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Selon l’Observatoire Intranet et Communication Numérique 2023 mené par Arctus, 79% des entreprises françaises utilisent Microsoft 365. La suite d’applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), d’outils collaboratifs (Teams, OneDrive, SharePoint) et de services de sécurité du géant de Redmond est donc largement implantée dans les organisations.
Cependant, selon Arctus, seulement 21% des employeurs ont mis en place un véritable lieu de travail numérique. Les employés disposant d’un environnement de travail numérique (DWE) centralisant l’information, les canaux de communication et les outils numériques dont ils ont besoin pour leur travail quotidien demeurent minoritaires.
L’absence d’un intranet conçu comme une plateforme numérique unifiée représente une occasion manquée pour les organisations. En effet, la firme de conseil Arctus observe des taux de satisfaction et d’utilisation des employés plus élevés dans les entreprises dotées d’un véritable milieu de travail moderne.
La raison de ce sous-équipement pourrait résider dans les limites de Microsoft 365. Malgré ses nombreux avantages, la suite bureautique et collaborative la plus utilisée par les entreprises présente quelques faiblesses. La bonne nouvelle? Des extensions comme Mozzaik365 permettent de surmonter facilement ces limites et de créer un intranet collaboratif attrayant. Explication.
Pourquoi Microsoft 365 est-il une pierre angulaire du lieu de travail numérique?
La suite bureautique et collaborative Microsoft 365 offre plusieurs avantages qui en font l’outil idéal pour créer un véritable lieu de travail numérique.
Les principaux avantages de Microsoft 365
Microsoft 365 est une suite logicielle complète. Cette solution comprend des outils de productivité tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Power Automate, ainsi que des applications de collaboration telles que Teams, SharePoint, OneDrive, VivaEngage, Planner, ToDo et Whiteboard. Microsoft 365 assure également un environnement de travail sécurisé pour les entreprises. La plateforme intègre de nombreux services de sécurité conçus pour protéger les données, les identités et les appareils des organisations.
Un écosystème intégré pour une collaboration optimisée
La suite Microsoft 365 se compose d’un ensemble d’applications et de services infonuagiques parfaitement intégrés les uns aux autres. Avec SharePoint et OneDrive, les employés peuvent facilement partager des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, où qu’ils se trouvent. Au besoin, les équipes peuvent collaborer sur ces documents simultanément, soit en temps réel, soit de manière asynchrone. Enfin, la plateforme collaborative Teams leur permet de communiquer en douceur grâce à des canaux de communication bien organisés.
Les avantages d’un lieu de travail numérique basé sur Microsoft 365
Grâce à ses services de productivité, de collaboration et de sécurité intégrés dans un environnement infonuagique unifié, la suite Microsoft 365 permet aux entreprises d’établir un lieu de travail numérique avec plusieurs avantages clés :
Productivité accrue
Un lieu de travail numérique basé sur la suite bureautique Microsoft 365 améliore d’abord et avant tout la productivité individuelle des employés. Ils ont accès à des outils puissants tels que Word, Excel et PowerPoint. Ils peuvent également utiliser des solutions d’automatisation comme Power Automate et l’assistant d’IA générative Microsoft Copilot. Grâce à ces technologies intégrées à l’écosystème Microsoft 365, les utilisateurs peuvent effectuer plus rapidement des tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée (tri de données, rédaction de procès-verbaux de réunions, rédaction de courriels, etc.).
Collaboration accrue
Un intranet moderne basé sur Microsoft 365 facilite également la communication interne et le travail d’équipe entre les employés. Ils peuvent interagir par le biais de fonctions de messagerie instantanée ou de vidéoconférence dans Microsoft Teams. Les équipes peuvent également travailler simultanément sur des documents partagés dans un site d’équipe SharePoint ou OneDrive. Enfin, une application de gestion de projet comme Planner permet aux membres de l’équipe de projet de suivre l’avancement des tâches et de surveiller l’atteinte de leurs objectifs communs.
Forte accessibilité et flexibilité
Un lieu de travail numérique construit avec la suite bureautique et collaborative Microsoft 365 est également synonyme d’accessibilité et de flexibilité. Comme cette solution est basée sur le cloud, elle permet aux employés d’accéder à leurs applications, fichiers et courriels de n’importe où et sur n’importe quel appareil (ordinateur de bureau, téléphone intelligent, tablette, etc.). Qu’ils soient au bureau, sur le terrain, en voyage ou en télétravail, les employés peuvent trouver les outils de travail, les conversations et les informations dont ils ont besoin pour être productifs et se sentir inclus dans la vie de l’entreprise. Grâce à la synchronisation des données, ils peuvent continuer à travailler de manière transparente, seuls ou en équipe.
Sécurité de haut niveau
Enfin, un lieu de travail numérique propulsé par Microsoft 365 assure une sécurité avancée. Avec Microsoft Intune, les administrateurs peuvent gérer l’accès à distance. Microsoft Entra ID sécurise l’accès grâce à l’authentification multifacteur. Microsoft Defender pour Office 365 offre une protection contre l’hameçonnage, les logiciels malveillants et les cybermenaces par courriel ou Teams. Enfin, Microsoft Purview permet le chiffrement de documents sensibles et assure la conformité réglementaire (comme le RGPD), réduisant ainsi les risques de perte de données et de cyberattaques.
