d’un Environnement de travail numérique et vous fournit les clés pour mesurer le retour sur investissement de votre organisation. N’hésitez pas à sauvegarder cette ressource et à y revenir plus tard.

1. Le retour sur investissement d’un Environnement de travail numérique: de quoi parle-t-on?

Avant d’aller plus loin, commençons par nous rappeler ce qu’est le retour sur investissement et la signification qu’il a lorsqu’il est combiné à la Environnement de travail numérique.

1.1 ROI : définition

ROI est un acronyme qui signifie Retour sur investissement.

Le retour sur investissement est un indicateur de performance clé (KPI) essentiel, il vous permet de mesurer la rentabilité d’un projet.

En pratique, pour déterminer le retour sur investissement d’un projet, il est nécessaire de comparer le coût du projet avec les gains ou les pertes qu’il a générés.

En fin de compte, le retour sur investissement est exprimé en pourcentage. Ainsi, la formule de calcul du retour sur investissement est la suivante :

🧮 [(Montant des gains ou pertes associés au projet - montant de l’investissement) ÷ montant de l’investissement] x 100

Si un projet représente un investissement de 50 000 euros et génère des gains de 200 000 euros, son retour sur investissement est donc [(200 000 - 50 000)/50 000] x 100 = 300%.

Le retour sur investissement Environnement de travail numérique

1.2 Quel est le retour sur investissement d’un Environnement de travail numérique?

Comme vous pouvez le constater, le retour sur investissement d’un Environnement de travail numérique est l’indicateur qui permet d’estimer la performance d’un Environnement de travail numérique projet.

Cette mesure met en balance les avantages ou les économies générés par la technologie par rapport aux dépenses liées à sa mise en œuvre au sein de l’organisation.

📌 Si vous voulez le savoir Comment choisir et suivre votre Environnement de travail numérique KPI, cet article peut vous aider.

1.3. Pourquoi calculer le ROI de votre Environnement de travail numérique?

Mesurer le retour sur investissement de l’entrepriseEnvironnement de travail numérique Permet de quantifier l’impact financier de cette solution sur l’organisation.

Le retour sur investissement est un outil d’aide à la décision. Selon le rendement estimé ou observé, les gestionnaires peuvent choisir d’investir dans le projet intranet collaboratif, de faire des compromis et d’opter pour un type deEnvironnement de travail numérique adaptés aux besoins et aux ressources de leur structure.

À titre d’exemple, selon une enquête menée par la société de recherche Forrester pour Microsoft en 2019, l’application de communication et de collaboration Microsoft Teams - intégrée aux lieux de travail numériques sous Microsoft 365, tels que Mozzaik365 - génère à elle seule un retour sur investissement de 832% sur 3 ans pour une entreprise typique. C’est donc clairement un bon investissement.

2. Les avantages d’un Environnement de travail numérique Au microscope

Selon une étude de 2017 de VMware, le retour sur investissement moyen d’un Environnement de travail numérique dans tous les secteurs serait de 150%.

Ce chiffre peut s’expliquer par les avantages d’un espace de travail numérique en termes de communication interne, de collaboration et de gestion des connaissances.

2.1. Avantages en termes de communication interne

Grâce aux forums de discussion, à la messagerie, à la vidéoconférence et au répertoire intégré de l’entreprise, l’Environnement de travail numérique facilite les contacts et améliore le flux des échanges, même entre les employés appartenant à différentes équipes.

Cet outil profite à la fois aux employés du siège social et sur le terrain car il est accessible à partir de différents appareils mobiles : PC, smartphone, tablette, etc.

En simplifiant les interactions de cette manière, les intranets de communication permettent aux employés de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que traiter avec les clients, concevoir de nouveaux produits ou analyser des données.

Selon l’étude de Forrester, l’adoption de la plate-forme de communication Teams, un composant clé des lieux de travail numériques intégrés à Microsoft 365, pourrait à elle seule permettre d’économiser des millions de dollars.

Selon l’enquête, une entreprise typique (5 000 utilisateurs) pourrait réduire son nombre de réunions de 18,9% en utilisant Teams. Cela fait 6,9 millions de dollars d’économies de temps sur 3 ans.

Et l’impact financier des Équipes en termes de communication ne s’arrête pas là.

Le Centre de communication remplace différentes solutions de communication (téléphone cellulaire, ligne fixe, application de conférence Web, etc.). Selon Forrester, cela pourrait permettre à une organisation typique d’économiser 648 727 $ sur 3 ans.

