Breve retrospectiva: del portal de empresa al lugar de trabajo digital
¿Se acuerda de portales de empresatambién llamados intranets? Son páginas estáticas cuya finalidad es compartir información específica con los empleados de la empresa.
Para los más novatos, es necesario diferenciar una intranet de una página de Internet. La diferencia radica en la accesibilidad de la página. En efecto, la particularidad de la intranet es que sólo es accesible internamente, es decir, por los empleados de la empresa.
De la intranet estática al Lugar de Trabajo Digital se han producido algunas evoluciones. Entonces, ¿cómo surgió el lugar de trabajo digital?
Hace algunos años, una intranet era una simple página estática cuya finalidad era compartir información con los empleados de la empresa. Los departamentos de Comunicación y Recursos Humanos difundían documentos y/o información a los empleados en un enfoque de comunicación descendente. Las primeras intranets nacieron a finales de los 90, y más concretamente en 1996: fue entonces cuando se lanzó "Intranet Genie", un producto desarrollado por Frontier Technologies que fue también el primer software de tipo intranet diseñado específicamente para la comunicación y colaboración entre empleados.
La intranet ha evolucionado haciéndose más dinámica e integrando nuevas funcionalidades. Tras un periodo de fuerte desarrollo en la década de 2000, ahora podemos encontrar redes sociales corporativas con (entre otros) Yammer y Facebook Workplace, mensajería instantánea (Teams, Slack...) y enlaces a herramientas empresariales. Estos desarrollos permiten a los empleados beneficiarse de un entorno de trabajo digital único y fluido, accesible desde un ordenador, y también desde un smartphone o una tableta para los empleados móviles.
El objetivo del Lugar de Trabajo Digital es ahora facilitar la colaboración y la interacción y permitir que los empleados se sientan vinculados a los valores de la empresa, reforzando su sentimiento de pertenencia.
En resumen, la diferencia entre una intranet y un Lugar de Trabajo Digital es la siguiente: la primera es una herramienta interna relativamente compartimentada con una funcionalidad limitada, mientras que el segundo es un espacio de trabajo digital versátil y sin fisuras. En otras palabras, el Lugar de Trabajo Digital es una caja de herramientas digitales que los empleados utilizan a diario. Por tanto, la intranet forma parte del Lugar de Trabajo Digital.
¿Qué es un lugar de trabajo digital?
El término Lugar de Trabajo Digital se utiliza desde hace varios años, y más concretamente desde finales de la década de 2000. Aunque no tiene una definición oficial (¿todavía?), puede decirse que se trata de un entorno de trabajo digital (o digitalizado) que :
En otras palabras, es un conjunto de tecnologías y herramientas digitales que resultan útiles a los empleados en el desempeño de sus tareas diarias y que se adaptan a las necesidades específicas de una organización. Se trata de un enfoque holístico que centraliza las herramientas existentes y se integra plenamente con las aplicaciones empresariales. Así, el Lugar de Trabajo Digital suele incluir las siguientes herramientas (la lista no es exhaustiva):
Espacios de almacenamiento en la nube;
Aplicaciones de chat;
Herramientas de gestión de proyectos e intercambio de agenda;
Aplicaciones de videoconferencia;
Herramientas de gestión electrónica de documentos.
Lo mejor de un lugar de trabajo digital es que puede ser utilizado por todos los miembros de una empresa, incluidos los empleados sobre el terreno. Esto permite que todos los usuarios participen, tanto si están in situ como si no. Además, el Puesto de Trabajo Digital ofrece a todos los empleados la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, de forma totalmente segura. Al hacer posible y accesible el trabajo en una amplia gama de situaciones, permite la transformación digital de las empresas.
Ventajas del lugar de trabajo digital
Los beneficios de implantar un Lugar de Trabajo Digital son numerosos. Mencionaremos aquí los tres principales: la mejora de la comunicación interna, el refuerzo del trabajo en equipo (colaboración) y la simplificación del intercambio de conocimientos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos beneficios no son exhaustivos, y que cada empresa puede encontrar muchos intereses diferentes en la implantación de un Lugar de Trabajo Digital.
