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Convaincu des avantages d’un intranet d’entreprise pour la collaboration et la communication interne au sein de votre organisation, vous avez commencé à concevoir votre propre réseau privé.
Au cours de cette phase de rédaction de vos spécifications, vous vous interrogez sur les différentes fonctionnalités à intégrer dans votre intranet d’entreprise . Les possibilités sont en effet nombreuses.
Pour vous aider dans votre démarche, Mozzaik365 présente une sélection de 16 fonctionnalités à ajouter à votre intranet d’entreprise afin d’améliorer la collaboration et la communication interne au sein de votre structure.
Lisez attentivement ce qui suit et laissez-vous inspirer !
Chaque entreprise a son propre intranet (fonctionnalités)
Dans un article précédent, Mozzaik365 vous a présenté différents exemples d’intranet d’entreprise et vous a donné ses meilleurs conseils pour créer votre propre lieu de travail numérique.
Rappelons à ce stade qu’il n’existe pas de modèle unique d’intranet d’entreprise.
L’intranet corporatif, un outil à personnaliser
Et pour cause : chaque organisation est unique et a sa propre façon de fonctionner, sa propre culture, son propre marché et, bien sûr, ses propres problèmes internes.
Certaines organisations, comme les grands groupes de vente au détail , doivent faciliter la communication avec leurs équipes sur le terrain. Pour d’autres, comme les entreprises du secteur bancaire, le défi est davantage de sécuriser leurs échanges, en particulier dans des situations de travail hybrides .
Lorsqu’il s’agit de mettre en place son propre intranet, chaque entreprise doit donc sélectionner soigneusement ses fonctionnalités afin de concevoir un site interne qui correspond précisément à ses contraintes spécifiques.
Un ou plusieurs intranets d’entreprise ?
De plus, une organisation peut s’équiper de plusieurs intranets, afin de répondre à différents problèmes internes.
Par exemple, une entreprise peut mettre en place un intranet dédié à sa communication interne, un autre dédié à l’information RH et un autre pour documenter un projet. Ces intranets sont complémentaires et doivent permettre une navigation facile de l’un à l’autre pour créer une expérience globale fluide et claire pour l’utilisateur ; l’ensemble formant un écosystème homogène : un lieu de travail numérique.)
Mais, concrètement, comment concevez-vous l’intranet ou les intranets qui rendront votre structure plus fluide et répondront aux différents besoins spécifiques de votre entreprise ?
SharePoint, l’application pour créer des intranets d’entreprise selon vos conditions
Pour créer le(s) site(s) intranet (s) dont votre entreprise a besoin, vous pouvez compter sur l’application Microsoft SharePoint . Ce logiciel vous permet de créer facilement des espaces de travail numériques personnalisés.
Concrètement, avec SharePoint, vous pouvez créer des sites intranet. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez également améliorer vos sites avec diverses fonctionnalités. Pour ce faire, vous devez ajouter et configurer les composants WebPart de votre choix.
☝️Le conseil de Mozzaik365 : la mise en place d’un Digital Worplace est un exercice exigeant et parfois complexe. Par conséquent, pensez à être accompagné d’un intégrateur. Cet expert vous aidera notamment à identifier les besoins de vos équipes et à les traduire en fonctionnalités que vous pouvez ajouter à votre intranet d’entreprise.
Avec ces bases à l’esprit, passons à la présentation des meilleures fonctionnalités à intégrer dans votre intranet d’entreprise pour en faire un outil efficace pour la collaboration et la communication interne.
Fonctionnalité intranet #1 : Personnalisez votre site interne avec les couleurs de votre entreprise
L’identité visuelle de votre organisation est un levier important de la communication interne. Il contribue en effet à la diffusion de la culture et des valeurs de votre structure à vos équipes. Il est donc essentiel d’opter pour un intranet qui s’adapte à votre charte graphique (logos, couleurs, images, etc.).
La version native de SharePoint offre des possibilités de conception limitées. Mozzaik365 Digital Workplace repousse ces limites et vous permet de créer un site interne avec un impact esthétique. Vous pouvez appliquer un thème à vos sites intranet pour personnaliser la conception tout en maintenant la cohérence entre vos pages. Grâce à cette fonctionnalité, les employés identifient clairement l’espace de travail dans lequel ils se trouvent et s’imprègnent de l’identité visuelle de leur entreprise.
