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Comme vous le savez, un intranet d’entreprise n’est pas seulement un outil essentiel pour la communication et la collaboration internes, mais aussi pour la culture d’entreprise et même pour la productivité collective et individuelle.
Vous envisagez d’équiper votre organisation d’un intranet collaboratif, ou mieux encore, d’un véritable intranet collaboratif. Environnement de travail numérique, et avez-vous une idée précise des besoins auxquels il doit répondre?
Pour vous aider à faire votre choix parmi toutes les fonctionnalités possibles, Mozzaik365 vous présente les caractéristiques essentielles d’un bon intranet d’entreprise, leurs utilisations et leurs avantages.
Lisez attentivement ce qui suit !
1. Caractéristiques qui facilitent la communication interne
La communication interne est un vecteur important de l’engagement et du bien-être des employés. Il conditionne leur soutien au projet commun et les amène à s’impliquer dans sa réalisation.
Les idées originales peuvent vous aider à stimuler votre communication interne. Néanmoins, pour faciliter la communication au sein de votre organisation, assurez-vous d’intégrer également les fonctionnalités suivantes :
1.1. Le mur des nouvelles, pour partager les bonnes informations avec les bonnes personnes
Le mur d’actualités personnalisé est une fonctionnalité essentielle à ajouter à votre intranet d’entreprise.
Il offre plusieurs avantages. Il permet :
- créer un véritable intranet de communication en centralisant le contenu interne (articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, etc.) ;
- d’envoyer les bonnes informations aux bonnes personnes en ciblant les communications ;
- mettre en évidence les messages les plus importants et même entamer un dialogue avec les employés ;
- pour satisfaire les besoins de chaque employé, grâce à l’abonnement aux thèmes.
Avec le Mozzaik365 Environnement de travail numérique News Wall, il est possible de créer un contenu élégant, standardisé et multilingue et de le pousser ensuite à un public cible.
La cerise sur le gâteau est que les employés peuvent réagir aux publications et personnaliser leur flux d’informations en s’abonnant à leurs thèmes préférés. Logiquement, ils sont plus intéressés par le contenu publié sur les intranets de l’entreprise. Quelle façon de renforcer leur engagement !
Par exemple, la composante « Mes flux » intégrée à Mozzaik365 Environnement de travail numérique News Wall permet aux employés de s’abonner aux thèmes de leur choix afin de se voir offrir les derniers contenus connexes (pages web ou documents).
1.3. Cibler les communications pour transmettre le bon message à la bonne personne au bon moment
Le ciblage des communications est particulièrement utile pour le service de communication interne . Grâce à cette fonctionnalité intranet, l’équipe de communication ne peut en effet faire apparaître le contenu qu’à certains groupes d’employés. Ceci est idéal pour assurer une meilleure réception des messages et pour éviter que les employés ne se perdent dans une masse d’informations inappropriées.
Le Mozzaik365 Environnement de travail numérique offre la possibilité de distribuer de l’information à des publics spécifiques. Le composant Gestionnaire d’événements , par exemple, permet de cibler chaque événement en fonction du profil de l’utilisateur. De même, le volet Nouvelles vous permet de pousser chaque nouvelle à un public spécifique.
2. Caractéristiques qui facilitent la gestion des connaissances
Les connaissances produites par une organisation représentent un véritable capital incorporel qui devrait être maintenu et valorisé.
L’intranet de l’entreprise peut être mobilisé dans cette perspective. Un bon intranet comprend des fonctionnalités de gestion des connaissances.
Voici les plus importants :
2.1. Gestion électronique des documents (EDM), pour co-construire et partager les connaissances
Un espace de gestion électronique des documents (EDM) est un allié important pour formaliser, centraliser et organiser les connaissances (souvent implicites) qui émanent de l’entreprise et de ses employés.
Plus précisément, cet outil de gestion de documents dématérialisé permet de contrôler le cycle de vie des documents internes, de leur (co)création à leur archivage, en passant par leur modification, leur partage et leur stockage.
SharePoint est une excellente solution pour créer un DMS, notamment parce qu’il s’intégrera parfaitement à votre Microsoft 365 Environnement de travail numériqueet Teams. Enrichis par Mozzaik365, les sites SharePoint facilitent le partage et l’organisation des connaissances.
La clé est de pouvoir les trouver facilement.
2.2. La recherche avancée, pour trouver rapidement les informations nécessaires pour terminer le travail
Une fonction de recherche avancée est un must pour tout intranet d’entreprise moderne. Si votre intranet est utilisé pour partager des processus, des meilleures pratiques et des connaissances internes, vous ne pouvez pas vous passer de cette fonctionnalité. Et pour cause : si les connaissances sont documentées, mais ne peuvent être trouvées lorsqu’un employé en a besoin, l’EDM devient inutilisable.
C’est l’une des fonctionnalités les plus puissantes du duo Mozzaik365 x Microsoft 365 !
Les documents peuvent être nommés, étiquetés, triés, associés à des métadonnées et à des auteurs, puis trouvés en quelques clics grâce à une barre de recherche et à des filtres précis.
La recherche avancée permet aux employés d’économiser du temps et de la frustration. Ils peuvent facilement accéder à l’information qu’ils recherchent et apprendre continuellement de leurs pairs.
La recherche avancée apporte deux avantages essentiels à votre intranet :
- Libérez du temps pour que vos équipes effectuent leurs missions ;
- Accroître les compétences de tous les employés, les rendant ainsi plus efficaces dans leur travail.
2.2. Aide à la contribution, pour permettre à chacun de diffuser facilement ses connaissances
Le partage des connaissances à l’interne peut être aussi gratifiant que chronophage. Pour encourager le partage des connaissances, envisagez d’intégrer une fonctionnalité de contribution à votre plateforme intranet .
L’aide à la contribution prend la forme d’un raccourci pour la création de documents à partir de modèles conçus par l’administrateur de l’intranet. Il devient facile de publier de belles pages claires, structurées, formatées et illustrées. Des personnes bien informées peuvent créer des matériaux utiles et percutants en quelques clics !
Là encore, le Mozzaik365 Environnement de travail numérique peut être pris comme exemple. Le volet « aide à la contribution » permet aux utilisateurs d’alimenter le système de gestion de contenu (SGC) avec des modèles d’articles.