Convierta su intranet en un lugar de trabajo digital
Muchas comunicaciones acaban archivadas en un buzón de correo electrónico, sin haber sido leídas por los empleados. Esto puede ser muy frustrante para el departamento de comunicación, que puede sentir que trabaja en balde y/o que no es capaz de hacer circular la información necesaria. Más allá de la sensación, el impacto negativo es importante para las empresas: por ejemplo, puede provocar una pérdida de adhesión a los proyectos y valores de la organización, así como una disminución del compromiso general de los empleados. En general, esto conduce a un aumento de la rotación...
Ahí es donde entra en juego el lugar de trabajo digital.
El Lugar de Trabajo Digital facilita el acceso a la información gracias a una segmentación avanzada que permite comunicar la información adecuadaa la persona adecuada en el momento adecuado. Además, aparte de esta estrategia de comunicación, las etiquetas permiten a los empleados seleccionar la información que les interesa para mantenerse informados sobre un tema relevante. Esto aumenta significativamente la tasa de compromiso de los contenidos compartidos y ofrece a los empleados un ahorro de tiempo real en la búsqueda de información.
2- Mejorar la experiencia de los empleados y fomentar la colaboración
El Lugar de Trabajo Digital proporciona una experiencia digital positiva y fluida a los empleados, facilitando muchas de sus tareas diarias. Como ecosistema, simplifica el trabajo colaborativo gracias a numerosas funcionalidades: compartición de documentos y agendas, videoconferencia, mensajería instantánea, gestión documental, Teams (en el caso de un Digital Workplace de Microsoft)... Y esto es tanto más importante cuanto que los métodos de trabajo actuales combinan el teletrabajo y el trabajo presencial, y hacen que equipos geográficamente distantes colaboren.
La falta de acceso a información relevante puede hacer perder mucho tiempo a los empleados y, en última instancia, mucho dinero a las empresas. Gracias a las herramientas de gestión del conocimiento, el lugar de trabajo digital se está convirtiendo en un activo importante en el día a día de los empleados. Así, el conocimiento no se pierde cuando un experto abandona la empresa, y la búsqueda de información se simplifica.
¿Cómo se hace? Es muy sencillo:
Gracias a la disponibilidad de información en la Nube ;
Mediante el versionado, que consiste en trabajar sobre un mismo documento guardando varias versiones del mismo, a medida que se modifica;
Convirtiendo a los empleados en actores de la creación de contenidos y animándoles a contribuir;
Proporcionando una biblioteca de gestión del conocimiento y evitando complejos árboles de documentación;
Proporcionando procedimientos y fichas de productos accesibles en 2 clics gracias a un motor de búsqueda avanzado.
¿Cómo utilizar la IA generativa en el lugar de trabajo digital?
1. Eliminar bloqueos y acelerar la creatividad
La IA Generativa se convierte en una herramienta inestimable para superar los bloqueos creativos, ya que proporciona una amplia gama de aportaciones creativas. En lugar de depender únicamente de sesiones de brainstorming, ofrece continuamente un flujo de ideas innovadoras, sugerencias de contenido y estímulos creativos, liberando a los empleados de las limitaciones de los métodos creativos convencionales y aliviando las presiones para generar conceptos originales.
2. Acelerar la comprensión y la investigación
En un entorno en constante evolución que exige una rápida adaptación, a los comunicadores internos se les asigna con frecuencia la tarea de comprender rápidamente temas novedosos. La IA generativa actúa como un ágil compañero de investigación, escaneando rápidamente extensos conjuntos de datos y resumiendo información compleja en ideas digeribles. Al condensar conceptos complejos en resúmenes accesibles, no sólo acelera el proceso de aprendizaje, sino que también capacita a los comunicadores para difundir eficazmente estos conocimientos en toda la organización, fomentando canales de comunicación más claros e informados.
