Pourquoi migrer vers une solution intranet SaaS ?

7 bonnes raisons d’utiliser une solution intranet SaaS

Raison no 1 : Contrôle des dépenses

Le modèle « sur site » est généralement coûteux. Une solution intranet SaaS aide à contrôler les dépenses, car l’entreprise économise le coût du matériel et paie en fonction de ses besoins réels, au lieu de payer une somme forfaitaire pour le logiciel.

Raison n ° 2 : Réduction de la charge de travail pour les équipes informatiques

Le fournisseur de solutions SaaS en est entièrement responsable, y compris la maintenance et le dépannage. Cela réduit la charge de travail du service informatique, qui peut utiliser le temps économisé pour des tâches plus stratégiques.

Raison no 3 : Amélioration de la communication interne

Avec une solution SaaS, il n’est plus nécessaire d’installer un logiciel pour les nouveaux employés. Tout ce qu’ils ont à faire est d’avoir accès à l’outil en ligne ! Cela facilite leur intégration et leur permet de bénéficier plus rapidement des outils de communication interne.

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Raison n°4 : L’utilisation de l’intranet dans toutes les situations, même à distance

Avec le SaaS, l’intranet de votre entreprise n’est plus lié à un seul poste de travail. Cela signifie que les utilisateurs peuvent utiliser les applications fournies à n’importe quel endroit, même lorsqu’ils sont en déplacement. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une connexion Internet.

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Raison n ° 5 : Sécurité accrue

Avec le modèle SaaS, toutes les données sont stockées à distance, dans le cloud. Les problèmes de sécurité (par exemple, les cyberattaques) et les pertes de données dues à des défaillances matérielles sont donc réduits au minimum.

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Raison n ° 6 : La mise en œuvre rapide de toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel

Nous avons vu que le fournisseur d’une solution SaaS est responsable de tous ses aspects. Cela inclut également les mises à jour, que l’entreprise n’a plus besoin de gérer en interne. Les utilisateurs bénéficient donc toujours de la version la plus récente de l’intranet.

Raison n ° 7 : Manque d’équipement nécessaire

Alors qu’une solution intranet SaaS n’a pas besoin d’espace physique pour fonctionner (puisque tout est stocké dans le Cloud), les logiciels intégrés nécessitent du matériel : serveurs, locaux dédiés... À une époque où de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs dépenses et coûts immobiliers, le SaaS offre une flexibilité bienvenue.

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Comment choisir votre solution intranet SaaS ?

Un intranet fluide et efficace est un excellent levier dans une stratégie de communication interne. Grâce à cet outil, vos employés bénéficieront en effet d’un lieu où toutes les informations relatives à l’entreprise sont centralisées, mais aussi d’une culture d’entreprise renforcée et d’une meilleure gestion des projets, réunions et événements.

Par conséquent, le choix d’une solution intranet doit être fait avec soin. C’est une décision qui ne doit pas se limiter à la seule question du coût : plusieurs autres paramètres devraient guider votre choix. En voici quelques-uns :

• La possibilité (ou non) de créer un lieu de travail numérique ;
• Le niveau de sécurité de la solution ; ‍
• La connexion possible avec d’autres outils déjà utilisés par l’entreprise : à cet égard, Microsoft 365 est imbattable, d’autant plus qu’il est possible d’ajouter des extensions naturelles à SharePoint et de télécharger des applications vers Teams ; ‍
• La flexibilité de la solution (l’accès au logiciel est-il instantané, dès la signature du contrat ?) ; ‍
• La qualité de l’expérience utilisateur : s’il est médiocre, l’intranet ne sera pas utilisé ou sera peu utilisé par les employés et représentera un fardeau inutile pour l’entreprise. D’où l’importance de placer l’utilisateur au centre de l’approche ;
• Évolutivité : l’éditeur de logiciels met-il souvent à jour sa solution ? Les améliorations régulières soutiennent-ils le développement de mon entreprise ; ‍
• Accessibilité : cette notion englobe plusieurs aspects, soit l’accessibilité pour les employés handicapés, mais aussi pour les employés qui voyagent fréquemment, les employés qui n’ont pas d’ordinateur, les télétravailleurs, etc. D’une manière générale, une solution SaaS sera recommandée aux entreprises ayant une population assez nomade ;
• La possibilité d’adapter l’intranet aux évolutions de l’entreprise : par exemple, si l’entreprise ouvre une nouvelle filiale dans un pays étranger, l’intranet pourrait-il être traduit et/ou adapté en fonction des spécificités du pays en question ? Les communications internes peuvent-elles être ciblées en fonction du pays des utilisateurs ? etc.
• La capacité d’analyser les utilisations pour améliorer l’outil et/ou détecter les tendances ; ‍
• Visibilité des coûts : le coût d’une solution SaaS est généralement transparent (puisque l’entreprise paie des frais d’abonnement, ce qui permet de lisser les coûts dans le temps), alors que les logiciels sur site offrent peu de visibilité dans ce domaine. En effet, il faut prendre en compte le coût de l’obsolescence des technologies utilisées, le coût de la main-d’œuvre, le coût lié à l’évolution de la solution, etc.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, opter pour une solution intranet SaaS présente de nombreux avantages. Sécurité accrue, flexibilité accrue, réduction de la charge de travail pour les équipes informatiques, possibilité d’utiliser la solution à distance depuis n’importe quel appareil...

Si le modèle « Sur site » peut intéresser certaines entreprises, celles qui recherchent avant tout une solution pratique, flexible et moins restrictive, adaptée à l’évolution du marché du travail, se tourneront sans hésitation vers un intranet SaaS.

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