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Un espace de travail numérique est un excellent outil qui permet à votre entreprise ou organisation d’améliorer sa communication interne, de faciliter la collaboration entre ses employés ou de mieux gérer les connaissances liées à son activité.
Cependant, pour profiter pleinement de votre plateforme intranet, il est préférable d’éviter certains faux pas... Êtes-vous intéressé ? Dans cet article, Mozzaik365 révèle 10 erreurs à ne pas faire pour profiter de tous les atouts de votre Digital Workplace en 2023.
Prenez note !
# 1 Se concentrer sur la communication descendante seulement
L’intranet est un appareil qui permet trois types de communication :
- De haut en bas, du chef d’entreprise ou du service des ressources humaines aux employés, par exemple ;
- Horizontal, entre les employés, à travers un réseau social interne par exemple ;
- Ascendant, des équipes aux superviseurs.
En utilisant votre lieu de travail numérique uniquement pour ruisseler les informations du haut de votre structure vers le bas, vous manquez une occasion d’engager vos employés en les impliquant dans votre communication interne.
De plus, vous risquez de créer une sorte de frustration en eux, liée au fait qu’ils ne se sentent pas écoutés et reconnus.
Plusieurs solutions peuvent vous permettre de donner une voix aux employés de votre organisation et de stimuler l’utilisation de votre portail intranet. En particulier, vous pouvez :
- Produisez des interviews vidéo qui seront diffusées sur votre site Web interne et mettront en valeur vos talents ;
- Organisez des sondages ou configurez des boîtes à suggestions virtuelles pour recueillir les commentaires de vos équipes ;
- Utilisez un réseau social d’entreprise comme Yammer ou un agrégateur de médias sociaux comme le composant Social the Networking Wall de Mozzaik365 pour encourager les employés à interagir les uns avec les autres en partageant, en commentant et en réagissant aux publications.
💡Pour aller plus loin, découvrez les 16 meilleures fonctionnalités à intégrer dans votre intranet d’entreprise.
# 2 Utilisation de votre intranet pour la communication interne uniquement
Les intranets de 2023 sont devenus de véritables lieux de travail numériques, autant d’outils de communication interne que de plateformes de collaboration et de partage des connaissances .
En utilisant le site web de votre entreprise uniquement pour communiquer, vous vous privez de leviers précieux qui pourraient vous aider à optimiser la productivité de vos équipes, à améliorer l’ambiance de travail au sein de votre structure et à accélérer le développement des compétences de vos employés.
Au lieu de vous limiter à des fonctionnalités (essentielles) telles que le « News Wall », pensez donc à :
- Intégrer des applications de travail collaboratif, telles que Teams, dans votre intranet ;
- Équipez votre lieu de travail numérique d’un composant d’annuaire des employés qui permet à chaque employé de trouver un expert interne pour répondre à ses questions ;
- Ou, mettre en place un Wiki de gestion des connaissances pour créer une base de données des connaissances acquises par vos équipes au fil du temps.
# 3 Ne pas recruter un cercle de contributeurs
Fournir à un intranet un contenu pertinent et utile est une mission qui prend du temps.
Si cette tâche relève de la seule responsabilité de votre service des communications, de votre direction générale ou de votre service des ressources humaines, votre digital workplace risque de s’appauvrir et, en fin de compte, de devenir moins attrayant.
La solution ? Recruter un réseau de contributeurs choisis parmi les employés. Ce réseau sera responsable de :
- Produire du contenu pour votre site interne (articles de blog, infographies, fiches wiki, etc.) ;
- Animer la plateforme à travers des publications ;
- Assurez la modération sur votre réseau social interne.
Le résultat est des employés plus engagés et un intranet plus dynamique !
# 4 Aller de l’avant sans une stratégie globale ou une charte
Le fait de ne pas avoir de stratégie pour l’évolution de votre intranet ou de code de conduite pour les différents comportements que les utilisateurs doivent adopter peut faire vaciller votre projet.
Et pour cause : si vous ne suivez pas comment votre plate-forme est utilisée, vos employés peuvent progressivement perdre tout intérêt sans que vous vous en acouriez.
De plus, sans code de conduite ni charte de cybersécurité, votre intranet peut devenir cacophonique, et même représenter un risque pour votre structure.
Pour éviter que votre lieu de travail numérique ne pafoue et l’exploiter à son plein potentiel, assurez-vous de :
- Déterminez les objectifs tout au long de la durée de vie de l’appareil et définissez des KPI qui vous permettront de mesurer la réalisation de ces jalons ;
- Nommez des personnes pour vous assurer que votre charte est appliquée et mettez en place des comités directeurs pour résoudre les situations problématiques.
🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment calculer le retour sur investissement de votre lieu de travail numérique.
# 5 Oublier de mettre à jour votre lieu de travail numérique
Un intranet est un outil qui doit évoluer et être constamment mis à jour afin de s’adapter aux besoins des utilisateurs et de proposer des contenus mis à jour, utiles pour eux.
Par exemple, quel serait l’intérêt d’un Who’s Who qui n’a pas été mis à jour depuis des mois et qui ne donne pas accès aux contacts et aux compétences des nouveaux employés ?
Pour protéger votre lieu de travail numérique contre l’obsolescence et préserver son utilité :
- Désigner une personne pour le mettre à jour au fil du temps ;
- Nommer un comité directeur chargé d’examiner et de réviser régulièrement la situation ;
- Sonder fréquemment vos employés pour identifier les domaines à améliorer ;
- Choisissez une solution facile à entretenir et à mettre à niveau, comme Mozzaik365.
