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Les conditions de travail actuelles combinant le télétravail et le travail sur place poussent les entreprises à mettre en œuvre des outils numériques efficaces. L’amélioration de l’expérience numérique est une préoccupation majeure. L’objectif est de favoriser la collaboration, de simplifier la gestion des connaissances et d’améliorer la communication.
Et devinez quoi ?
L’intranet moderne permet d’atteindre ces objectifs. La mise en place d’un lieu de travail numérique est donc un rêve pour beaucoup, mais on ne sait pas toujours par où commencer. Que le projet soit initié par l’équipe des communications, des ressources humaines ou des systèmes d’information, le plan à suivre reste le même. Comment structurez-vous votre lieu de travail numérique ? Et quelles sont les étapes d’intégration ? Découvrez notre méthode en 5 étapes pour mettre en œuvre avec succès votre lieu de travail numérique.
1. Impliquer les professions concernées et obtenir du soutien
Tout d’abord, définissez quelle équipe réalisera le projet. Il s’agit de la première étape cruciale dans la structuration de votre plan. Selon la situation, le projet peut être réalisé par différents départements de l’entreprise : Communication, Systèmes d’information, Gestion des connaissances ou Ressources Humaines.
L’équipe de projet est avant tout un facilitateur. Il travaillera avec tous les ministères concernés, la direction, les utilisateurs finaux et un intégrateur pour faire du projet un succès.
Votre intégrateur jouera un rôle clé dans le déploiement réussi d’un lieu de travail numérique. Ils sont en mesure de comprendre les besoins de chaque ministère et de les transformer en fonctionnalité. De plus, ils connaissent votre infrastructure et vos logiciels de fond en main et vous feront gagner du temps sur les aspects techniques.
2. Définir les besoins de l’utilisateur
La deuxième étape consiste à collecter les besoins de l’utilisateur. Vous devriez vous poser les bonnes questions sur la structure de votre projet. Cela vous permettra de définir clairement vos attentes et de décrire l’objectif principal du projet. Allez-vous moderniser les méthodes de travail ou promouvoir la communication interne ? Nos spécifications peuvent vous aider dans ce processus.
Le lieu de travail numérique sera utilisé par vos employés. Il est donc essentiel de définir leurs besoins à l’avance afin de déterminer les fonctionnalités à intégrer. N’hésitez pas à inviter les futurs utilisateurs à des ateliers de design. Vos employés sont une mine d’informations extrêmement précieuse pour créer cet environnement personnalisé.
Ce n’est pas une tâche facile !
Concilier les attentes des différents ministères peut être une tâche compliquée.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour concevoir ce projet. La méthode du Design Thinking s’y prête très bien. En effet, il est basé sur les besoins de l’utilisateur de développer des solutions innovantes et de résoudre un problème. Ainsi, en vous concentrant sur l’innovation collaborative et la co-conception, vous serez en mesure de répondre aux questions d’utilisation et aux besoins des différents collaborateurs de manière rapide et efficace.
Après avoir terminé cette étape, vous pourrez définir :
- Le besoin ;
- les objectifs du projet ;
- cibles ;
- La structure de l’intranet (toutes les sections qui devraient être présentes) ;
- Exigences fonctionnelles.
Ensuite, il est temps de faire votre plan.
3. Élaborer un plan
Selon McKinsey, 70% des projets de gestion du changement échouent.
La raison ? La résistance des collaborateurs.
Pour éviter l’échec, le mot clé est : communiquer. En effet, parler du projet encourage son adoption ! Dès le début du projet, vous pouvez :
- Donner un sens à cela ;
- Donner de la visibilité sur son évolution ;
- Expliquer les choix stratégiques ;
- Soutenez les avantages qu’il apportera.
Une communication transparente et rassurante ne peut être réalisée sans une vision claire. Soyez donc clair sur la stratégie que vous avez choisie, de la conception à l’adoption du lieu de travail numérique.
Voici quelques points que nous vous suggérons de considérer avant de franchir le pas :
- La méthode de travail : Méthode Agile ou modèle en V ?
- Gouvernance : Qui sont les intervenants ? Quand et comment se rencontrent-ils ?
- Planification : Quels sont vos jalons ?
- Formation : Qui devra être formé et qui sera responsable de la formation ? Quels documents seront mis à la disposition des formateurs ?
- Surveillance : Qui sera responsable de maintenir le service à jour et de corriger les bogues ?