Enfin, grâce à Teams, les employeurs peuvent économiser sur les frais de voyage et d’hôtel. La vidéoconférence, le chat et la co-création garantissent la qualité des interactions en direct. Il n’est plus nécessaire de voyager pour communiquer.

En conséquence, l’organisation modélisée par Forrester pourrait économiser 150 voyages avec nuitée sur 3 ans, totalisant 233 080 $.

🍿 Pour aller plus loin, découvrez 6 exemples de stratégies de communication interne
Environnement de travail numérique : Retour sur investissement

2.2. Avantages en termes de collaboration interne

Les avantages de l' Environnement de travail numérique en termes de collaboration interne sont également nombreuses.

Les intranets collaboratifs facilitent la collaboration, grâce aux outils de co-création (co-création), au partage de documents et à la création de sites d’équipe.

Le résultat, selon VMware, est que 48% des entreprises qui se sont équipées d’un Environnement de travail numérique disent avoir optimisé leur capacité à répondre aux occasions d’affaires , comparativement à 34% des autres organisations.

Forrester constate que dans une entreprise typique qui a adopté Teams, les employés du siège social pourraient économiser 4 heures par semaine grâce à une collaboration et un flux d’informations améliorés. Il s’agit d’une économie de 14,3 millions de dollars sur trois ans.

La même source rapporte également que les employés sur le terrain qui utilisent Teams pour collaborer avec leurs collègues économisent en moyenne 45 minutes par semaine. Ce gain de temps pourrait s’ajouter à plus d’un demi-million de dollars d’économies pour une organisation typique sur trois ans.

Et les avantages de la plate-forme collaborative ne concernent pas seulement le personnel opérationnel. Selon le cabinet de recherche, Teams peut réduire le temps de décision de 17,7% pour les décideurs. Résultat : un bénéfice de 451 273 $ sur 3 ans pour une structure typique.

Enfin, selon Forrester, Teams serait la source d’une diminution des coûts liés au chiffre d’affaires et à l’intégration. Avec une réduction de 0,4% du chiffre d’affaires et une réduction de 17% des coûts d’intégration, la plate-forme collaborative pourrait permettre à une entreprise typique d’économiser 1,42 million de dollars sur trois ans.

📌 Pour aller plus loin, découvrez Comment optimiser votre gestion de projet avec Teams & Microsoft 365 ?

2.3. Avantages en termes de partage et de gestion des connaissances

Les avantages des intranets collaboratifs se font également sentir en termes de partage et de gestion des connaissances.

Un Environnement de travail numérique comme Mozzaik365 permet de cibler la diffusion de l’information et de mettre en place une véritable Gestion Électronique de Documents (GED) afin de faciliter la récupération de données et la contribution à une base de connaissances.

Cela pourrait faire gagner 8 heures de temps par semaine et par employé, soit le même temps que 95% des employés français perdent à chercher des informations, selon une étude menée en 2021 par ABBYY.

Mais ce n’est pas tout. Selon l’enquête de Forrester, la fourniture de ressources dans Teams, via le cloud , permet également d’économiser des heures de travail.

Selon le cabinet de recherche, l’amélioration de l’accessibilité des documents entraînerait une diminution de 14,6 % des temps d’arrêt. Résultat : une économie de 257 586 $ sur trois ans pour une installation typique.

💡 Pour en savoir plus, découvrez les outils Microsoft pour la gestion des connaissances.

Comme vous l’aurez compris à partir de ces exemples, les avantages d’installer un Environnement de travail numérique au sein d’une organisation peuvent être nombreux et représenter des gains et des économies importants pour l’entreprise.

La seule chose qui reste à faire est de les comparer aux coûts d’adoption de cette technologie afin de déterminer le retour sur investissement. Pour savoir comment procéder, lisez la suite.

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3. Comment calculer le retour sur investissement de votre Environnement de travail numérique?

Comme nous l’avons vu, pour calculer le le rendement du capital investi d’un Environnement de travail numérique, il est nécessaire de mettre en balance les gains générés par sa mise en œuvre par rapport aux dépenses engagées pour son installation.

Voici ce que vous devez savoir pour effectuer cet exercice :

3.1. Chaque projet a ses propres contraintes et coûts  

Chaque Environnement de travail numérique a ses propres contraintes et, par conséquent, ses propres coûts.

