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¿Por dónde empezar? ¿Cómo redactar paso a paso las especificaciones para la creación de una intranet?
Déjese guiar paso a paso.
1. Realizar un estudio de alcance
Antes de empezar a redactar las especificaciones, hay que iniciar un estudio de alcance. Puede adoptar la forma de un taller para comprender mejor las cuestiones, objetivos, necesidades (casos de uso) y características requeridas por los grupos del proyecto y las áreas de especialización. A continuación, presente los resultados del estudio de alcance y compártalos con las partes interesadas.
2. Haga balance de lo que ya tiene
No lances un proyecto de puesto de trabajo digital sin hacer balance de lo que ya existe internamente. Estas son las preguntas que debes hacerte:
- ¿Qué solución tiene actualmente? ¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles?
- ¿Qué opinan los usuarios y el departamento informático?
- ¿Cuál es la principal necesidad del nuevo lugar de trabajo digital?
- ¿Qué nuevas funciones necesitará?
Este análisis debe permitir comprender mejor la naturaleza de la empresa y sus necesidades específicas. Debe ir acompañado de una descripción de la intranet actual (si existe): estructura, características, resultados obtenidos, limitaciones encontradas, etc. Por último, conviene hacer un balance de los usuarios de su intranet, es decir, el número de usuarios, su perfil y cómo la utilizan. ¿Su intranet está destinada a todos los empleados o sólo a algunos? ¿A cuáles?
Este inventario preliminar le permitirá comprender mejor sus necesidades y, por tanto, aplicar la solución más adecuada. Por supuesto, es posible que no esté satisfecho con su solución actual y que no considere necesario estudiarla. Pero estudiándola detenidamente, podrá comprender cómo poner en marcha una solución mejorada que satisfaga las necesidades de los usuarios, tanto del empresario como de los empleados.
3. Presente su empresa y el contexto en el que opera
El objetivo de esta etapa es describir todas las actividades y proyectos de la empresa, así como su organización interna (número de empleados y departamentos, presencia o no en el extranjero, posibles proyectos de desarrollo, etc.).
A continuación, hay que precisar el objetivo de la empresa. ¿Cuál es el contexto en el que opera? ¿Cuál es la necesidad inicial? ¿Qué espera la empresa de este proyecto? Puede tratarse, por ejemplo, del deseo de modernizar el entorno de trabajo, favorecer la comunicación interna, reforzar el compromiso de los empleados, mejorar la transparencia de la información, etc.
4. Describa sus necesidades funcionales, objetivos y metas
Probablemente ya tengas en mente la estructura de la intranet que quieres crear. Ahora es el momento de describir las secciones que tiene en mente. En otras palabras, aquí es donde propones la estructura de árbol de tu futuro Lugar de Trabajo Digital.
Los siguientes son ejemplos de necesidades comunes expresadas por las empresas.
Puedes quedarte con todas o elegir las que más te interesen:
- Comunicación y compromiso de los empleados (por ejemplo, creación de páginas a partir de una plantilla y publicación del contenido adecuado al destinatario adecuado);
- Experiencia de usuario (por ejemplo, facilitar la navegación a los usuarios, proporcionar un espacio de trabajo digital moderno y eficiente para dar cabida al teletrabajo);
- Colaboración (por ejemplo, facilitar la colaboración entre equipos; permitir la comunicación entre equipos de campo y de oficina; optimizar la gestión de proyectos) ;
- Gestión del conocimiento (por ejemplo, promover y facilitar el intercambio de conocimientos especializados, facilitar la investigación documental).
A continuación, deberá definir sus objetivos y correlacionar las necesidades identificadas para cada uno de ellos con el fin de proponer una intranet adaptada a cada grupo de usuarios.
No olvide incluir en sus requisitos funcionales las limitaciones técnicas vinculadas a lasdirectrices del CIO .
