Top 9 des outils
qui ont numérisé votre entreprise

Découvrez les outils essentiels pour vous soutenir dans votre transformation numérique et améliorer l’expérience des employés.

Le numérique fait désormais partie intégrante de toutes les activités commerciales et du quotidien des employés. Mais pouvez-vous dire quels outils ont vraiment numérisé le travail et permis leEnvironnement de travail numérique? C’est ce que vous découvrirez dans notre top 9 des outils qui ont propulsé votre entreprise en 2021.

Depuis plus de 15 ans, les entreprises vivent une transformation numérique. Brique par brique, ils réinventent leurs activités pour bâtir un espace de travail performant, unifié et intégré : le Environnement de travail numérique.

En réunissant les caractéristiques de plusieurs solutions en un seul endroit, il élargit les possibilités et facilite la communication interne, la collaboration interne et la gestion des connaissances. C’est à la fois un outil de productivité individuelle et un catalyseur de performance collective. C’est vraiment la base sur laquelle le milieu de travail de demain sera construit.

Mais avant d’imaginer ce que sera l’avenir, jetons un coup d’œil aux applications qui ont digitalisé les entreprises et permis l’émergence du Environnement de travail numérique.

1. L’intranet, base de la collaboration Environnement de travail numérique

Lorsque les intranets sont devenus plus largement disponibles, les entreprises ont commencé à créer du contenu numérique pour informer leurs équipes, cultiver la culture d’entreprise et créer un sentiment d’appartenance. Nouvelles, articles, vidéos, infographies, l’intranet est devenu le moyen de communication interne.

Le Environnement de travail numérique s’appuie sur le contenu et les sites qui composent l’intranet et va encore plus loin.

💡 Pour aller plus loin, découvrez-le Comment transformer votre intranet en un Environnement de travail numérique

Tout d’abord, chaque élément de contenu peut être audible et donc livré aux bonnes personnes au bon moment. Cela rationalise la circulation de l’information à chaque employé et lui permet de se concentrer sur ce qui compte pour lui. Deuxièmement, en étant intégré à d’autres outils, l’intranet n’est plus un site Web cloisonné. Il devient plus facile d’accès et plus engageant. L’intranet peut maintenant être consulté dans Teams et les communications peuvent être répondues.

Logiciel pour savoir :
📌SharePoint et Mozzaik365 pour créer votre intranet
📌Sendinblue, eTarget, MailChimp, MailJet pour les newsletters internes

2. La suite collaborative

Il est devenu difficile de trouver une entreprise qui n’a pas souscrit à des applications de collaboration internes. Google Workspace et Microsoft 365 sont devenus un incontournable dans le monde des affaires pour leurs applications collaboratives.

Tout a commencé avec les boîtes aux lettres Outlook, la création de contenu avec Word, Excel, PowerPoint et le stockage et le partage de documents avec SharePoint. Ensuite, Skype l’a rendu instantané. OneNote a même éclipsé vos notes manuscrites et post-its !

Ces applications étaient déjà compatibles entre elles, mais le Environnement de travail numérique a réussi à les décloisonner et à fluidifier la collaboration interne sans perdre en fonctionnalité. Basé sur Teams, SharePoint et le Cloud, il permet de contribuer simultanément à un document, d’avertir un utilisateur au moment précis où il y a besoin d’échanger de l’information. Vous pouvez rédiger des procès-verbaux de réunions ensemble et DANS la réunion Teams sans passer par courriel. Plus de versions de pièces jointes qui se croisent dans les boîtes aux lettres.

💡 Pour aller plus loin, découvrez 11 applications Teams pour collaborer efficacement

L’autre force de la suite collaborative est sa flexibilité : le champ de possibilités est si vaste qu’il peut être adapté à toutes les professions et à toutes les entreprises.

Les suites collaboratives leaders du marché :
📌Microsoft 365 de Microsoft
📌G Suite de Google

Outils de numérisation

3. Outils de communication numérique

Les confinements causés par la pandémie de Covid ont démontré que les outils de communication sont vitaux pour les entreprises. La messagerie instantanée, la vidéoconférence, ainsi que la téléphonie IP et les téléphones mobiles sont des incontournables.

