Como herramienta de productividad para los empleados, pero también como atractivo para las generaciones X, el Lugar de Trabajo Digital es clave para la productividad y la agilidad de las empresas modernas. Crear un Digital Workplace no es un proyecto como los demás. He aquí las claves para que el suyo sea un éxito.
El Lugar de Trabajo Digital es sin duda el gran reto de esta década para las empresas. Verdadero entorno de trabajo conectado al empleado, es a la vez la oficina virtual y una nueva forma de trabajar. La encuesta Gartner 2020 Digital Workplace Survey mostró que el Lugar de Trabajo Digital se ha convertido en una prioridad para el 68% de los directivos tras el episodio COVID, pasando en pocas semanas del estatus de "Nice to Have" al de "Must Have".
Para muchos consultores y directivos, se trata de un verdadero avance tecnológico en el mundo laboral, una herramienta para infundir más agilidad a las organizaciones. El diseño de los Open Spaces y las salas de reuniones debe integrar plenamente esta nueva dimensión digital del trabajo. Además, este entorno se ha convertido en el principal vínculo entre el teletrabajador y la empresa y las ganancias de productividad son espectaculares. Según una encuesta realizada por Avanade entre 500 directivos y CIO, ¡estas ganancias pueden llegar al 67%!
Además, el Lugar de Trabajo Digital contribuye a mejorar la imagen de marca de la empresa entre sus empleados. En este sentido, es un elemento de la marca empleador, como lo era hace unos años el coche de empresa o el tamaño de la oficina. En 2021, no se atrae ni se retiene a candidatos de gran potencial con herramientas digitales obsoletas.
Un lugar de trabajo digital para los oficios por encima de todo
Según la empresa de investigación Arctus, aunque el 79% de las empresas francesas encuestadas en 2021 dispondrán de una intranet, solo el 39% de ellas creen que realmente ofrecen funciones dignas de un Lugar de Trabajo Digital a sus empleados. Desplegar un lugar de trabajo digital no es un proyecto trivial. No existe un modelo único que pueda implantarse en todas las empresas. Cada sector de actividad, cada profesión tiene sus propias especificidades y cada empresa su propia organización. El Lugar de Trabajo Digital debe reflejar esto y debe tener en cuenta todas estas especificidades desde su concepción.
Desplegar un lugar de trabajo digital no consiste simplemente en abrir cuentas de Microsoft 365 a los empleados. Ofrecer herramientas sin dialogar con los futuros usuarios es una receta para el fracaso. Por eso es absolutamente necesario realizar un proyecto previo para identificar las necesidades reales de los empleados.
El papel del departamento informático es enmarcar el proyecto, garantizar su integración y la seguridad de los datos. Sin embargo, es esencial implicar a los representantes de las empresas en los grupos de trabajo. Son ellos los que ayudarán a identificar las funciones que les serán útiles, las que necesitan, pero que no están integradas en la suite de colaboración elegida.
Lugar de trabajo digital ágil
Convierta su intranet en un lugar de trabajo digital
Las funciones clave del éxito de un lugar de trabajo digital
Cada empresa, cada departamento de TI o incluso cada usuario tiene su propia visión de su lugar de trabajo digital ideal. Este se basará en las herramientas de Microsoft Teams, así como en SharePoint y el portal de la intranet para estimular y generar colaboración.
Algunas recetas son comunes a todos los proyectos:
Centralice las herramientas de productividad y colaboración en un entorno común. Debe reflejar la imagen que la empresa desea cultivar entre sus empleados. El Lugar de Trabajo Digital debe ser ergonómico, pero también de diseño estudiado y elegante. Un estudio de Kissflow realizado en 2021 muestra que para el 42,7% de los usuarios, la multiplicación de herramientas es el principal obstáculo para su productividad.
Adaptar el Lugar de Trabajo Digital al contexto de la empresa. Las prioridades en términos de gestión y organización no son las mismas para una start-up tecnológica que para una gran empresa industrial. El Puesto de Trabajo Digital debe reflejar esta cultura corporativa.
Personalice el diseño y el contenido en función del tipo de usuario de la empresa. Las prioridades y los intereses de los usuarios de los servicios de apoyo son diferentes de los del personal operativo o de gestión. El Cuadro de Mando que aparece en pantalla debe generarse en función del perfil del usuario.
Ofrecer multilingüismo: aunque el inglés sea el idioma de uso de la empresa, aplicar el multilingüismo puede ser una baza para atraer a los usuarios. Las funciones de traducción automática, fáciles de implementar, ayudan a los usuarios no angloparlantes a familiarizarse con la herramienta. Esta sencillez estimula de forma natural la participación de los usuarios en los foros, el chat y la red social corporativa(RSC).
