Un bref retour en arrière : du portail d’entreprise à l'environnement de travail numérique
Vous souvenez-vous des portails d’entreprise, également appelés intranets ? Il s’agit de pages statiques dont le but est de partager des informations spécifiques avec les employés de l’entreprise.
Pour les plus novices, il est nécessaire de différencier un intranet d’une page Internet. La différence réside dans l’accessibilité de la page. En effet, la particularité de l’intranet est qu’il n’est accessible qu’en interne, c’est-à-dire par les employés de l’entreprise.
De l’intranet statique au lieu de travail numérique, quelques évolutions ont eu lieu. Alors, comment le lieu de travail numérique est-il arrivé ?
Il y a plusieurs années, un intranet était une simple page statique dont le but était de partager des informations avec les employés de l’entreprise. Les services des communications et des ressources humaines ont fait circuler des documents ou de l’information aux employés selon une approche de communication descendante . Les premiers intranets sont nés à la fin des années 1990, et plus précisément en 1996 : c’est à ce moment-là que « Intranet Genie » a été publié, un produit développé par Frontier Technologies qui était également le premier logiciel de type intranet spécialement conçu pour la communication et la collaboration entre les employés.
L’intranet a évolué en devenant plus dynamique et en intégrant de nouvelles fonctionnalités. Après une période de fort développement dans les années 2000, nous pouvons désormais trouver des réseaux sociaux d’entreprise avec (entre autres) Yammer et Facebook Workplace, la messagerie instantanée (Teams, Slack...), et des liens vers des outils d’affaires. Ces développements permettent aux employés de bénéficier d’un environnement de travail numérique unique et fluide, accessible à partir d’un ordinateur, ainsi que d’un smartphone ou d’une tablette pour les employés mobiles.
L’objectif du Digital Workplace est maintenant de faciliter la collaboration et l’interaction et de permettre aux employés de se sentir connectés aux valeurs de l’entreprise, renforçant ainsi leur sentiment d’appartenance.
En résumé, la différence entre un intranet et un lieu de travail numérique est la suivante : le premier est un outil interne relativement compartimenté avec des fonctionnalités limitées, tandis que le second est un espace de travail numérique polyvalent et transparent. En d’autres termes, le lieu de travail numérique est une boîte à outils numérique que les employés utilisent tous les jours. L’intranet fait donc partie du Digital Workplace.
Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique ?
Le terme Digital Workplace est utilisé depuis plusieurs années, et plus précisément depuis la fin des années 2000. Bien qu’il n’ait pas de définition officielle (encore ?), on peut dire qu’il s’agit d’un environnement de travail numérique (ou numérisé) qui :
En d’autres termes, il s’agit d’un ensemble de technologies et d’outils numériques qui sont utiles aux employés dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes et qui sont adaptés aux besoins spécifiques d’une organisation. Il s’agit d’une approche holistique qui centralise les outils existants et s’intègre pleinement aux applications métier. Ainsi, le Milieu de travail numérique comprend généralement les outils suivants (la liste n’est pas exhaustive) :
Espaces de stockage en nuage ;
Applications de chat ;
Outils de gestion de projet et de partage d’ordres du jour ;
Applications de vidéoconférence ;
Outils de gestion électronique des documents.
La beauté d’un lieu de travail numérique est qu’il peut être utilisé par tout le monde dans une entreprise, y compris les employés sur le terrain. Cela permet à tous les utilisateurs d’être engagés, qu’ils soient sur place ou non. En outre, le digital workplace donne à tous les employés la possibilité de travailler de n’importe où, d’une manière entièrement sécurisée. En rendant le travail possible et accessible dans un large éventail de situations, il permet la transformation numérique des entreprises.
Avantages d'un environnement de travail numérique
Les avantages de la mise en œuvre d’un bureau numérique sont nombreux. Nous mentionnerons ici les trois principaux : l’amélioration de la communication interne, le renforcement du travail d’équipe (collaboration) et la simplification du partage des connaissances. Cependant, il est important de garder à l’esprit que ces avantages ne sont pas exhaustifs et que chaque entreprise peut trouver de nombreux intérêts différents dans la mise en œuvre d’un espace de travail numérique.