💡 Pour aller plus loin, découvrez les 11 autres incontournables de la communication interne

Les médias de communication ont été introduits dans les entreprises par petites étapes, mais sont devenus une partie permanente de notre vie quotidienne. Grâce à eux, le télétravail est devenu de plus en plus courant.

Logiciel de suite Microsoft pour savoir :
📌 Outlook pour le courrier électronique
📌 Équipes pour la messagerie instantanée, les appels, les réunions et la vidéoconférence
📌 Yammer, le réseau social d’entreprise

Lorsque Slack est sur le marché en 2014, il a révolutionné la communication au sein des équipes et des projets. Sa force était qu’il centralisait tous les échanges, tout en les organisant par thème. La messagerie instantanée n’était plus seulement utilisée pour les échanges informels en tête-à-tête , mais aussi pour faire avancer les projets. Microsoft est allé encore plus loin avec Teams en 2017, en intégrant les réunions et la gestion des documents.

💡 Pour aller plus loin, découvrez 5 bonnes raisons de baser votre intranet sur Microsoft

Non seulement ces outils sont de merveilleux catalyseurs pour la collaboration interne, mais ils constituent le fondement de l' Environnement de travail numérique! Ils s’intègrent parfaitement à d’autres applications et créent un environnement de travail collaboratif, simple et cohérent.

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4. Applications de gestion de projet

De nombreuses entreprises fonctionnent en mode projet. Au fil des ans, leur travail est devenu de plus en plus numérisé, s’appuyant de plus en plus sur des applications SaaS spécialisées. Trello, Wrike, Jira, Asana ou Monday.com sont certainement les plus connus d’entre eux. Ces solutions sont très efficaces. Du début à la fin d’un projet, ils structurent l’exécution des tâches et les documentent.

Un autre avantage de ces plateformes est leur ouverture : elles offrent des API qui permettent à d’autres applications d’interagir avec elles.

Ces capacités sont ce qui leur a permis de faire partie de l' Environnement de travail numérique. Sans quitter votre tableau de bord personnel, vous pouvez consulter votre agenda, visualiser ou valider une tâche.

Logiciel de gestion de projet :
📌 Planificateur de tâches, liste chez Microsoft
📌 Trello, Wrike, Jira, Asans, lundi

5. CRM

Les dossiers clients ont toujours été présents, mais le CRM (Customer Relationship Management) moderne donne une nouvelle dimension à la gestion commerciale. Avec eux, vous avez maintenant une vue à 360° du client. Grâce au Environnement de travail numérique, l’accès au CRM est grandement simplifié. Il peut même être intégré au tableau de bord personnel des employés qui l’utilisent comme principal outil de travail.

L’approche API des plateformes CRM SaaS crée cette forte intégration entre les Environnement de travail numérique et CRM. Les données sont plus facilement accessibles et peuvent être utilisées par tous les services qui suivent les parcours des clients ou les ventes.

Les MRC les plus connus :
📌 Salesforce
📌 Veeva
📌 Zoho
📌 Hubspot
📌 Zendesk

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6. Applications d’affaires

Chaque entreprise a ses propres applications dédiées. La gestion des commandes, la gestion de la paie, la gestion de l’entrepôt et la gestion de la maintenance ont toutes leur propre logiciel. C’est ce qu’on appelle les « applications d’affaires ».

Cette catégorie de logiciels a fait une entrée moins discrète dans le monde du travail. En effet, leur intégration a mobilisé des équipes de projet et des intégrateurs et a nécessité une formation pour les utilisateurs. Un véritable défi de gestion du changement !

Ces outils sont très techniques et ont été personnalisés par les entreprises pour s’adapter à leur secteur et à leur entreprise. Ainsi, les logiciels d’affaires sont souvent complexes et plus difficiles à intégrer dans le Environnement de travail numérique.

Cependant, il existe des stratégies pour faire en sorte que le Environnement de travail numérique Significatif. Par exemple, chaque employé peut trouver des raccourcis vers le logiciel d’entreprise concerné dans son tableau de bord personnel et dans Teams.

7. CMS

De nombreuses entreprises se sont équipées d’un CMS (Content Management System) afin d’alimenter leurs sites de communication internes et leurs sites Web. Ce logiciel permet la gestion du flux de publication de contenu, en particulier la création par le service de communication ou les départements fonctionnels.

