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En 2017, selon une étude menée par Cap’Com, les trois quarts des autorités locales et des établissements publics interrogés ont déclaré qu’ils avaient déjà une telle plate-forme, et les trois quarts de ceux qui n’étaient pas encore équipés prévoyaient de créer un intranet bientôt.
Face à l’enthousiasme légitime des administrations et des entreprises publiques pour cette technologie, une question se pose : comment mettre en place un intranet dans le secteur public ?
Ce sujet vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne les clés pour réaliser ce projet et trouver un fournisseur adapté aux besoins de votre structure et de vos travailleurs le plus facilement possible.
Profitez de votre lecture !
La valeur d’un intranet pour les travailleurs de la fonction publique
Les intranets sont une solution de communication et de collaboration incontournable pour les acteurs des secteurs privé et public . Selon l’étude cap’com susmentionnée, 70% des organisations publiques qui ont un intranet de communication interne considèrent qu’il s’agit d’un outil dont elles ne peuvent pas se passer.
Et pour cause, une plateforme intranet facilite le partage d’informations (informations RH, Who’s Who, etc.) et le ciblage des communications aux populations concernées, par exemple grâce à un « News Wall » personnalisé. Mais ce n’est pas tout...
Un espace de travail numérique favorise également la collaboration interne, en particulier lorsque les fonctionnaires et les employés font du télétravail ou travaillent sur le terrain. Il donne accès à des outils de co-édition (Tableau blanc Microsoft, Excel Live, Word, etc.), à des listes de tâches partagées et à des wikis pour créer une base de connaissances commune.
Enfin, lorsqu’il comprend un réseau social interne et porte les couleurs de l’organisation, un portail intranet est un canal de diffusion de la culture de l’organisation et un vecteur de cohésion entre les employés. Il brise les silos, renforce l’esprit d’équipe et favorise un sentiment d’appartenance chez les travailleurs et les employés.
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Les particularités d’un projet intranet dans le secteur public
Bien que les avantages d’un lieu de travail numérique soient identiques pour les entités publiques et privées, les projets intranet réalisés par le secteur public ont certaines spécificités.
D’abord et avant tout, la solution choisie doit fournir le plus haut niveau de sécurité informatique pour assurer l’intégrité des données, en particulier celle des utilisateurs et des constituants. Par exemple, Microsoft365 offre une protection contre les accès non autorisés et les menaces en ligne, y compris les ransomwares et les e-mails malveillants.
Ensuite, le prestataire en charge de la création et de la maintenance de l’intranet est désigné après appel d’offres ou choisi parmi un groupe d’achats publics tel que l’Union des Groupements d’Achats Publics, ou UGAP.
💡 Le saviez-vous ? UGAP est un intermédiaire entre les fournisseurs et les clients publics. Il propose à ce dernier un catalogue d’éditeurs déjà sélectionnés après appel d’offres, dans le respect des règles de passation des marchés publics. Grâce à ce centre d’achat public, les acteurs publics économisent du temps, de l’argent, de la sécurité et simplifient leurs achats. Et, la cerise sur le gâteau : le Mozzaik365 Digital Workplace est référencé dans le catalogue multi-éditeurs UGAP !
Étapes de mise en œuvre d’un intranet dans le secteur public
Compte tenu des particularités des projets intranet réalisés par des organismes publics, la mise en place d’un Milieu de travail numérique destiné à une administration, à une communauté ou à une entreprise d’État doit suivre plusieurs étapes spécifiques. En voici quelques-uns :
Étape 1 : Faire le point avec les intervenants
La première étape de la création d’un intranet consiste à faire le point sur l’intranet existant. À ce stade, si votre organisation dispose déjà d’un espace de travail numérique, vous devez recueillir des commentaires : ce qui convient aux utilisateurs et au service informatique, quelles fonctionnalités sont manquantes, ce qui pourrait être amélioré, etc.
Étape2 : Écrire une spécification
La création d’un document de spécification est une étape clé dans le d’un intranet. Ce document servira de feuille de route tout au long du projet, déterminant les différentes caractéristiques de votre Digital Workplace et permettant enfin à votre fournisseur de savoir ce que vous attendez d’eux.
Vos spécifications doivent être divisées en différentes sections :
- Une présentation de votre entreprise, de son contexte et de ses objectifs ;
- Une description de vos besoins fonctionnels et de vos contraintes techniques ;
- Une description des services attendus de votre fournisseur (planification, livrables, soutien, etc.) ;
- Une description de l’intranet que vous souhaitez obtenir en amende (cas d’utilisation, expérience utilisateur, etc.).
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