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Un lieu de travail numérique est une technologie qui rassemble en un seul endroit l’information, la communication et les applications dont les employés ont besoin pour travailler.
Cet espace de travail numérique facilite la communication interne, la collaboration et la gestion des connaissances, y compris dans les situations de travail à distance. Il semble essentiel à une époque de transition numérique et d’utilisation généralisée du télétravail et du travail hybride.
Néanmoins, la mise en œuvre d’un intranet collaboratif peut représenter un coût important pour l’entreprise. Avant d’adopter cette technologie, il est donc nécessaire d’estimer le retour sur investissement qui lui est associé.
Dans cet article, Mozzaik365 aborde la question du retour sur investissement (ROI) d’un lieu de travail numérique et vous fournit les clés pour mesurer le retour sur investissement de votre organisation. N’hésitez pas à enregistrer cette ressource et à y revenir plus tard.
1. Retour sur investissement d’un lieu de travail numérique : de quoi parlons-nous ?
Avant d’aller plus loin, commençons par nous rappeler ce qu’est le retour sur investissement et quelle signification il a lorsqu’il est combiné avec le lieu de travail numérique.
1.1 ROI : définition
ROI est un acronyme qui signifie Retour sur investissement.
Le retour sur investissement est un indicateur de performance clé (KPI) essentiel, il vous permet de mesurer la rentabilité d’un projet.
En pratique, pour déterminer le retour sur investissement d’un projet, il est nécessaire de comparer le coût du projet avec les gains ou les pertes qu’il a générés.
En fin de compte, le retour sur investissement est exprimé en pourcentage. Ainsi, la formule de calcul du retour sur investissement est la suivante :
🧮 [(Montant des gains ou pertes associés au projet - montant de l’investissement) ÷ montant de l’investissement] x 100
Si un projet représente un investissement de 50 000 euros et génère des gains de 200 000 euros, son retour sur investissement est donc [(200 000 - 50 000)/50 000] x 100 = 300%.
1.2 Quel est le retour sur investissement d’un lieu de travail numérique ?
Comme vous pouvez le voir, le retour sur investissement d’un lieu de travail numérique est l’indicateur qui vous permet d’estimer la performance d’un projet de lieu de travail numérique.
Cette mesure met en balance les avantages ou les économies générés par la technologie par rapport aux dépenses liées à sa mise en œuvre au sein de l’organisation.
📌 Si vous souhaitez savoir comment choisir et suivre vos KPI Digital Workplace, cet article peut vous aider.
1.3. Pourquoi calculer le retour sur investissement de votre lieu de travail numérique ?
Mesurer le retour sur investissement du Digital Workplace de l’entreprise permet de quantifier l’impact financier de cette solution sur l’organisation.
Le retour sur investissement est un outil d’aide à la décision. En fonction du rendement estimé ou observé, les gestionnaires peuvent choisir d’investir dans le projet intranet collaboratif, de faire des compromis et d’opter pour un type de Digital Workplace adapté aux besoins et aux ressources de leur structure.
À titre d’exemple, selon une enquête menée par la société de recherche Forrester pour Microsoft en 2019, l’application de communication et de collaboration Microsoft Teams - intégrée aux lieux de travail numériques sous Microsoft 365, tels que Mozzaik365 - génère à elle seule un retour sur investissement de 832% sur 3 ans pour une entreprise typique. C’est donc clairement un bon investissement.
2. Les avantages d’un milieu de travail numérique à la loupe
Selon une étude réalisée en 2017 par VMware, le retour sur investissement moyen pour un lieu de travail numérique dans tous les secteurs serait de 150%.
Ce chiffre peut s’expliquer par les avantages d’un espace de travail numérique en termes de communication interne, de collaboration et de gestion des connaissances.
2.1. Avantages en termes de communication interne
Grâce aux forums de discussion, à la messagerie, à la vidéoconférence et au répertoire intégré de l’entreprise, l’Environnement de travail numérique facilite les contacts et améliore le flux des échanges, même entre les employés appartenant à différentes équipes.
Cet outil profite à la fois aux employés du siège social et sur le terrain car il est accessible à partir de différents appareils mobiles : PC, smartphone, tablette, etc.
En simplifiant les interactions de cette manière, les intranets de communication permettent aux employés de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que traiter avec les clients, concevoir de nouveaux produits ou analyser des données.
