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À l’ère de la numérisation des entreprises et du travail hybride, les services de stockage de fichiers en ligne et les plateformes de travail collaboratif sont désormais légion. Alors , pourquoi choisir SharePoint pour créer votre intranet ? Quelles sont les caractéristiques de cet outil et, plus important encore, quels sont les avantages les plus importants ? Dans cet article, Mozzaik365 jette un coup d’œil à la question.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une plate-forme de partage de contenu et de travail d’équipe pour les entreprises et les administrations. Ce service fait partie de la suite Microsoft 365 déjà utilisée par de nombreuses organisations.
Les origines d’un outil de référence
L’histoire de SharePoint a commencé en 2001 avec le lancement par Microsoft de deux solutions : la plate-forme de gestion de documents SharePoint Team Services (STS) et l’intranet et l’éditeur de site d’équipe SharePoint Portal Server (SPS). Depuis lors, SharePoint a subi une série d’évolutions, avec une nouvelle version révélée tous les trois ans. Disponible en ligne depuis 2013, SharePoint est devenu un outil de référence pour la création d’intranets collaboratifs, la curation de contenu et la gestion de documents numériques. À ce jour, le logiciel compte plus de 190 millions d’utilisateurs dans plus de 200 000 organisations.
Intranets SharePoint : du prêt à l’emploi au personnalisé
La solution SharePoint offre plusieurs options de personnalisation adaptées aux besoins et contraintes des différentes organisations. Il vous permet de créer :
- Des intranets « out-of-the-box » qui sont faciles à déployer et à administrer en raison de leur nature standard ;
- Intranets « In-a-Box », rapides à configurer grâce à leur pré-configuration, tout en restant personnalisables pour répondre aux exigences de l’entreprise ;
- Intranets « personnalisés », entièrement personnalisés, mais nécessitant un investissement humain et financier plus important.
Chaque organisation peut choisir la solution intranet SharePoint qui convient à ses ressources, à ses attentes et à ses défis.
Les principales caractéristiques de SharePoint
La solution SharePoint offre également de nombreuses fonctionnalités, notamment :
- La création de sites intranet permettant de communiquer des nouvelles, des événements et des procédures de l’entreprise à ses employés ;
- La création de sites extranet configurés pour le partage externe permettant de transmettre des informations et de travailler sur des projets avec des partenaires extérieurs à l’entreprise ;
- Gestion des fichiers et des documents pour stocker, organiser et partager des documents à l’aide de bibliothèques de documents et de listes de fichiers ;
- Recherche de contenu personnalisée qui permet aux employés de rechercher des sites SharePoint pour trouver rapidement les informations dont ils ont besoin ;
- Gestion de contenu Les flux de travail permettent de créer des processus automatisés pour effectuer des tâches courantes, telles que l’approbation des documents, la notification des mises à jour ou la validation des formulaires ;
- Intégration de SharePoint Online à d’autres outils tels que l’application de communication collaborative Microsoft Teams, la messagerie Outlook ou le service de stockage de fichiers en ligne OneDrive pour une meilleure collaboration et productivité.
Comme nous pouvons le voir, SharePoint est une solution intranet complète et flexible qui peut répondre aux différents besoins des entreprises, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité. Ce faisant, SharePoint apporte différents avantages aux organisations.
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Les avantages d’un intranet SharePoint
L’utilisation de SharePoint pour créer votre intranet présente plusieurs avantages notables :
Optimisation de la collaboration interne
Tout d’abord, un intranet SharePoint favorise la collaboration interne. Cette solution basée sur le cloud vous permet de créer des sites d’équipe. Dans ces espaces collaboratifs, les employés participant à un projet peuvent partager des fichiers (images, pdf, etc.), produire et modifier des documents ensemble (Excel, Word, PowerPoint, etc.) et configurer des flux de travail pour automatiser certaines tâches, telles que l’approbation d’un nouveau rapport. En bref, les membres du groupe peuvent collaborer et aller de l’avant ensemble sur leur projet, même s’ils ne sont pas au même endroit ou ne pratiquent pas le travail hybride.
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Une communication interne et externe plus fluide
Deuxièmement, un intranet SharePoint facilite la communication interne et externe. Grâce aux sites d’équipe, les employés appartenant au même département ou groupe de projet peuvent facilement partager des informations entre eux, même lorsqu’ils sont sur la route ou qu’ils travaillent à domicile. L’organisation peut également créer un site de communication. L’objectif est de rassembler en un seul endroit des informations, des nouvelles et des événements qui intéresseront et mobiliseront les employés.
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Gestion simplifiée des documents et connaissances plus accessibles
Un intranet SharePoint est également idéal pour centraliser les connaissances et les rendre plus accessibles aux employés. Il est en effet facile de transformer SharePoint en un EDM, c’est-à-dire un outil de gestion électronique de documents. Avec SharePoint, l’entreprise peut stocker ses documents, leur administrer des droits d’accès, mais aussi retracer leur historique, de leur création à leur archivage en passant par leurs versions successives. Les fichiers sont organisés en listes et en bibliothèques. La barre de recherche SharePoint facilite leur recherche. En prime, les employés peuvent partager leurs connaissances et leurs idées en créant et en co-éditant des pages Wiki.
