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Las condiciones laborales actuales, que combinan el teletrabajo y el trabajo presencial , están empujando a las empresas a implantar herramientas digitales eficientes. Mejorar la experiencia digital es una preocupación clave. El objetivo es fomentar la colaboración, simplificar la gestión del conocimiento y mejorar la comunicación.
¿Y adivina qué?
La intranet moderna permite alcanzar estos objetivos. Así que la creación de un lugar de trabajo digital es un sueño para muchos, pero no siempre está claro por dónde empezar. Tanto si el proyecto lo inicia el equipo de Comunicación como el de Recursos Humanos o el de Sistemas de Información, el plan a seguir sigue siendo el mismo. ¿Cómo se estructura el Puesto de Trabajo Digital? ¿Y cuáles son los pasos de la integración? Descubra nuestro método de 5 pasos para implantar con éxito su Puesto de Trabajo Digital.
1. Implicar a las profesiones pertinentes y obtener apoyo
En primer lugar, defina qué equipo llevará a cabo el proyecto. Este es el primer paso crucial para estructurar su plan. Dependiendo de la situación, el proyecto puede ser llevado a cabo por distintos departamentos de la empresa: Comunicación, Sistemas de Información, Gestión del Conocimiento o Recursos Humanos.
El equipo del proyecto es ante todo un facilitador. Trabajará con todos los departamentos pertinentes, la dirección, los usuarios finales y un integrador para que el proyecto sea un éxito.
Su integrador desempeñará un papel clave en el éxito de la implantación de un puesto de trabajo digital. Son capaces de entender las necesidades de cada departamento y convertirlas en funcionalidad. Además, conocen al dedillo su infraestructura y software y le ahorrarán tiempo en los aspectos técnicos.
2. Definir las necesidades del usuario
El segundo paso consiste en recoger las necesidades del usuario. Debe hacerse las preguntas adecuadas sobre la estructura de su proyecto. Esto le permitirá definir claramente sus expectativas y describir el objetivo principal del proyecto. ¿Va a modernizar los métodos de trabajo o a fomentar la comunicación interna? Nuestras especificaciones pueden ayudarle en este proceso.
El Puesto de Trabajo Digital será utilizado por sus empleados. Por tanto, es esencial definir previamente sus necesidades para determinar las funcionalidades que deben integrarse. No dude en invitar a los futuros usuarios a talleres de diseño. Sus empleados son una mina de información muy valiosa para construir este entorno personalizado.
No es tarea fácil.
Conciliar las expectativas de los distintos departamentos puede ser una tarea complicada.
Para diseñar este proyecto pueden utilizarse varios métodos. El método Design Thinking se presta muy bien a ello. En efecto, se basa en las necesidades del usuario para desarrollar soluciones innovadoras y resolver un problema. Así, centrándose en la innovación colaborativa y el codiseño, podrá responder a las cuestiones de uso y a las necesidades de los distintos colaboradores de forma rápida y eficaz.
Una vez completado este paso, podrás definir:
- La necesidad;
- Objetivos del proyecto;
- Objetivos;
- La estructura de la intranet (todas las secciones que deben estar presentes) ;
- Requisitos funcionales.
Entonces es el momento de elaborar su plan.
3. Elaborar un plan
Según McKinsey, el 70% de los proyectos de gestión del cambio fracasan.
¿La razón? La resistencia de los colaboradores.
Para evitar el fracaso, la palabra clave es: comunicar. En efecto, hablar del proyecto favorece su adopción. Desde el principio del proyecto, puedes:
- Dale sentido;
- Proporcionar visibilidad sobre su evolución;
- Explique las opciones estratégicas;
- Apoye los beneficios que aportará.
Una comunicación transparente y tranquilizadora no puede lograrse sin una visión clara. Así que tenga clara la estrategia elegida, desde el diseño hasta la adopción del lugar de trabajo digital.
Le sugerimos que tenga en cuenta algunos puntos antes de dar el paso:
- El método de trabajo: ¿Método ágil o modelo V?
- Gobernanza: ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Cuándo y cómo se reúnen?
- Planificar: ¿Cuáles son sus hitos?
- La formación: ¿A quién habrá que formar y quién se encargará de la formación? ¿Qué material se pondrá a disposición de los formadores?
- Supervisión: ¿Quién se encargará de mantener el servicio actualizado y corregir los errores?