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Voici un guide pour vous aider à mieux maîtriser les termes liés au lieu de travail numérique. N’hésitez pas à l’enregistrer pour référence future.
Focus sur le lexique du milieu de travail numérique
En 2009, Paul Miller, fondateur du Digital Workplace Group, a introduit le terme pour désigner un écosystème de technologies appliquées à l’espace de travail. Aujourd’hui, le lieu de travail numérique peut être défini comme un environnement de travail numérique qui permet aux employés d’accéder à tous leurs documents, informations et applications liés au travail. En général, un lieu de travail numérique se compose d’un intranet, d’un moteur de recherche, d’un outil de gestion de documents et d’une application de messagerie collaborative.
Chez Mozzaik365, le digital workplace est créé en ajoutant de nombreuses fonctionnalités internes de communication, de collaboration et de gestion des connaissances à SharePoint. Nous utilisons un vocabulaire spécifique, que nous détaillons ci-dessous.
Mots de l’univers Microsoft
Digital Workplace : chez Mozzaik365, ce terme fait référence à un espace de travail unique et connecté qui simplifie la vie quotidienne des employés et double la puissance de Microsoft SharePoint en ajoutant de nombreuses fonctionnalités.
Intranet : réseau informatique privé mis en place par une organisation pour faciliter le partage de l’information et des documents de manière sécurisée.
Solution SaaS : le terme « Logiciel en tant que service » fait référence à une solution logicielle ou d’application hébergée sur un serveur distant, plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Le service comprend l’accès à la solution, le support standard, la maintenance corrective et évolutive
Microsoft 365 : anciennement appelé Office 365, il s’agit d’une solution SaaS (Software as a service) qui est composée de plusieurs applications développées indépendamment. La suite Microsoft 365 offre, entre autres :
- Outils de productivité : Word, Excel, Powerpoint,
- Outils de communication : Outlook, Yammer,
- Outils de collaboration : Projet, Planificateur, Tâches, Équipes,
- Outils de gestion de documents : SharePoint.
SharePoint : plateforme collaborative qui permet la création de sites d’équipe ou de projet. Les utilisateurs peuvent stocker et partager des documents avec des collègues ou des tiers autorisés.
SharePoint Online : Version SaaS de SharePoint, hébergée et gérée par Microsoft. SharePoint Online est dédié aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour créer des intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion électronique de documents sur le cloud.
Locataire Locataire : dans le monde Microsoft, le terme Locataire fait référence au cloud dans lequel les données sont stockées. Chaque utilisateur a son propre locataire, dans lequel il a un accès sécurisé à ses propres données.
Nuage Ce terme fait référence aux serveurs distants en réseau hébergés dans des centres de données du monde entier. Ces serveurs sont utilisés pour stocker des données. L’utilisation du Cloud permet aux utilisateurs de se passer de la nécessité de gérer eux-mêmes les serveurs et d’accéder à leurs données via une simple connexion Internet.
Administrateur SharepPoint : responsable de la supervision et du contrôle de l’installation de Microsoft SharePoint dans une organisation.
Site de communication SharePoint : site utilisé par une organisation pour diffuser des informations à un large public. Seul un petit groupe de personnes peut contribuer au contenu.
Site SharePoint d’équipe : site généralement utilisé pour les projets d’équipe, dont le contenu est limité aux membres de l’équipe et aux parties prenantes. Un site SharePoint vous permet de collaborer sur des fichiers, d’échanger des informations et de partager des ressources liées à l’équipe de projet à l’aide du site d’équipe. Tous les membres du site peuvent contribuer au contenu.
Composant fonctionnel de WebPart permettant de personnaliser les pages sur un site SharePoint, en sélectionnant dans un catalogue de fonctionnalités.
Azure AD : acronyme d’Azure Active Directory. Il s’agit d’un service d’authentification et de gestion des accès basé sur le cloud qui protège contre 99,9% des cyberattaques. Tout cela est réalisé grâce à un système d’authentification unique (qui simplifie l’accès à ses outils de n’importe où) et à l’authentification multifacteur (qui sécurise les données).
Microsoft Teams Microsoft Teams : une application collaborative qui fait partie de Microsoft 365 et permet aux équipes au sein d’une entreprise de collaborer ensemble et de communiquer. Microsoft Teams crée un environnement de travail numérique personnalisé grâce à l’intégration de nombreuses fonctionnalités. Quelques exemples d’utilisations : gestion de projet, communication interne, circulation et partage d’informations, de ressources et de documents, organisation d’événements...
Azure : un ensemble de services informatiques basés sur le cloud qui permettent aux utilisateurs de créer, d’exécuter et de gérer des applications sur plusieurs clouds,
Centre de donnéesUn centre de données est une infrastructure qui, en tant qu’emplacement physique, se compose d’un réseau d’ordinateurs et de grands espaces de stockage. Il peut être utilisé par les entreprises pour stocker, organiser et traiter de très grandes quantités de données.
SharePoint App-Only (ou SharePoint App-Only Authentication) est une méthode d’authentification dans SharePoint qui permet à une application tierce d’accéder aux ressources et aux données SharePoint de manière autonome, sans la participation directe d’un utilisateur.
Power automate : Power Automate est une plate-forme Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail et des processus métier automatisés sans avoir à écrire du code. Anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow, Power Automate offre des fonctionnalités de flux de travail, d’intégration et d’automatisation des tâches.
ActiveX : ActiveX est une technologie développée par Microsoft qui permet aux applications interactives d’être exécutées via des objets logiciels réutilisables. Il s’agit d’un cadre de composants logiciels utilisés principalement dans les environnements Windows.
