Votre lieu de travail numérique ne serait rien sans elle
: le tableau de bord personnel

Découvrez l’importance du tableau de bord personnel pour améliorer la productivité et la communication au sein de votre organisation.

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Le Digital Workplace est l’un des leviers essentiels de la transformation numérique d’une entreprise. Pour les employés, l’un des éléments essentiels du Digital Workplace prend la forme d’un tableau de bord personnel. C’est leur tableau de bord pour toutes leurs applications et informations clés.

Le tableau de bord personnel est l’épine dorsale du lieu de travail numérique. Il matérialise le « je » de l’employé dans l’écosystème d’application de leur entreprise. Les experts l’appellent également le « centre de productivité personnelle Les experts l’appellent également le « centre de productivité personnelle ». Mais pourquoi le tableau de bord personnel est-il essentiel ? C’est la question à laquelle nous répondrons dans cet article.

Transformer Microsoft 365 en un véritable lieu de travail numérique

De nombreuses entreprises ont choisi Microsoft 365 et en particulier Microsoft Teams pour créer leur digital workplace. En avril 2021, Microsoft comptait 300 millions d’utilisateurs payants. Et pour cause, la suite Microsoft est très complète et les outils communiquent entre eux. Ainsi, ils forment le Digital Workplace : un espace de travail cohérent qui peut être intégré dans Teams et SharePoint.

Il peut être utilisé à diverses fins : intranet RH, centre d’aide informatique, site de communication interne, base de connaissances, tout est possible. Pour naviguer plus efficacement dans tout le contenu et les applications disponibles, les employés ont accès à un tableau de bord personnel.

Le but du tableau de bord personnel est de devenir la page d’accueil (la page de destination) des utilisateurs. Ils trouvent leur profil, leurs outils et leur contenu personnalisé. Il donne accès aux services fournis par Microsoft 365 et Teams, à toutes les applications métier de l’entreprise, aux dernières nouvelles, à la liste des tâches de la journée, etc.

En pratique, le tableau de bord personnel est une grille de widgets. Chaque widget fournit une fonctionnalité : l’un affiche les communications internes, l’autre les raccourcis, le suivant les derniers documents SharePoint consultés. Ensemble, ils forment un tableau de bord adapté à chaque employé.

Le tableau de bord personnel modernise les habitudes de travail. Alors que nous utilisions un logiciel différent pour chaque utilisation, nous pouvons désormais planifier des réunions dans Teams, prendre des notes lors d’une vidéoconférence, envoyer un message dans une liste de choses à faire ! Le tableau de bord personnel rassemble tous ces outils sur la même page avec une ergonomie jamais atteinte auparavant. Un réel gain d’efficacité pour chaque employé.

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Tableau de bord personnel pour le lieu de travail numérique

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**La personnalisation, la véritable puissance du tableau de bord personnel**

L’un des fondements du tableau de bord personnel est la personnalisation. Cela se fait à deux niveaux : au niveau de l’entreprise et au niveau des employés.

👉 Au niveau de l’entreprise : Dans un premier temps, l’entreprise proposera un tableau de bord composé d’une sélection de widgets préconfigurés pour chaque population. L’objectif est de fournir les outils les plus pertinents afin que chacun puisse atteindre ses objectifs dans les meilleures conditions. Le tableau de bord pour le marketing et la communication sera différent de celui de la finance, qui sera lui-même différent de celui des ventes et de la logistique. Ces choix ne sont pas immuables. Ils sont plutôt un point de départ.

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👉 Au niveau de l’utilisateur : Dans un deuxième temps, l’employé peut revoir la mise en page de son tableau de bord en fonction de ses goûts et de ses habitudes. L’entreprise conserve néanmoins la capacité de verrouiller certains éléments. Par exemple, la communication interne pourrait imposer l’affichage de l’information organisationnelle et la gestion opérationnelle pourrait imposer l’affichage du CMR à tout le personnel des ventes. D’un point de vue ergonomique, ces changements n’ont aucun impact puisque chaque contenu s’adaptera en fonction de l’espace disponible à l’écran.

Dans tous les cas, le contenu affiché dans le tableau de bord est personnalisé en fonction des personas. L’entreprise a la possibilité de choisir la cible du contenu publié. On pourrait imaginer pousser les données financières à la gestion ou des informations de marché aux vendeurs sur le terrain. L’utilisateur lui-même peut promouvoir les canaux d’information qu’il juge les plus pertinents en s’abonnant à des thèmes.