Les synergies entre les Environnement de travail numérique et le SGC sont évidents : le SGC alimentera le Environnement de travail numérique avec un contenu pertinent et bien segmenté pour atteindre ses cibles. Le contenu peut être affiché dans un widget d’actualités sur le tableau de bord personnel de chaque employé.

En outre, les CMS sont d’excellentes plates-formes pour collaborer à la création de contenu. Les employés peuvent devenir des « auteurs » et soumettre des articles de presse pour validation. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour augmenter le cercle de contributeurs, et ainsi créer des ambassadeurs internes. Pour la communication interne, cela signifie plus de contenu, sans perdre le contrôle des publications ou de la qualité du contenu.

CMS à connaître :
📌 Wordpress (en anglais)
📌 Shopify
📌 Wix
📌 Joomla
📌 SquareSpace
📌 Drupal

8. La numérisation des outils de gestion des ressources humaines (GRH)

Les annuaires d’entreprises, la gestion des entretiens annuels, les organigrammes, les parcours des candidats, les dossiers des employés, la mobilité interne, les utilisations de la GRH sont nombreux. Ils ont transformé la vie quotidienne des départements des ressources humaines et ont numérisé la gestion des employés.

Le service des RH a un rôle important à jouer dans la réussite d’un Environnement de travail numérique mais l’outil de GRH lui-même contient des données précieuses pour son fonctionnement. Cette information définira la façon dont les employés se rapportent à leur unité opérationnelle, à leur service et à leur groupe de travail.

Mais cette utilisation des données est à double sens. Les données livrées par la plateforme de GRH permettront de personnaliser le contenu et de simplifier l’accès à toutes les applications utiles à l’employé. À l’inverse, les fonctions d’externalisation participative de l' Environnement de travail numérique peut fournir aux RH des données sur le climat de l’entreprise. Le service des RH peut solliciter des employés par le biais de sondages, de questionnaires ou de discussions dans des forums.

Les MRH à savoir :
📌 Avature
📌 Kronos
📌 Factorielle
📌 Bondissant
📌 Cegid
📌 Facteur de réussite SAP

9. Intelligence d’affaires

L’essor des plateformes d’intelligence d’affaires dans les années 2000/2010 a donné naissance à ce qui est maintenant connu sous le nom de « Data Driven Enterprise ».

Une multitude d’outils d’analyse de données ont vu le jour. Ils sont devenus indispensables et ont donné aux données un rôle de premier plan dans la prise de décision. Aujourd’hui, il est impensable de concevoir un Environnement de travail numérique sans plateformes d’intelligence d’affaires. Leurs tableaux de bord sont accessibles de n’importe où, sans avoir à ouvrir le logiciel. Ainsi, chacun a ses propres tableaux de bord et indicateurs clés (KPI). Ils peuvent surveiller l’activité de leur service et leurs propres progrès par rapport à leurs objectifs personnels.

Par exemple, avec Microsoft Power BI, vous pouvez créer des tableaux de bord et visualiser facilement les données. Par exemple : rapports de vente, taux de désabonnement de votre application, cycle de vie du produit, etc.

Outils de BI à connaître :
📌 Power BI de Microsoft
📌 Tableau
📌 Qlik
📌Domo

Bonus, l’outil préféré de Mozzaik : le Environnement de travail numérique

Au carrefour de tous ces outils, il y a l’indispensable Environnement de travail numérique. Cette plateforme regroupe toutes les fonctionnalités du logiciel de l’entreprise et en fait un ensemble cohérent, simple et pratique. C’est grâce à des écosystèmes logiciels tels que Microsoft 365 que ce nouveau concept est né.  

💡 Pour aller plus loin, découvrez-le Comment transformer votre intranet en un Environnement de travail numérique

Le Environnement de travail numérique doit être entièrement intégré à la plateforme de collaboration, comme Mozzaik365 peut l’être avec Microsoft 365, mais il doit également être entièrement ouvert pour interagir avec l’ensemble du système d’information de l’entreprise.

Le secret d’un Environnement de travail numérique est la navigation transparente qu’elle offre aux employés. La plateforme cache toute la complexité de la connexion à des applications d’origines et de technologies très différentes.

💡 Pour aller plus loin, n’oubliez pas de sécuriser les postes de travail

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