Selon l’étude de Forrester, l’adoption de la plate-forme de communication Teams, un composant clé deslieux de travail numériques intégrés à Microsoft 365, pourrait à elle seule permettre d’économiser des millions de dollars.
Selon l’enquête, une entreprise typique (5 000 utilisateurs) pourrait réduire son nombre de réunions de 18,9% en utilisant Teams. Cela fait 6,9 millions de dollars d’économies de temps sur 3 ans.
Et l’impact financier des Équipes en termes de communication ne s’arrête pas là.
Le Centre de communication remplace différentes solutions de communication (téléphone cellulaire, ligne fixe, application de conférence Web, etc.). Selon Forrester, cela pourrait permettre à une organisation typique d’économiser 648 727 $ sur 3 ans.
Enfin, grâce à Teams, les employeurs peuvent économiser sur les frais de voyage et d’hôtel. La vidéoconférence, le chat et la co-création garantissent la qualité des interactions en direct. Il n’est plus nécessaire de voyager pour communiquer.
En conséquence, l’organisation modélisée par Forrester pourrait économiser 150 voyages avec nuitée sur 3 ans, totalisant 233 080 $.
🍿 Pour aller plus loin, découvrez 6 exemples de stratégies de communication interne
2.2. Avantages en termes de collaboration interne
Les avantages du Digital Workplace en termes de collaboration interne sont également nombreux.
Les intranets collaboratifs facilitent la collaboration, grâce aux outils de co-création (co-création), au partage de documents et à la création de sites d’équipe.
Le résultat, selon VMware, est que 48% des entreprises qui se sont équipées d’un lieu de travail numérique disent avoir optimisé leur capacité à répondre aux opportunités commerciales , contre 34% des autres organisations.
Forrester constate que dans une entreprise typique qui a adopté Teams, les employés du siège social pourraient économiser 4 heures par semaine grâce à une collaboration et un flux d’informations améliorés. Il s’agit d’une économie de 14,3 millions de dollars sur trois ans.
La même source rapporte également que les employés sur le terrain qui utilisent Teams pour collaborer avec leurs collègues économisent en moyenne 45 minutes par semaine. Ce gain de temps pourrait s’ajouter à plus d’un demi-million de dollars d’économies pour une organisation typique sur trois ans.
Et les avantages de la plate-forme collaborative ne concernent pas seulement le personnel opérationnel. Selon le cabinet de recherche, Teams peut réduire le temps de décision de 17,7% pour les décideurs. Résultat : un bénéfice de 451 273 $ sur 3 ans pour une structure typique.
Enfin, selon Forrester, Teams serait la source d’une diminution des coûts liés au chiffre d’affaires et à l’intégration. Avec une réduction de 0,4% du chiffre d’affaires et une réduction de 17% des coûts d’intégration, la plate-forme collaborative pourrait permettre à une entreprise typique d’économiser 1,42 million de dollars sur trois ans.
📌 Pour aller plus loin, découvrez Comment optimiser votre gestion de projet avec Teams & Microsoft 365 ?
2.3. Avantages en termes de partage et de gestion des connaissances
Les avantages des intranets collaboratifs se font également sentir en termes de partage et de gestion des connaissances.
Un Digital Workplace tel que Mozzaik365 permet de cibler la diffusion de l’information et de mettre en place une véritable Gestion Électronique des Documents (EDM) afin de faciliter la récupération des données et la contribution à une base de connaissances.
Cela pourrait faire gagner 8 heures de temps par semaine et par employé, soit le même temps que 95% des employés français perdent à chercher des informations, selon une étude menée en 2021 par ABBYY.
Mais ce n’est pas tout. Selon l’enquête de Forrester, la fourniture de ressources dans Teams, via le cloud , permet également d’économiser des heures de travail.
Selon le cabinet de recherche, l’amélioration de l’accessibilité des documents entraînerait une diminution de 14,6 % des temps d’arrêt. Résultat : une économie de 257 586 $ sur trois ans pour une installation typique.
💡 Pour en savoir plus, découvrez les outils Microsoft pour la gestion des connaissances.
Comme vous l’aurez compris à partir de ces exemples, les avantages de l’installation d’un lieu de travail numérique au sein d’une organisation peuvent être nombreux et représenter des gains et des économies importants pour l’entreprise.
La seule chose qui reste à faire est de les comparer aux coûts d’adoption de cette technologie afin de déterminer le retour sur investissement. Pour savoir comment procéder, lisez la suite.