Cette personnalisation de l’interface par les utilisateurs permettra non seulement d’améliorer la satisfaction, mais aussi de faciliter l’adoption par les utilisateurs ! Ils sentent qu’ils peuvent adapter l’outil à leurs propres besoins.

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Une interface utilisateur moderne et efficace

L’ergonomie joue un rôle majeur dans l’adoption d’un tel outil par les employés. Il doit permettre à l’utilisateur d’accéder à ses applications sans avoir à changer d’environnement. Il doit également leur permettre de trouver leur tableau de bord où ils l’ont laissé. Cette opération « en contexte » permet de réaliser des gains de productivité importants. Avec tous les outils concentrés dans un seul espace virtuel, l’utilisateur peut effectuer ses activités sans avoir l’impression de changer d’outil entre chaque tâche.

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D’autre part, Microsoft donne à l’utilisateur les moyens d’effectuer certaines tâches directement au niveau widget . Par exemple, l’utilisateur peut sélectionner un rapport Power BI en deux clics et afficher les données sans quitter le tableau de bord. Les widgets doivent être actifs (ou utilisables) et offrir des fonctionnalités directement exploitables sans forcer l’utilisateur à passer à Power BI dès qu’il souhaite avoir plus d’informations. L’idée principale est de limiter autant que possible tout changement de contexte, synonyme de perte d’efficacité et, finalement, de productivité.

En plus de ce gain immédiat d’efficacité, l’approche vise à cacher la complexité intrinsèque des outils. Avec les widgets actifs, l’utilisateur n’a plus besoin de se connecter à plusieurs applications tierces et de naviguer dans chacune d’elles pour effectuer l’action.

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Microsoft Teams, le centre de productivité

Avec Microsoft Viva, la plateforme Teams sera placée au cœur du tableau de bord personnel . Lancé début 2021, Microsoft dit avoir conçu Viva comme un outil « 100% dédié » à l’expérience utilisateur. Le module « Viva Connections » en particulier est au cœur de l’approche du tableau de bord personnel de Microsoft. Il crée un cadre de tableau de bord personnel qui donnera très simplement accès à toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et SharePoint. Avec lui, un lieu de travail numérique basé sur Microsoft Viva peut fournir toute sa puissance et sa promesse en termes de productivité et d’engagement des employés.

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Dans son enquête mondiale : Les entreprises ne sont pas préparées à l’arrivée d’un véritable lieu de travail numérique, Avanade fait état d’une augmentation de 53% de l’engagement et d’une augmentation de 67% de la productivité à la suite de l’adoption d’un lieu de travail numérique dans une organisation. En outre, ces gains de productivité sont également bénéfiques pour le personnel opérationnel qui peut passer plus de temps avec les clients ou sur les affectations sur le terrain en raison du temps économisé sur les tâches administratives.

Le succès de ce projet est donc crucial pour l’avenir d’une entreprise. La disponibilité des modules Microsoft Viva permet de tirer parti des forces de la plateforme Microsoft, tandis que l’approche API permet désormais d’intégrer tout type d’application métier sur le tableau de bord personnel. La technologie n’est plus un obstacle et cette maturité des solutions permet aux entreprises de se concentrer sur la simplification des interfaces.

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Pour les utilisateurs, même si la technologie est très abstraite, les gains sont très concrets. Le tableau de bord personnel est la pointe de l’iceberg de la technologie du lieu de travail numérique. Son rôle est crucial pour son adoption. Les entreprises qui ont choisi Microsoft 365 et Teams peuvent compter sur Mozzaik365 pour déployer cette fonction de tableau de bord personnel à leurs employés.

Choses à retenir

En résumé, les concepts de base du Tableau de bord personnel :

📌 Un environnement unique pour tous les outils de communication, de collaboration et d’affaires

📌 La possibilité pour l’entreprise de personnaliser l’interface et le contenu livrés par persona ;

📌 Personnalisation supplémentaire pour chaque employé ;

📌 Ergonomie moderne basée sur la notion de contexte

📌 Ouverture aux applications d’affaires par le biais d’API ;

📌 Intégration complète des capacités de communication et de collaboration Microsoft Teams et Microsoft SharePoint

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FAQ

Le tableau de bord personnel dans votre espace de travail numérique

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