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Excellent outil de partage d’informations et de connaissances, l’intranet peut rapidement devenir un véritable dépotoir s’il n’est pas bien organisé. Cependant, de la même manière que vous n’ouvririez pas un placard plein d’objets usagés, les employés d’une entreprise peuvent rapidement se détourner d’un intranet mal structuré. D’où l’importance de l’optimiser autant que possible... De quelle façon ? Nous partageons avec vous quelques suggestions dans cet article.
1. Avant-propos : Qu’entend-on par « optimisation de l’intranet » et pourquoi est-il utile ?
Un intranet est un réseau interne qui rassemble des informations, des documents et des connaissances pour relier les différentes équipes et départements d’une entreprise. À l’heure où le télétravail se généralise, il est particulièrement important, car il permet la centralisation de toutes les informations nécessaires, facilitant ainsi la communication et la collaboration internes.
Lorsqu’il est utilisé correctement, l’intranet devrait être en mesure de fournir toutes les informations qu’un employé recherche, de manière rapide et facile. Cependant, si ce réseau est mal géré et/ou mal structuré, trouver de l’information peut rapidement devenir un parcours du combattant. Il perd alors toute son utilité. C’est ce que nous montre l’enquête menée par Workvivo , dans laquelle 57% des employés déclarent ne pas trouver leur intranet utile. D’autre part, 24% des entreprises interrogées ne sont pas satisfaites de l’expérience numérique et de la structure d’information de leur intranet.
L’optimisation de l’intranet consiste donc à structurer le contenu, de manière à ce qu’il soit précis, fluide, détaillé et mis à jour. Concrètement, un intranet doit permettre aux utilisateurs de :
- Rédiger et accéder à divers contenus : informations internes, articles, offres d’emploi, communiqués de presse, actualités, documents de travail...
- Trouvez facilement l’information que vous recherchez, quel que soit le type d’information dont vous avez besoin ;
- Interagir avec d’autres utilisateurs, que ce soit en publiant des messages, en commentant des articles ou en partageant des informations ;
- Intégrez des images, des vidéos, des emojis et du formatage dans leurs messages.
Pour réaliser cette optimisation, le meilleur outil sur le marché est Microsoft Teams. Facilement accessible, au cœur de Microsoft 365, Teams vous permet d’optimiser votre intranet pour en faire un véritable centre de communication et de partage des connaissances.
📌 Pour revenir aux bases de Microsoft Teams et comment l’utiliser, explorez les 5 cas d’utilisation des équipes incontournables.
2. Utilisation des équipes
Grâce à l’écosystème Microsoft, les ressources intranet sont disponibles dans Teams.
Pour rechercher du contenu, il vous suffit d’aller sur la page d’accueil et de rechercher dans la barre de recherche Teams. En intégrant le composant De recherche de Mozzaik365, vous pourrez rechercher des documents, des e-mails, OneNote et même des experts internes. Les résultats de la recherche sont ensuite affichés, affichant les fichiers, les messages directs et les canaux Teams, correspondant à la requête. Mieux encore, vous pouvez également créer une page de recherche avancée personnalisée avec l’intégration de filtres et des verticales personnalisées vers lesquelles l’utilisateur peut être redirigé à l’aide des fonctionnalités de Mozzaik365
Vous pouvez rechercher et récupérer du contenu et des nouvelles pertinents à partir de la barre de recherche Mozzaik365.
3. Optimisez la structure arboresce
L’arborescence d’un intranet correspond à son architecture, c’est-à-dire l’organisation des différents niveaux d’information. Ceci est réalisé en créant des pages et des en-têtes. Il est essentiel de réfléchir à l’arborescence de votre intranet : ce n’est qu’alors que vous pourrez créer un réseau précis et intuitif, où les informations que vous recherchez peuvent être trouvées facilement. Pour ce faire, commencez par répertorier tout le contenu et les informations que vous souhaitez avoir dans votre intranet. La deuxième étape consiste à prioriser tous ces éléments. Votre arborescence doit être basée sur les besoins de vos employés. Cela nécessite d’étudier les indicateurs au préalable en fonction de l’utilisation qu’ils en font (les contenus les plus consultés, les informations les plus recherchées, etc.)
Pour vous aider dans la construction de votre arborescence, n’hésitez pas à la matérialiser : il vous suffit de faire un diagramme avec plusieurs branches, pour montrer les différentes pages et sous-pages.