Transformez votre intranet en un environnement de travail numérique
De nombreuses communications finissent par être archivées dans une boîte électronique, sans avoir été lues par les employés. Cela peut être très frustrant pour le service de communication, qui peut avoir l’impression de travailler pour rien et / ou qu’il n’est pas en mesure de diffuser les informations nécessaires. Au-delà du sentiment, l’impact négatif est important pour les entreprises : par exemple, il peut entraîner une perte d’adhérence aux projets et aux valeurs de l’organisation, ainsi qu’une diminution de l’engagement global des employés. Cela conduit généralement à une augmentation du chiffre d’affaires...
C’est là que le lieu de travail numérique entre en jeu !
Le Digital Workplace facilite l’accès à l’information grâce à un ciblage avancé qui permet de communiquer les bonnes informationsà la bonne personne au bon moment. De plus, en dehors de cette stratégie de communication, les balises permettent aux employés de sélectionner les informations qui les intéressent pour rester informés sur un sujet pertinent. Cela augmente considérablement le taux d’engagement du contenu partagé et offre aux employés un gain de temps réel dans la recherche d’informations.
2- Améliorer l’expérience des employés et favoriser la collaboration
Le lieu de travail numérique offre une expérience numérique positive et fluide aux employés en facilitant bon nombre de leurs tâches quotidiennes. En tant qu’écosystème, il simplifie le travail collaboratif grâce à de nombreuses fonctionnalités : partage de documents et d’agendas, vidéoconférence, messagerie instantanée, gestion de documents, Teams (dans le cas d’un Microsoft Digital Workplace)... Et cela est d’autant plus important que les méthodes de travail actuelles combinent le télétravail et le travail en face à face, et font collaborer des équipes géographiquement éloignées.
Le manque d’accès à l’information pertinente peut faire perdre beaucoup de temps aux employés et, en fin de compte, beaucoup d’argent pour les entreprises. Grâce aux outils de gestion des connaissances, le Digital Workplace devient un atout majeur dans la vie quotidienne des employés. Ainsi, les connaissances ne sont pas perdues lorsqu’un expert quitte l’entreprise et la recherche d’informations est simplifiée.
Comment faites-vous ? C’est très simple :
Grâce à la disponibilité des informations sur le Cloud ;
En effectuant le versionnement, qui consiste à travailler sur le même document en enregistrant plusieurs versions de celui-ci, au fur et à mesure qu’il est modifié ;
En faisant des employés des acteurs dans la création de contenu et en les encourageant à contribuer ;
En fournissant une bibliothèque de gestion des connaissances et en évitant les arbres de documentation complexes ;
En fournissant des procédures et des fiches produits accessibles en 2 clics grâce à un moteur de recherche avancé.
Comment utiliser l’IA générative dans l'environnement de travail numérique ?
1. Éliminer les blocs et accélérer la créativité
L’IA générative devient un outil inestimable pour surmonter les blocages créatifs en fournissant un large éventail d’entrées créatives. Plutôt que de dépendre uniquement de sessions de brainstorming, il offre continuellement un flux d’idées innovantes, de suggestions de contenu et d’invites créatives, libérant les employés des contraintes des méthodes créatives conventionnelles et allégeant les pressions de la génération de concepts originaux.
2. Accélérer la compréhension et la recherche
Dans un environnement en constante évolution exigeant une adaptation rapide, les communicateurs internes sont souvent chargés de comprendre rapidement de nouveaux sujets. L’IA générative sert de compagnon de recherche agile, scannant rapidement de nombreux ensembles de données et résumant des informations complexes en informations digestibles. En condensant des concepts complexes en résumés accessibles, cela accélère non seulement le processus d’apprentissage, mais permet également aux communicateurs de diffuser efficacement ces connaissances dans l’ensemble de l’organisation, favorisant ainsi des canaux de communication plus clairs et plus éclairés.