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Une plateforme flexible et sécurisée
Un intranet SharePoint offre à la fois une flexibilité et un haut degré de sécurité. Les employés peuvent accéder à leur espace de travail numérique (DWS) à partir de n’importe quel support (tablette, smartphone, ordinateur) et de n’importe où. Cependant, la sécurité des données est garantie. Par exemple, les administrateurs peuvent attribuer différents niveaux d’autorisation aux utilisateurs et gérer les droits d’accès au contenu hébergé sur l’intranet. De plus, les documents ne sont plus perdus dans les boucles de courrier électronique. Un dernier exemple : les employés ne s’identifient qu’une seule fois pour accéder à leurs différentes applications, ce qui limite les risques de piratage lors de la connexion.
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Facilité d’adaptation et d’intégration
Du point de vue de l’employeur et des personnes en charge du déploiement de la solution, un intranet SharePoint présente un avantage majeur : sa facilité d’hébergement et d’intégration avec d’autres outils. SharePoint Online est hébergé sur microsoft cloud, il n’y a donc pas besoin d’un serveur physique et aucune maintenance associée. Un autre point fort est que SharePoint peut s’intégrer à un grand nombre d’applications, y compris Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Planner, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype Enterprise et Salesforce (pour n’en nommer que quelques-uns). Cela signifie que les employés peuvent ouvrir ces programmes sans quitter SharePoint ou accéder aux sites SharePoint à partir d’eux.
Des équipes plus productives
En conséquence des points précédents, un intranet SharePoint est un levier de productivité pour les équipes et pour l’entreprise. Il centralise et rend accessibles en quelques clics toutes les informations et tous les outils dont les employés ont besoin pour travailler efficacement. Pas besoin de naviguer d’un programme à l’autre, SharePoint s’intègre à la suite Office365 et plus encore. Mieux encore, avec SharePoint, les employés peuvent créer des flux de travail pour automatiser certains de leurs processus métier (processus d’achat, approbations de projets, révisions de documents, etc.). Un moyen très efficace d’augmenter la productivité.
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Une expérience utilisateur plus satisfaisante
Enfin, un intranet Sharepoint offre une bonne expérience numérique aux employés. Ils peuvent facilement accéder à leur espace de travail numérique, qu’ils soient sur le terrain ou au bureau. Ce point d’entrée unique leur permet d’ouvrir rapidement toutes leurs applications et de se déplacer de manière transparente entre elles. Enfin, ils peuvent trouver les informations, les nouvelles et les documents qui les intéressent sans être submergés par une masse de données. Un bon intranet est en effet l’une des clés pour lutter contre la surcharge d’informations dans les entreprises.
Comme nous pouvons le voir, les avantages d’un intranet SharePoint sont nombreux. Alors, en termes concrets, comment pouvez-vous utiliser SharePoint pour créer l’intranet de votre entreprise ?
Étapes de création d’un intranet SharePoint
Toute organisation disposant de la suite Microsoft 365 peut facilement créer un intranet SharePoint 365, sans avoir à coder. Pour ce faire, il suffit de suivre quelques étapes simples :
1. Choisissez le bon type de site SharePoint
Tout d’abord, accédez à Microsoft 365, ouvrez SharePoint et choisissez le type de site que vous souhaitez créer. Vous avez deux options :
- Créez un site d’équipe pour améliorer la communication horizontale et la collaboration entre les membres d’une équipe de projet ou d’un service.
- Créez un site de communication pour diffuser des informations, des nouvelles et des événements aux employés de votre organisation.
2. Créez une arborescence pour votre site intranet SharePoint
Ensuite, pensez à l’arborescence de votre futur intranet, c’est-à-dire à l’organisation du contenu et des pages ainsi qu’à la façon de circuler entre eux. Cette architecture doit répondre aux besoins de l’utilisateur final : l’employé. Cela doit leur permettre de trouver rapidement ce qui est utile et de naviguer sans effort d’une page à l’autre. Pour vous aider dans cette mission, n’hésitez pas à être accompagné d’un intégrateur.
3. Créer et personnaliser des pages
Une fois que vous avez à l’esprit la structure de votre intranet SharePoint, créez des pages et personnalisez-les en ajoutant des fonctionnalités à l’aide de composants WebPart . Ces blocs de construction vous permettent d’intégrer une variété d’éléments sur vos pages (actualités, bibliothèque de documents, événements à venir, calendrier de groupe, etc.) en quelques clics.
Une fois cela fait, vous disposerez d’un intranet SharePoint utilisable. Cependant, la conception et les fonctionnalités de base de SharePoint peuvent laisser vos équipes en vouloir plus. Pour mettre en place une plate-forme de communication et de collaboration vraiment engageante : créez un intranet moderne et attrayant avec SharePoint en utilisant des extensions.
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Optimisez votre intranet avec des extensions SharePoint
Les extensions SharePoint vous permettent de créer un intranet moderne qui répond aux attentes et aux besoins de vos employés.
Qu’est-ce qu’une extension SharePoint ?
Une extension SharePoint, ou Plugin, est un programme informatique qui améliore les capacités de SharePoint en ajoutant de nouvelles fonctionnalités. Il existe différentes extensions SharePoint. Parmi eux, Mozzaik365 devrait vous intéresser particulièrement...
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