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Un lugar de trabajo digital es una tecnología que reúne en un solo lugar la información, la comunicación y las aplicaciones que los empleados necesitan para trabajar.
Este espacio de trabajo digital facilita la comunicación interna, la colaboración y la gestión del conocimiento, incluso en situaciones de trabajo a distancia. Parece esencial en un momento de transición digital y de uso generalizado del teletrabajo y el trabajo híbrido.
Sin embargo, la implantación de una intranet colaborativa puede representar un coste importante para la empresa. Por ello, antes de adoptar esta tecnología, es necesario estimar la rentabilidad de la inversión asociada a ella.
En este artículo, Mozzaik365 aborda la cuestión del Retorno de la Inversión (ROI) de un Lugar de Trabajo Digital y le proporciona las claves para medir el ROI de su organización. No dudes en guardar este recurso y volver a él más adelante.
1. ROI de un lugar de trabajo digital: ¿de qué estamos hablando?
Antes de seguir adelante, empecemos por recordar qué es el ROI y qué significado tiene cuando se combina con el Lugar de Trabajo Digital.
1.1 ROI: definición
ROI es un acrónimo que significa Retorno de la inversión.
El ROI es un indicador clave de rendimiento (KPI), que permite medir la rentabilidad de un proyecto.
En la práctica, para determinar el ROI de un proyecto es necesario comparar el coste del proyecto con las ganancias o pérdidas que ha generado.
Por último, el ROI se expresa en porcentaje. Así, la fórmula para calcular el ROI es la siguiente:
🧮 [(Importe de las ganancias o pérdidas asociadas al proyecto - importe de la inversión) ÷ importe de la inversión] x 100
Si un proyecto representa una inversión de 50.000 euros y genera unas ganancias de 200.000 euros, su ROI es por tanto [(200.000 - 50.000)/50.000] x 100 = 300%.
1.2 ¿Cuál es el ROI de un lugar de trabajo digital?
Como puede ver, el ROI de un Puesto de Trabajo Digital es el indicador que permite estimar el rendimiento de un proyecto de Puesto de Trabajo Digital.
Esta métrica sopesa los beneficios o ahorros generados por la tecnología frente al gasto que supone implantarla en la organización.
📌 Si quiere descubrir cómo elegir y hacer un seguimiento de los KPI de su lugar de trabajo digital, este artículo puede ayudarle.
1.3. Por qué calcular el ROI de su lugar de trabajo digital?
Medir el ROI del Digital Workplace de la empresa permite cuantificar el impacto financiero de esta solución en la organización.
El ROI es una herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En función del retorno estimado u observado, los directivos pueden optar por invertir en el proyecto de intranet colaborativa, hacer concesiones y optar por un tipo de Digital Workplace adaptado a las necesidades y recursos de su estructura.
Como ejemplo, según un estudio realizado por la firma de investigación Forrester para Microsoft en 2019, la aplicación de comunicación y colaboración Microsoft Teams -integrada con Digital Workplaces bajo Microsoft 365, como Mozzaik365- genera por sí sola un ROI del 832% en 3 años para una empresa tipo. Así que está claro que es una buena inversión.
2. Las ventajas de un lugar de trabajo digital bajo la lupa
Según un estudio de 2017 de VMware, el retorno medio de la inversión en un Digital Workplace en todos los sectores sería del 150%.
Esta cifra puede explicarse por los beneficios de un espacio de trabajo digital en términos de comunicación interna, colaboración y gestión del conocimiento.
2.1. Beneficios en términos de comunicación interna
Gracias a los foros de debate, la mensajería, las videoconferencias y el directorio de empresa integrado, el Entorno Digital de Trabajo facilita el contacto y hace que los intercambios fluyan mejor, incluso entre empleados pertenecientes a equipos diferentes.
Esta herramienta beneficia tanto a la oficina central como a los empleados sobre el terreno, ya que es accesible desde diferentes dispositivos móviles: PC, Smartphone, tableta, etc.
Al simplificar de este modo las interacciones, las intranets de comunicación permiten a los empleados ahorrar tiempo y centrarse en tareas de mayor valor añadido, como el trato con los clientes, el diseño de nuevos productos o el análisis de datos.