Ainsi, afin d’estimer le coût de cette transformation dans votre organisation, il est nécessaire de faire le point sur l’existant et d’établir le cahier des charges de Votre Environnement de travail numérique.

En général, la mise en œuvre d’un espace de travail numérique peut entraîner descoûts liés à :

  • la définition des besoins (recherche, enquêtes, etc.) et la rédaction de spécifications ;
  • Migration (de documents et d’applications) et infrastructure ;
  • l’acquisition d’équipements ad hoc (ordinateurs portables, tablettes, smartphones, etc.) ;
  • l’obtention de licences d’exploitation (Microsoft365, Mozzaik365, etc.) ;
  • la formation des employés et le soutien au changement ;
  • maintenance de la solution.

Veuillez noter que chacun de ces éléments de coût varie en fonction de la technologie choisie et du système existant.

Par exemple, la gestion du changement peut ne pas être nécessaire dans une jeune startup, alors qu’elle sera recommandée dans une entreprise plus âgée qui commence tout juste sa transformation numérique.

Quel type de retour sur investissement pour un Environnement de travail numérique ?

De même, les coûts d’infrastructure et de migration seront probablement plus élevés pour une grande organisation avec une grande base de données stockée sur d’anciens serveurs que pour une petite et moyenne entreprise dont les fichiers sont déjà hébergés dans le cloud.

☝️ Bon à savoir : vous pouvez réduire les coûts associés à la mise en œuvre de votre Environnement de travail numériqueen évitant les 5 erreurs à éviter lors d’une transformation numérique.

3.2. L’importance des IRC dans l’évaluation des avantages d’un Environnement de travail numérique

Le prix d’un Environnement de travail numérique peut être relativement simple à calculer. À l’inverse, les économies et les avantages générés par ce type de projet peuvent être moins clairs.

Déterminer les gains associés à la mise en œuvre d’un Environnement de travail numérique au sein de votre entreprise et pour évaluer le succès de ce projet, il est nécessaire de s’appuyer sur des indicateurs (KPI).

Ces mesures peuvent être de divers types :

  • la productivité des employés ;
  • la satisfaction des employés à l’égard de la qualité de leurs communications ;
  • la satisfaction des nouveaux employés à l’égard de leur processus d’intégration  ;
  • le temps hebdomadaire passé dans les réunions ;
  • le temps hebdomadaire consacré à la recherche ;
  • Taux de roulement du personnel ;
  • taux de roulement des nouveaux talents ;
  • taux d’adoption des solutions ;
  • etc.

Évaluer l’impact de la Le Environnement de travail numérique sur votre organisation, vous devez choisir des IRC qui correspondent aux objectifs stratégiques de votre organisation.

En pratique, assurez-vous de fonder votre Environnement de travail numérique sur une solution qui vous permet de suivre vos indicateurs.

À titre d’exemple, la performance du Mozzaik365 Environnement de travail numérique, basé sur Microsoft 365, peut être analysé et suivi à l’aide du logiciel Microsoft Power BI.

Enfin, envisagez de recueillir des données avant le lancement de votre nouveau Environnement de travail numérique. De cette façon, vous pourrez comparer votre situation antérieure avec celle après la transformation et quantifier les économies ou les gains.

Par exemple, vous pouvez voir une réduction du temps que les employés passent dans les réunions ou une augmentation de la productivité des employés.

🔎 Aller plus loin : découvrir comment définir et suivre votre Environnement de travail numérique IRC.

Le retour sur investissement d’un Environnement de travail numérique: ce que vous devez retenir

Comme nous l’avons vu, le Avantages d’un Environnement de travail numérique sont nombreux. Mieux encore, elles peuvent s’élever à plusieurs millions d’euros et conduire souvent à un retour sur investissement positif.

Le retour sur investissement d’un intranet collaboratif varie d’une organisation à l’autre. C’est pourquoi il est important de calculer le retour sur investissement en fonction des contraintes et des objectifs de votre entreprise.

Pour ce faire, énumérez, quantifiez et additionnez les divers coûts et avantages associés à votre projet. Afin de ne rien oublier et d’obtenir des données fiables, pensez à établir des spécifications rigoureuses et à suivre des indicateurs adaptés à vos objectifs.

Enfin, comparez vos gains totaux à vos dépenses totales et déterminez le retour sur investissement de votre Environnement de travail numérique.  

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