3. Optimisation de la création et de la distribution de contenu
L’IA générative accélère le processus de création de contenu en rationalisant les flux de travail et en améliorant la productivité. En automatisant divers aspects de la génération de contenu, il facilite une livraison cohérente d’informations attrayantes et pertinentes sur les plates-formes internes. Il rationalise la production de divers formats de contenu tels que des articles de blog percutants, des annonces opportunes, des bulletins d’information informatifs et d’autres documents essentiels. Ce mécanisme de création de contenu rapide et efficace permet non seulement de maintenir un flux régulier de mises à jour, mais aussi d’assurer leur pertinence et leur résonance dans le contexte organisationnel, répondant aux besoins changeants du public.
Exemples concrets d’IA générative pour une expérience numérique améliorée
Automatisation de la rédaction de documents importants :
Imaginez un outil avancé intégré de manière transparente dans l’infrastructure de l'environnement de travail numérique, équipé de capacités de traitement du langage naturel, capable d’analyser méticuleusement les transcriptions de réunions ou les rapports détaillés. Cet outil distille et résume efficacement les informations clés, les points d’action et les informations critiques, en s’alignant sur les entrées fournies. En automatisant cette tâche à forte intensité de main-d’œuvre, il libère les employés du processus fastidieux de synthèse manuelle des données volumineuses, leur permettant de réorienter leur attention vers des initiatives stratégiques et des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Aide à la création de contenu personnalisé
Un système d’IA avancé intégré au Digital Workplace, équipé d’algorithmes d’apprentissage automatique, adapte efficacement les messages et le contenu à des segments d’employés distincts, garantissant un engagement et une pertinence maximaux. Ce système basé sur l’IA analyse méticuleusement le comportement, les préférences et les interactions historiques des utilisateurs pour créer une communication personnalisée et ciblée. En adaptant dynamiquement le langage, le ton et la structure du contenu, il optimise la résonance des messages pour divers groupes d’employés, améliorant ainsi leur réceptivité et favorisant un engagement plus fort avec l’information transmise. Cette approche personnalisée permet aux organisations de fournir un contenu qui est non seulement très pertinent, mais qui résonne également profondément avec chaque employé, augmentant ainsi l’efficacité globale de la communication.
Rapidité dans la création de matériel de communication
L’IA générative sert d’allié puissant dans le développement rapide de documents de communication variés, englobant des bulletins d’information, des présentations, etc. En tirant parti des capacités d’apprentissage automatique et de traitement du langage naturel, il accélère le processus de création en automatisant plusieurs étapes impliquées dans la production de contenu. Cela inclut la génération de brouillons initiaux, la suggestion de mises en page et même l’intégration d’éléments visuels. Cette accélération tronque considérablement le temps généralement nécessaire pour le développement de tels matériaux, permettant aux employés de produire efficacement des bulletins d’information et des présentations polis sans l’effort manuel à forte intensité de main-d’œuvre. En conséquence, l’intégration de l’IA générative rationalise le flux de travail de création de contenu, permettant la livraison rapide de matériel de communication de qualité professionnelle adapté aux besoins ou aux événements spécifiques au sein de l’organisation.
Comment créer un lieu de travail numérique ?
1. Identifiez vos propres besoins
La mise en œuvre d’un lieu de travail numérique doit répondre aux besoins concrets d’une entreprise. Tout d’abord, demandez-vous quels sont vos besoins spécifiques et quels objectifs y sont associés. Voulez-vous améliorer la circulation de l’information ? Renforcer le sentiment d’appartenance de vos employés ? Améliorer l’extraction de documents et l’échange d’information entre les employés ? Cette phase d’identification devrait vous permettre de vous concentrer sur les processus à mettre en place, et ainsi créer un lieu de travail numérique pertinent et efficace qui peut évoluer avec votre entreprise.
2. Définir un gestionnaire de lieu de travail numérique
Il est hors de question de lancer un projet Digital Workplace sans nommer de manager ! Quel que soit le titre (responsable RH, responsable informatique, etc.), cette personne devra s’assurer que le projet se déroule bien : mise en œuvre d’outils, formation des employés, soutien au changement, etc. Il ou elle devra également être disponible pour répondre à toutes les questions que les employés peuvent avoir, et fournir un service après-vente.