Integre todas las herramientas empresariales de los empleados. Evite el efecto silo en el que cada aplicación funciona independientemente de las demás. El papel del lugar de trabajo digital es ser abierto e integrar todas las herramientas del empleado en un único entorno. Es una forma de aumentar la productividad de los empleados, pero también de simplificar la curva de aprendizaje para los nuevos empleados.
Por qué un lugar de trabajo digital debe estar vivo
Crear un lugar de trabajo digital de éxito es una cosa, y ser capaz de hacerlo vivir y evolucionar es otra.
La única forma de lograr una buena adopción por parte de los usuarios y la sostenibilidad es garantizar que el Lugar de Trabajo Digital siga siendo relevante para las necesidades reales de la empresa. Las empresas y organizaciones deben adaptarse constantemente a su entorno y el Lugar de Trabajo Digital debe reflejar esta agilidad. El ejemplo de las intranets creadas con Lotus Domino hace unas décadas demuestra una cosa: una tecnología que no es capaz de interactuar con herramientas más modernas acabará muriendo.
El lugar de trabajo digital debe ser ágil. No es un proyecto que se detenga tras su despliegue inicial. Microsoft ha comprendido este imperativo y evoluciona muy regularmente su oferta de Microsoft 365 en función de los nuevos usos y de los comentarios de sus usuarios.
A nivel empresarial, debe aplicarse el mismo enfoque. El equipo del proyecto debe ser capaz de hacer evolucionar su Digital Workplace cuando Microsoft introduzca nuevas herramientas dentro de su suite Microsoft 365 o cuando la empresa despliegue una nueva solución para satisfacer sus necesidades.
El estudio de Avanade"Global Survey: Las empresas no están preparadas para la llegada de un verdadero Lugar de Trabajo Digital" mostró que un Lugar de Trabajo Digital no sólo aumenta la productividad de los empleados y, en última instancia, los ingresos, sino que también es una gran herramienta de compromiso para los empleados. Los analistas estiman que el nivel de compromiso generado por un proyecto de este tipo es de +53%. Para mantener tal nivel de actividad a lo largo del tiempo, es necesario poder animar constantemente la intranet. Tanto si el proyecto inicial está dirigido por el departamento de Comunicación, Recursos Humanos, el departamento de TI o Gestión del Conocimiento, el Lugar de Trabajo Digital debe estar dirigido por una red de colaboradores. Sus miembros deben disponer de todos los medios técnicos para alimentar el Lugar de Trabajo Digital con contenidos de forma muy sencilla, en unos pocos clics. No sólo hay que alimentar la intranet con contenidos pertinentes para generar compromiso entre los empleados, sino que también hay que procurar optimizar esta distribución en función del perfil de los usuarios. La capacidad de orientar la distribución de contenidos por población de empleados permite aumentar los intercambios e iniciar procesos de innovación. En este sentido, el Lugar de Trabajo Digital va mucho más allá de la mera provisión de herramientas de colaboración.
Agilidad digital Lugar de trabajo
El departamento informático debe garantizar la seguridad de los contenidos
La seguridad es una cuestión clave para el buen funcionamiento de un Lugar de Trabajo Digital y esta dimensión debe integrarse en el proyecto desde el principio. No se puede ofrecer un entorno de trabajo que pueda convertirse potencialmente en una fuente de fuga de datos o ser inmovilizado por malware o ransomware. La experiencia reciente ha demostrado que, en tales situaciones, es la propia actividad de la empresa la que se pone en peligro. Promover los intercambios entre empleados o con socios de la empresa aumenta el nivel de riesgo. Por eso es importante integrar esta dimensión de seguridad desde el inicio del proyecto de Puesto de Trabajo Digital y no preocuparse por ella hasta que esté listo para su lanzamiento.
Es preferible optar por una plataforma que, como Microsoft 365, sea "Secure by Design", es decir, diseñada desde el principio teniendo en cuenta las cuestiones de ciberseguridad. Además, los datos no deben replicarse entre varios sistemas. Mozzaik365 es una extensión natural de la plataforma Microsoft y no replicará datos. Este enfoque de complemento es una garantía de seguridad contra la fuga de datos.
Aspectos a tener en cuenta
📌 Un Digital Workplace debe ser capaz de evolucionar al ritmo de la empresa y de las nuevas necesidades de sus usuarios de negocio;
📌 No se trata de un one shot, sino de una plataforma construida para durar e integrarse con todo el ecosistema TI de la empresa;
📌 Esto debe acomodar todas las aplicaciones actuales o futuras de la empresa al tiempo que garantiza la seguridad de los datos intercambiados por los empleados;
📌 Mientras que Microsoft 365 se ha establecido como la plataforma de colaboración número uno para las empresas francesas, como una extensión de Microsoft, Mozzaik365 ahora aparece claramente como la solución ideal para desplegar su Lugar de Trabajo Digital.
PREGUNTAS FRECUENTES
-
Agilidad, la clave para un lugar de trabajo digital construido para durar
.svg)