Pour ce faire, les informations doivent être centralisées, en ajoutant des raccourcis vers les outils les plus utilisés. Les informations doivent être hiérarchiques et liées entre elles, en fonction du contenu le plus consulté et/ou le plus recherché par les utilisateurs.
Enfin, il peut être intéressant de lier l’intranet à d’autres outils et moyens de communication de l’entreprise : réseaux sociaux, calendrier, KPI Salesforce (pour les équipes de vente), Power BI (pour les équipes de direction), etc. Cela évite toute dispersion d’informations et rend votre intranet indispensable au quotidien.
4. Concentrez-vous sur une expérience utilisateur optimale
L’expérience utilisateur est de loin l’élément le plus important à prendre en compte afin d’optimiser votre intranet. En effet, il doit être en mesure de répondre aux besoins de vos utilisateurs, tant sur l’aspect fonctionnel que sur les contenus proposés (nouvelles du secteur d’activité, métiers, informations sur la vie de l’entreprise, etc.).
Selon l’étude Nexthink, 82% des employés interrogés souhaitent améliorer l’expérience de leurs employés.
Voici comment faire de l’expérience de l’employé le cœur de votre projet intranet :
- Définissez les besoins de vos employés en leur posant les bonnes questions ;
- Impliquez et formez vos employés dans les outils que vous avez mis en place. 56% d’entre eux croient qu’ils n’ont pas les compétences requises pour maîtriser les technologies numériques ;
- Mettre en place un système de gouvernance pour gérer le contenu de votre intranet ;
- Gardez votre intranet en vie. C’est un outil qui doit évoluer en fonction des technologies et des besoins de vos employés. Interrogez vos utilisateurs pour optimiser votre intranet au fil du temps.
Tout comme une bonne expérience client rend votre entreprise plus rentable, l’expérience des employés joue également un rôle crucial dans le succès de votre entreprise.
En investissant vos efforts pour offrir à vos employés une expérience numérique optimale, vous verrez un changement dans la productivité, un roulement plus faible et un meilleur engagement des employés.
À l’ère de la guerre des talents, l’expérience employé est un véritable levier concurrentiel pour attirer et retenir les meilleurs profils !
📢 Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez Microsoft Viva, la plateforme d’expérience des employés.
5. Cibler la communication à chaque population
L’optimisation de votre intranet nécessite des audits analytiques pour mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent, quelles ressources sont les plus demandées et quel contenu fonctionne le moins bien. Les données obtenues devraient être ventilées par population, ce qui devrait permettre un meilleur ciblage de la communication à chaque catégorie d’utilisateurs.
Rappelez-vous : l’objectif est d’offrir un chemin fluide, dans lequel l’information est facilement détectable. Avec Mozzaik365, vous pouvez cibler vos audiences et définir des flux thématiques, pour un intranet 100% personnalisé.
💡 Pour aller plus loin, lisez notre article sur la façon de cibler correctement votre communication interne !
6. Diffuser les pratiques exemplaires aux employés
La mise en place d’un intranet sans expliquer son objectif aux utilisateurs est inutile. Pour être exploité, un tel réseau doit être promu auprès des populations concernées et la façon dont il fonctionne doit être suffisamment claire. Pour que vos employés adoptent et adhèrent à votre intranet, ils doivent être impliqués dès le début. D’où l’importance de les former de la bonne façon d’utiliser l’intranet, afin que la consultation de ce réseau devienne une habitude quotidienne. Cette formation doit être incluse dans le cours d’intégration pour chaque nouvel employé, et régulièrement mise à jour afin qu’elle ne devienne pas obsolète.
Par exemple, il est essentiel de former vos employés sur les meilleures pratiques de cybersécurité à mettre en œuvre et ainsi sécuriser vos environnements de travail pour lutter contre les attaques informatiques fréquentes.
🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams.
7. Créez des modèles pour créer de belles pages en 2 clics
Microsoft 365 et SharePoint vous permettent de créer une plate-forme personnalisée à l’aide de modèles faciles à utiliser. En quelques minutes, vous pouvez personnaliser la conception de votre intranet et lui donner une véritable identité visuelle avec les couleurs et l’image de votre entreprise.
Les extensions naturelles comme Mozzaik365 peuvent également vous offrir de nouvelles fonctionnalités et conceptions, sans jamais compromettre la sécurité de votre environnement. Avec Mozzaik365, il devient très facile de créer de belles pages en quelques clics ! La création d’intranets collaboratifs et engageants est à la portée de tous.