5 étapes pour mettre en place
Votre Environnement de travail numérique

Les conditions de travail actuelles combinant le télétravail et le travail sur place poussent les entreprises à mettre en œuvre des outils numériques efficaces. L’amélioration de l’expérience numérique est une préoccupation majeure. L’objectif est de favoriser la collaboration, de simplifier la gestion des connaissances et d’améliorer la communication.  

Et devinez quoi ?  

L’intranet moderne permet d’atteindre ces objectifs. Donc, la mise en place d’un Environnement de travail numérique est un rêve pour beaucoup, mais il n’est pas toujours clair par où commencer. Que le projet soit initié par l’équipe des communications, des ressources humaines ou des systèmes d’information, le plan à suivre demeure le même. Comment faites-vous? Structurez votre Environnement de travail numérique? Et quelles sont les étapes d’intégration? Découvrez notre méthode en 5 étapes pour Mettre en œuvre avec succès votre Environnement de travail numérique.

Configurez votre Environnement de travail numérique

1. Impliquer les professions concernées et obtenir du soutien

Tout d’abord, définissez quelle équipe réalisera le projet. Il s’agit de la première étape cruciale dans la structuration de votre plan. Selon la situation, le projet peut être réalisé par différents départements de l’entreprise : Communication, Systèmes d’information, Gestion des connaissances ou Ressources Humaines.  

L’équipe de projet est avant tout un facilitateur. Il travaillera avec tous les ministères concernés, la direction, les utilisateurs finaux et un intégrateur pour faire du projet un succès.  

Votre intégrateur jouera un rôle clé dans le déploiement réussi d’un Environnement de travail numérique. Ils sont capables de comprendre les besoins de chaque service et de les transformer en fonctionnalités. De plus, ils connaissent votre infrastructure et vos logiciels sur le bout des doigts et vous feront gagner du temps sur les aspects techniques.

2. Définir les besoins de l’utilisateur

La deuxième étape consiste à collecter les besoins de l’utilisateur. Vous devriez vous poser les bonnes questions sur la structure de votre projet. Cela vous permettra de définir clairement vos attentes et de décrire l’objectif principal du projet. Allez-vous moderniser les méthodes de travail ou promouvoir la communication interne ? Nos spécifications peuvent vous aider dans ce processus.

Le Environnement de travail numérique seront utilisés par vos employés. Il est donc essentiel de définir leurs besoins à l’avance afin de déterminer les fonctionnalités à intégrer. N’hésitez pas à inviter les futurs utilisateurs à des ateliers de design. Vos employés sont une mine d’information extrêmement précieuse pour créer cet environnement personnalisé.  

Ce n’est pas une tâche facile !

Concilier les attentes des différents ministères peut être une tâche compliquée.  

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour concevoir ce projet. La méthode du Design Thinking s’y prête très bien. En effet, il est basé sur les besoins de l’utilisateur de développer des solutions innovantes et de résoudre un problème. Ainsi, en vous concentrant sur l’innovation collaborative et la co-conception, vous serez en mesure de répondre aux questions d’utilisation et aux besoins des différents collaborateurs de manière rapide et efficace.

Après avoir terminé cette étape, vous pourrez définir :  

  • Le besoin ;
  • les objectifs du projet ;
  • cibles ;
  • La structure de l’intranet (toutes les sections qui devraient être présentes) ;
  • Exigences fonctionnelles.

Ensuite, il est temps de faire votre plan.

5 étapes pour numériser votre entreprise

3. Élaborer un plan

Selon McKinsey, 70% des projets de gestion du changement échouent.  

La raison ? La résistance des collaborateurs.  

Pour éviter l’échec, le mot clé est : communiquer. En effet, parler du projet encourage son adoption ! Dès le début du projet, vous pouvez :  

  • Donner un sens à cela ;
  • Donner de la visibilité sur son évolution ;
  • Expliquer les choix stratégiques ;
  • Soutenez les avantages qu’il apportera.

Une communication transparente et rassurante ne peut se faire sans une vision claire. Soyez donc clair sur la stratégie que vous avez choisie, de la conception à l’adoption de la Environnement de travail numérique.  

Voici quelques points que nous vous suggérons de considérer avant de franchir le pas :

  • La méthode de travail : Méthode Agile ou modèle en V ?
  • Gouvernance : Qui sont les intervenants ? Quand et comment se rencontrent-ils ?
  • Planification : Quels sont vos jalons ?
  • Formation : Qui devra être formé et qui sera responsable de la formation ? Quels documents seront mis à la disposition des formateurs ?
  • Surveillance : Qui sera responsable de maintenir le service à jour et de corriger les bogues ?  

Transformez votre intranet en un environnement de travail numérique

Guide gratuit

4. Soutenir le changement

55 % des employés disent qu’ils ne sont pas suffisamment impliqués dans les décisions de changement qui les touchent. Et 61% s’attendent à plus de soutien dans les projets de changement. (Source : Cairn)

Vous pouvez faire mieux !

Comme vous pouvez le constater, la gestion du changement joue un rôle majeur dans l’adoption d’un Environnement de travail numérique. Soyez proactif et planifiez votre stratégie de gestion du changement. Accompagner vos employés dans cette migration maximisera l’utilisation de votre plateforme et votre ROI en même temps. Vous ne le regretterez pas.  

Nous avons plusieurs méthodes à suggérer. Par exemple, vous pouvez :  

  • Intégrer la présentation du logiciel lors d’une réunion d’équipe ;
  • Mettre la documentation à la disposition des employés ;
  • Offrir de la formation à ceux qui en ont besoin ;
  • Désignez des points de contact avec lesquels entrer en contact en cas de questions.

5. Assurer la sécurité et la gouvernance à long terme

C’est ça! Votre Environnement de travail numérique a été déployé et adopté par vos équipes!  

Félicitations !  

Nous suggérons une dernière étape, cette fois à long terme.

L’augmentation des cyberattaques appelle à la vigilance. En choisissant une solution intégrée à votre environnement de travail (Microsoft ou Google), vous réduisez le risque d’attaques, car vous disposez toujours des derniers systèmes de sécurité.  

Le Environnement de travail numérique encourage la contribution et peut introduire des risques de piratage. C’est en définissant les règles de gouvernance que vous garantirez la sécurité de votre plateforme. Définir des règles précises permet de déterminer si une action est conforme et porte atteinte à la sécurité ou non. Il s’agit donc de trouver le juste équilibre entre contrôle et flexibilité, puisqu’une expérience restreinte a un impact négatif sur l’adoption.

Cet avantage est conservé en ajoutant Mozzaik365 à Microsoft. Vos données seront stockées sur votre environnement cloud Microsoft, ce qui signifie un haut niveau de fiabilité de la sécurité des données.  

Vous savez maintenant comment configurer votre Environnement de travail numérique en 5 étapes! Voici ce que vous devez retenir :  

Choses à retenir


📌 Commencez par choisir l’équipe de projet et impliquer les parties prenantes, sans oublier votre intégrateur ;

📌 Étudier les besoins des futurs utilisateurs ;

📌 Planifiez votre déploiement ;

📌 Communiquez sur vos actions pour maximiser l’adoption ;

📌 Assurez la sécurité de vos données.

Si vous voulez commencer à planifier votre Environnement de travail numérique, vous pouvez télécharger nos spécifications prêtes à personnaliser.

FAQ

-

5 étapes pour configurer votre environnement de travail numérique

Aucun élément trouvé.