Microsoft Syntex : Microsoft Syntex est une solution de gestion de contenu intelligente basée sur Microsoft 365. Il utilise l’intelligence artificielle (IA) pour extraire automatiquement les informations et les métadonnées des documents et du contenu non structuré, ce qui facilite la classification, l’organisation et la recherche de ces informations.
Microsoft Copilot : Microsoft Copilot est un outil développé par Microsoft en collaboration avec OpenAI, qui fournit une assistance intelligente aux développeurs lors de l’écriture de code. Il utilise des modèles d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique pour analyser le code source existant et générer des suggestions contextuelles et des extraits de code pertinents.
Termes liés aux cas d’utilisation
EDM : acronyme pour gestion électronique des documents. Processus de contrôle du cycle de vie des documents dans une entreprise, de leur création à leur archivage. Il permet de gérer et d’exploiter tous les documents d’une organisation.
Gestion des connaissances : Il s’agit de recueillir de l’information, des connaissances et de l’expertise pour assurer et simplifier leur distribution aux employés.
Knowledge Manager : dans une entreprise, un professionnel en charge de la mise en œuvre de méthodes et de techniques pour identifier, organiser et partager les connaissances.
Connaissance tacite : la somme des connaissances qui ne peuvent pas être facilement formalisées et codifiées, comme l’expérience, les valeurs ou le savoir-faire. Il représente généralement la majorité des connaissances dans les entreprises et s’oppose à la connaissance explicite.
Connaissances explicites : la somme des connaissances qui peuvent être formalisées et transmises au moyen de documents écrits, de manuels, de tutoriels, de bases de données ou de systèmes informatiques.
Communication descendante : Un système dans une organisation donnée dans laquelle l’information est transmise de la direction aux employés. Son nom vient du fait qu’il commence au sommet et descend aux niveaux inférieurs.
Communication ascendante : un système dans une organisation donnée dans lequel les informations et les idées proviennent des employés. Il commence à partir des niveaux inférieurs et va jusqu’aux niveaux supérieurs. Il peut s’agir, par exemple, d’enquêtes, de boîtes à idées...
Défense des intérêts des employés Une pratique par laquelle une entreprise mobilise ses employés pour devenir ses ambassadeurs et/ou communicateurs. Par exemple, en les encourageant à publier et à promouvoir le contenu de l’entreprise sur leurs réseaux sociaux.
Culture d’entreprise Culture d’entreprise : aussi appelée culture organisationnelle. C’est l’ensemble des valeurs, des pratiques, des comportements et des caractéristiques d’une entreprise, qui permettent d’expliquer le fonctionnement d’une organisation privée ou publique. L’objectif de la culture d’entreprise est d’être une force de différenciation, mais aussi de fédérer et d’engager les employés et les parties prenantes.
Expert interne : personne qui possède des connaissances ou des compétences particulières dans une organisation donnée.
Tableau de bord personnel : fait référence au tableau de bord qui relie les employés à toutes leurs applications.
Autres termes que vous devez connaître
Système de conception : Un système de conception est un ensemble cohérent de principes, de règles, de lignes directrices et de composants réutilisables utilisés pour guider et harmoniser la conception d’interfaces utilisateur (UI) et d’expériences utilisateur (UX) au sein d’une organisation. L’objectif principal d’un système de conception est de promouvoir la cohérence visuelle et fonctionnelle dans toutes les applications, sites Web et produits numériques d’une entreprise. Il fournit un ensemble de normes de conception partagées, de composants prédéfinis et de meilleures pratiques pour les concepteurs et les développeurs, aidant à créer des expériences utilisateur unifiées et à réduire le dédoublement des efforts.
Plateforme d’expérience des employés (EXP) : Une plateforme d’expérience des employés est une plateforme logicielle conçue pour améliorer l’expérience globale des employés au sein d’une organisation. Il vise à fournir un ensemble intégré d’outils et de fonctionnalités pour améliorer l’engagement, la productivité et le bien-être des employés.
CMS (Content Management System) : Un système de gestion de contenu (CMS) est une plate-forme logicielle qui facilite la création, la gestion et l’organisation collaboratives du contenu du site Web. Il fournit une interface conviviale pour la création, la modification et la publication de contenu sans nécessiter une connaissance approfondie de la programmation ou du développement Web.
Open AI : OpenAI est une société de recherche en intelligence artificielle (IA) fondée en décembre 2015. Son objectif principal est de développer et de promouvoir une IA dite « respectueuse de l’homme », qui vise à bénéficier à la société dans son ensemble. L’une des réalisations les plus connues d’OpenAI est le développement de la série de modèles linguistiques GPT (Generative Pre-trained Transformer). GPT-3, le modèle le plus avancé de la série, est capable de générer un texte cohérent et de haute qualité sur une grande variété de sujets, et est utilisé dans diverses applications telles que la rédaction d’articles, la traduction automatique, le chatbot et bien d’autres.
ISO27001 : ISO 27001 est une norme internationale pour la gestion de la sécurité de l’information. Il précise les exigences relatives à l’établissement, à la mise en œuvre, à la maintenance et à l’amélioration d’un système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI) au sein d’une organisation.
Conclusion
Voilà : vous en savez maintenant plus sur le vocabulaire du Digital Workplace ! Avez-vous rencontré un mot que nous n’avons pas défini dans cet article, et vous ne savez pas ce que cela signifie ? N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions enrichir ce lexique.