3. N’oubliez pas de former vos employés
Changer les méthodes de travail et/ou les outils du jour au lendemain, sans préparer les employés, est souvent contre-productif. Si vous souhaitez que la mise en œuvre de votre digital workplace se déroule aussi bien que possible, et pour qu’elle soit massivement adoptée, vous devez préparer vos employés à l’avance en leur expliquant pourquoi ces changements ont lieu et pourquoi ils sont utiles. Cela peut être fait en créant un guide de l’utilisateur avec toutes les informations pertinentes, ou en organisant des sessions de formation à distance. Plus les employés sont préparés pour les changements à venir, plus vite ils les adopteront !
Aucune entreprise aujourd’hui ne peut se permettre de négliger sa transition numérique. C’est en effet une étape nécessaire pour promouvoir l’adoption d’une culture numérique dans l’entreprise, et les outils qui l’accompagnent. Concrètement, cela signifie rendre la technologie numérique non seulement accessible, mais aussi avantageuse pour les employés. Cela implique de multiplier les actions de communication et de formation. De cette façon, l’adoption du lieu de travail numérique sera plus forte et plus rapide.
5. Mesurez le rendement de votre milieu de travail numérique
Il est important de mesurer le rendement d’un milieu de travail numérique. Et, contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette phase doit être pensée avant que le projet ne soit développé ! En effet, définir les KPI de votre Digital Workplace vous permet de mettre en place des objectifs précis et les moyens de les atteindre. Ces objectifs peuvent être les suivants : améliorer la satisfaction des employés ou augmenter le nombre de pistes. Et si vous constatez que les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, cela vous donne l’occasion d’apporter des changements à votre lieu de travail numérique, en vue d’une amélioration continue.
SharePoint, qui est le lieu de travail numérique pour la création de sites internes pour les entreprises.
De nombreux autres outils sont inclus dans Microsoft 365 : Outlook, la suite office (qui comprend Word et Powerpoint), Planner, Delve, etc.
Depuis l’arrivée de Microsoft 365 (anciennement Office 365), l’éditeur déploie de plus en plus d’efforts pour briser les silos de sa base d’applications afin de fournir une expérience transparente à l’utilisateur final. L’arrivée de Microsoft Viva en 2021 en est un parfait exemple.
Cependant, la portée fonctionnelle de la suite Microsoft ne permet pas une expérience fluide et engageante sans l’utilisation de développements spécifiques ou de logiciels intégrés.
Devriez-vous quitter Microsoft pour configurer votre digital workplace ?
Cette solution, bien qu’attrayante, pose de nombreux problèmes. En effet, quitter Microsoft signifie :
Doublement des fonctionnalités : certaines fonctionnalités se chevauchent, ce qui fait que les entreprises paient deux fois ;
Failles de sécurité, car les données sont conservées à deux endroits ;
Une perte de sens de la feuille de route informatique, car quitter Microsoft ne permet pas de rationaliser les applications qu’il a en stock ;
Les utilisateurs s’enlisent dans trop d’applications.
Alors, quelle est la solution pour utiliser Microsoft comme un lieu de travail numérique à part entière ?
Il existe une solution alternative qui ne nécessite pas de développement spécifique. En effet, la stratégie de Microsoft repose sur des partenariats qui complètent les fonctionnalités de ses solutions.
Mozzaik365 est l’un de ces partenaires. Nous proposons une solution fluide et complète pour permettre aux entreprises de mettre en œuvre leur Digital Workplace à partir de leur environnement Microsoft. C’est facile et rapide : notre solution permet de créer un espace entièrement personnalisé en moins de 3 semaines !
Un lieu de travail numérique rassemble des outils numériques dans l’intranet de l’entreprise. Accessible aux équipes de terrain et de bureau, il vise à améliorer l’expérience numérique des employés.
Quelle est la différence entre un intranet et un lieu de travail numérique ?
Le Digital Workplace est une extension de l’intranet, axée sur la collaboration interne. C’est un environnement de travail numérique accessible à tous, partout.
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