3. Optimizar la creación y distribución de contenidos
La IA generativa acelera el proceso de creación de contenidos agilizando los flujos de trabajo y mejorando la productividad. Al automatizar varios aspectos de la generación de contenidos, facilita una entrega coherente de información atractiva y pertinente en todas las plataformas internas. Agiliza la producción de diversos formatos de contenido, como entradas de blog impactantes, anuncios oportunos, boletines informativos y otros materiales esenciales. Este mecanismo de creación de contenidos rápido y eficaz no sólo mantiene un flujo regular de actualizaciones, sino que también garantiza su pertinencia y resonancia en el contexto de la organización, atendiendo a las necesidades cambiantes de la audiencia.
Ejemplos concretos de IA generativa para mejorar la experiencia digital
Automatización de la redacción de documentos importantes :
Imagine una herramienta avanzada perfectamente integrada en la infraestructura del lugar de trabajo digital, dotada de capacidades de procesamiento del lenguaje natural, capaz de analizar meticulosamente transcripciones de reuniones o informes exhaustivos. Esta herramienta destila y resume de manera competente las ideas clave, los puntos de acción y la información crítica, alineándolos con las entradas proporcionadas. Al automatizar esta laboriosa tarea, libera a los empleados del laborioso proceso de sintetizar manualmente datos voluminosos, lo que les permite reorientar su atención hacia iniciativas estratégicas y tareas de mayor valor añadido.
Asistencia en la creación de contenidos personalizados
Un avanzado sistema de IA integrado en el entorno de trabajo digital, equipado con algoritmos de aprendizaje automático, adapta los mensajes y contenidos a los distintos segmentos de empleados, garantizando el máximo compromiso y relevancia. Este sistema basado en IA analiza meticulosamente el comportamiento, las preferencias y las interacciones históricas de los usuarios para elaborar una comunicación personalizada y específica. Al adaptar dinámicamente el lenguaje, el tono y la estructura del contenido, optimiza la resonancia de los mensajes para diversos grupos de empleados, mejorando en última instancia su receptividad y fomentando un mayor compromiso con la información transmitida. Este enfoque personalizado permite a las organizaciones ofrecer contenidos que no sólo son muy pertinentes, sino que también tienen una gran resonancia en cada empleado, lo que aumenta la eficacia general de la comunicación.
Rapidez en la creación de materiales de comunicación
La IA generativa sirve de poderoso aliado en el rápido desarrollo de materiales de comunicación variados, que abarcan boletines informativos, presentaciones y mucho más. Al aprovechar las capacidades de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural, agiliza el proceso de creación automatizando varios pasos de la producción de contenidos. Esto incluye la generación de borradores iniciales, la sugerencia de diseños e incluso la incorporación de elementos visuales. Esta aceleración acorta significativamente el tiempo que suele requerir el desarrollo de este tipo de materiales, lo que permite a los empleados producir de forma eficiente boletines y presentaciones pulidos sin el laborioso esfuerzo manual. Como resultado, la integración de Generative AI agiliza el flujo de trabajo de creación de contenidos, permitiendo la rápida entrega de materiales de comunicación de calidad profesional adaptados a necesidades o eventos específicos dentro de la organización.
¿Cómo crear un lugar de trabajo digital?
1. Identifique sus propias necesidades
La implantación de un Puesto de Trabajo Digital debe responder a las necesidades concretas de una empresa. En primer lugar, pregúntese cuáles son sus necesidades concretas y qué objetivos van asociados a ellas. ¿Quiere mejorar el flujo de información? ¿Reforzar el sentimiento de pertenencia de sus empleados? ¿Mejorar la recuperación de documentos y el intercambio de información entre empleados? Esta fase de identificación debería permitirle centrarse en los procesos que hay que poner en marcha, y crear así un Lugar de Trabajo Digital pertinente y eficaz que pueda evolucionar con su empresa.
2. Definir un gestor del puesto de trabajo digital
Es imposible lanzar un proyecto de Puesto de Trabajo Digital sin nombrar a un responsable. Cualquiera que sea su cargo (responsable de RR.HH., responsable informático, etc.), esta persona deberá garantizar el buen desarrollo del proyecto: implantación de las herramientas, formación de los empleados, acompañamiento del cambio, etc. También deberá estar disponible para responder a las preguntas de los empleados y ofrecer un servicio postventa.