Según el estudio de Forrester, la adopción de la plataforma de comunicaciones Teams, un componente clave de Microsoft 365-integratedDigitalWorkplaces, podría ahorrar millones por sí sola.
Según la encuesta, una empresa típica (5.000 usuarios) podría reducir su número de reuniones en un 18,9% utilizando Teams. Eso supone un ahorro de tiempo de 6,9 millones de dólares en 3 años.
Y el impacto financiero de los equipos en términos de comunicación no se detiene ahí.
El Communication Hub sustituye a distintas soluciones de comunicación (teléfono móvil, fijo, aplicación de conferencias web, etc.). Según Forrester, podría ahorrar a una organización típica 648.727 dólares en 3 años.
Por último, gracias a Teams, los empresarios pueden ahorrar en gastos de viaje y hotel. Videoconferencia, chat y coautoría garantizan la calidad de las interacciones en directo. Ya no es necesario desplazarse para comunicarse.
Como resultado, la organización modelada por Forrester podría ahorrar 150 viajes nocturnos en 3 años, por un total de 233.080 dólares.
🍿 Para ir más allá, descubre 6 ejemplos de estrategias de comunicación interna
2.2. Beneficios en términos de colaboración interna
Los beneficios del lugar de trabajo digital en términos de colaboración interna también son numerosos.
Las intranets colaborativas facilitan el trabajo en equipo, gracias a herramientas de co-creación (Co-Authoring), compartición de documentos y creación de sitios de equipo.
El resultado, según VMware, es que el 48% de las empresas que se han equipado con un puesto de trabajo digital afirman haber optimizado su capacidad para responder a las oportunidades de negocio, frente al 34% de las demás organizaciones.
Según Forrester, en una empresa típica que haya adoptado Teams, los trabajadores de la sede central podrían ahorrar 4 horas a la semana gracias a la mejora de la colaboración y el flujo de información. Eso supone un ahorro de 14,3 millones de dólares en tres años.
La misma fuente también informa de que los empleados de campo que utilizan Teams para colaborar con sus compañeros ahorran una media de 45 minutos a la semana. Este ahorro de tiempo podría sumar más de medio millón de dólares de ahorro para una organización típica a lo largo de tres años.
Y las ventajas de la plataforma colaborativa no sólo afectan al personal operativo. Según la empresa de investigación, Teams puede reducir el tiempo de decisión en un 17,7% para los responsables de la toma de decisiones. El resultado: un beneficio de 451.273 dólares en 3 años para una estructura típica.
Por último, según Forrester, los Equipos serían la fuente de una disminución de los costes relacionados con rotación de personal y incorporación. Con una reducción del 0,4% en la rotación y del 17% en los costes de incorporación, la plataforma colaborativa podría ahorrar a una empresa media 1,42 millones de dólares en tres años.
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2.3. Beneficios en términos de intercambio y gestión de conocimientos
Los beneficios de las intranets colaborativas se dejan sentir igualmente en términos de intercambio y gestión del conocimiento.
Un Lugar de Trabajo Digital como Mozzaik365 permite orientar la difusión de la información y establecer una verdadera Gestión Electrónica de Documentos (GED ) para facilitar la recuperación de datos y la contribución a una base de conocimientos.
Esto podría ahorrar 8 horas de tiempo a la semana por empleado, la misma cantidad de tiempo que el 95% de los empleados franceses pierden buscando información, según un estudio realizado en 2021 por ABBYY.
Pero eso no es todo. Según el estudio de Forrester, la provisión de recursos en Equipos, a través de la Nube también ahorra horas de trabajo.
Según la empresa de investigación, la mejora de la accesibilidad a los documentos supondría una disminución del 14,6% del tiempo de inactividad. El resultado: un ahorro de 257.586 dólares en tres años para una instalación típica.
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Como habrá comprendido a partir de estos ejemplos, los beneficios de instalar un Puesto de Trabajo Digital en una organización pueden ser numerosos y representar ganancias y ahorros significativos para la empresa.
Sólo queda compararlos con los costes de adopción de esta tecnología para determinar el ROI. Para saber cómo hacerlo, sigue leyendo.
