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Todos los buenos propósitos para mejorar su lugar de trabajo digital. ¡Aquí tiene una lista no exhaustiva, a completar según la situación!
1. Alternar la comunicación descendente y ascendente
Situación: La comunicación Top Down consiste en que la dirección se comunica con los empleados. Por el contrario, la comunicación Bottom Up consiste en la retroalimentación de información de los empleados a la dirección. Aunque una puede ser más pertinente que la otra en algunos casos, lo ideal es mezclar ambas.
Solución: Dé voz a todo el mundo, ya sea entrevistando a los empleados en las noticias publicadas en la intranet, pidiendo opiniones con sondeos y buzones de sugerencias, o permitiendo comentar o compartir con Yammer o el componente Muro de las redes sociales. El objetivo: que su intranet no sea sólo un lugar para la comunicación de la dirección, sino que se convierta en un lugar para compartir.
2. Centralizar la comunicación, la colaboración y la gestión del conocimiento en una única plataforma.
Situación: Las herramientas a disposición de los empleados no siempre se encuentran en el mismo lugar. Tampoco les permiten siempre trabajar en cooperación con sus compañeros. El resultado: sensación de dispersión y menor rendimiento.
Solución: Intente ofrecer herramientas que fomenten la colaboración y animen a las personas a trabajar juntas, como el Quién es quién (que permite a un colaborador encontrar a un experto interno que le ayude con una tarea o misión), la coedición de documentos o la facilitación de documentación.
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3. Crear un círculo de colaboradores para alimentar la intranet
Situación : La intranet puede convertirse rápidamente en un lugar congelado, donde la información simplemente se cruza. Para que los empleados se apoderen de ella, es importante garantizar una acción regular.
Solución: Lo ideal es realizar este trabajo con varias personas, reclutando "colaboradores" entre los empleados. Así podrán producir contenidos juntos, animar la plataforma y moderar los comentarios. Acuérdate de definir previamente una línea editorial, para evitar cualquier dispersión o falta de pertinencia.
4. Definir una estrategia global para su lugar de trabajo digital
Situación: Una intranet debe estar viva. Sin una estrategia, la intranet podría carecer de dinamismo e incluso ser abandonada por los empleados.
Solución: Elige objetivos específicos (en términos de audiencia, número de compartidos, número de visualizaciones, etc.) y establece hitos para alcanzarlos. También es importante establecer KPI para medir cada uno de estos objetivos a lo largo del tiempo. Otra medida a poner en marcha es el nombramiento de personas que velen por el buen funcionamiento del Lugar de Trabajo Digital, a las que se podrá recurrir en caso de problemas.
5. Actualizar y hacer evolucionar el lugar de trabajo digital
Situación: Para ser atractivo, un lugar de trabajo digital debe actualizarse periódicamente. Tiene que evolucionar con el tiempo, sobre todo en función de las opiniones de los usuarios.
Solución: Asignar la responsabilidad de la intranet a una o varias personas concretas. Otra solución: crear un comité directivo que se encargue de analizar y rediseñar la intranet periódicamente. Para facilitar el trabajo de este comité de dirección, es importante encuestar a los usuarios sobre lo que esperan y sobre las sugerencias que tienen que hacer. En general, piense en elegir una herramienta fácil de mantener y desarrollar.
6. Hacer gestión del cambio para crear adopción
Situación: No basta con implantar un Puesto de Trabajo Digital para que se adopte masivamente. Como en cualquier implantación de una nueva herramienta, hay que utilizar técnicas de Gestión del Cambio.
Solución: Crear una verdadera estrategia de gestión del cambio. Comunicar ampliamente la nueva herramienta, su uso y sus ventajas. Forme también a los directivos para que la promuevan entre sus equipos.
7. Promover el lugar de trabajo digital
Situación: Esta medida forma parte de una estrategia de Gestión del Cambio. El objetivo es convencer a los empleados de la utilidad del Lugar de Trabajo Digital en su vida diaria y conseguir que lo consideren una herramienta esencial.
Solución: Organizar demostraciones y/o sesiones de formación para los empleados. Con ejemplos concretos, podrán descubrir las ventajas del Lugar de Trabajo Digital. No descuides otros medios de comunicación: campañas de correo electrónico, carteles, distribución de folletos...