3. Recuerde formar a sus empleados
Cambiar los métodos y/o herramientas de trabajo de la noche a la mañana, sin preparar a los empleados, suele ser contraproducente. Si quiere que la implantación de su Puesto de Trabajo Digital sea lo más fluida posible, y que se adopte masivamente, necesita preparar a sus empleados de antemano explicándoles por qué se están produciendo estos cambios y por qué son útiles. Esto puede hacerse creando una guía del usuario con toda la información pertinente u organizando sesiones de formación a distancia. Cuanto mejor preparados estén los empleados para los cambios que se avecinan, más rápido los adoptarán.
Ninguna empresa puede permitirse hoy descuidar su transición digital. De hecho, es un paso necesario promover la adopción de una cultura digital en la empresa, así como las herramientas que la acompañan. Concretamente, se trata de hacer que la tecnología digital no sólo sea accesible, sino también ventajosa para los empleados. Esto implica multiplicar las acciones de comunicación y formación. De este modo, la adopción del Lugar de Trabajo Digital será más sólida y rápida.
5. Mida el rendimiento de su lugar de trabajo digital
Medir el rendimiento de un Puesto de Trabajo Digital es importante. Y, contrariamente a lo que podría pensarse, ¡esta fase debe pensarse antes de desarrollar el proyecto! En efecto, definir los KPI de su Puesto de Trabajo Digital le permite establecer objetivos precisos y los medios para alcanzarlos. Estos objetivos pueden ser los siguientes: mejorar la satisfacción de los empleados o aumentar el número de clientes potenciales. Y si comprueba que los resultados no están a la altura de sus expectativas, tendrá la oportunidad de introducir cambios en su Puesto de Trabajo Digital, con vistas a una mejora continua.
SharePoint, que es el lugar de trabajo digital para crear sitios internos para las empresas.
Microsoft 365 incluye muchas otras herramientas: Outlook, la suite ofimática (que incluye Word y Powerpoint), Planner, Delve, etc.
Desde la llegada de Microsoft 365 (antes Office 365), el editor está proporcionando cada vez más esfuerzos para romper los silos de su base de aplicaciones con el fin de proporcionar una experiencia sin fisuras para el usuario final. La llegada de Microsoft Viva en 2021 es un ejemplo perfecto.
Sin embargo, el alcance funcional de la suite de Microsoft no permite una experiencia fluida y atractiva sin el uso de desarrollos específicos o software integrado.
¿Debe dejar Microsoft para crear su lugar de trabajo digital?
Esta solución, aunque atractiva, plantea muchos problemas. En efecto, abandonar Microsoft significa :
Duplicación de prestaciones: algunas prestaciones se solaparán, haciendo que las empresas paguen dos veces;
Fallos de seguridad, ya que los datos se guardan en dos lugares;
Una pérdida de sentido de la hoja de ruta informática, ya que abandonar Microsoft no permite racionalizar las aplicaciones que tiene en stock;
Usuarios at ascados por demasiadas aplicaciones.
Entonces, ¿cuál es la solución para utilizar Microsoft como un lugar de trabajo digital en toda regla?
Existe una solución alternativa que no requiere un desarrollo específico. De hecho, la estrategia de Microsoft se basa en asociaciones que complementan las características de sus soluciones.
Mozzaik365 es uno de estos partners. Proponemos una solución fluida y completa para que las empresas puedan implantar su Digital Workplace desde su entorno Microsoft. Es fácil y rápido: ¡nuestra solución permite crear un espacio totalmente personalizado en menos de 3 semanas!
A Digital Workplace reúne herramientas digitales dentro de la intranet de la empresa. Accesible tanto a los equipos de campo como a los de oficina, su objetivo es mejorar la experiencia digital de los empleados.
¿Cuál es la diferencia entre una intranet y un lugar de trabajo digital?
El Lugar de Trabajo Digital es una extensión de la intranet, centrada en la colaboración interna. Es un entorno de trabajo digital accesible para todos, en cualquier lugar.
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