Fonctionnalité intranet #2 : Créer une galerie de nouvelles personnalisée
Le saviez-vous ? Selon un sondage Inside-OpinionWay, 1/3 des employés interrogés se considèrent « mal informés » au sein de leur entreprise et 20% déclarent même « ne pas avoir les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail ». Un intranet dédié à la communication interne peut atténuer ce problème car il s’agit d’un canal d’information efficace.
Pour assurer pleinement sa fonction médiatique, l’intranet doit présenter une galerie de nouvelles. L' Mozzaik365 Digital Workplace intègre ainsi un module « News Wall ». Ce module vous permet de créer en quelques clics de beaux articles de blog qui vous donne envie de les lire. Il est également possible d’y ajouter des images, des vidéos et des liens cliquables. Tout cela en fait un contenu attrayant et mémorable !
Mieux encore, le « News Wall » de Mozzaik365 offre des fonctionnalités avancées qui améliorent l’engagement des employés. En effet, les contenus qui y sont diffusés peuvent être ciblés sur un public précis. De plus, chaque utilisateur peut personnaliser son propre mur d’actualités en s’abonnant aux sujets de son choix. Enfin, les employés peuvent réagir à la nouvelle.
La cerise sur le gâteau, le module « News Wall » du Mozzaik365 Digital Workplace a également un design percutant.
Fonctionnalité intranet #3 : Permettre aux employés de commenter le contenu publié par l’entreprise
Avec les bonnes fonctionnalités, votre intranet d’entreprise peut améliorer non seulement la communication interne descendante, mais aussi la communication interne ascendante et interfonctionnelle. En bref, votre site privé est un excellent moyen d’interagir avec les employés et d’augmenter leur engagement.
Pour encourager les échanges entre les parties prenantes de votre groupe, assurez-vous d’ajouter une fonctionnalité à votre intranet qui permet aux employés de commenter les articles et autres contenus partagés. Le Mozzaik365 Digital Workplace offre une telle option. Les utilisateurs peuvent être autorisés à réagir aux messages effectués par le service des communications internes sur le « Mur des nouvelles » de l’organisation.
Fonction intranet no 4 : Distribuer le contenu de manière ciblée
Les employés sont trop souvent victimes d’une surcharge d’information. Cette infobesité peut nuire à leur productivité, augmenter leur stress et les conduire à l’épuisement professionnel. Selon Nadia Boukef, citée par Caroline Sauvajol-Rialland, 74% des gestionnaires interrogés ont déclaré qu’ils « souffraient d’une surcharge d’information et d’un sentiment généralisé d’urgence ».
Lorsqu’il est bien conçu, l’intranet ministériel fournit une réponse appropriée à ce problème de communication interne . À cet égard, le volet « Nouvelles » du Mozzaik365 Digital Workplace intègre une fonctionnalité permettant de cibler les populations qui recevront des informations. L’objectif : envoyer le bon message à la bonne personne au bon moment et, en fin de compte, préserver le temps de cerveau disponible des employés (et leurs nerfs !).
Grâce à cette fonctionnalité, les nouvelles liées à la finance peuvent, par exemple, être relayées exclusivement au département « Contrôle » et l’annonce d’un nouveau fournisseur de transport uniquement au département « Logistique ».
Mieux encore, avec un tel outil, il devient possible d’adapter le même message à différents profils d’utilisateurs. Par exemple, les vœux du Nouvel An du PDG peuvent être envoyés en format vidéo (plus facilement consommé sur un smartphone) aux équipes sur le terrain et sous forme écrite, avec un PowerPoint, aux employés au siège social.
Fonctionnalité intranet #5 : Intégrer Microsoft Teams application de collaboration interne
Avec pas moins de 270 millions d’utilisateurs mensuels dans le monde, l’application de collaboration interne Microsoft Teams est désormais un outil indispensable pour de nombreuses organisations. Pour améliorer la collaboration interne au sein de votre structure, il est fortement recommandé d’ajouter cet outil à votre réseau privé.
En intégrant Teams et SharePoint à votre intranet d’entreprise, vous centralisez tous les outils de communication et de gestion de projet (Microsoft Planner, Task, ToDo, etc.) dans un environnement transparent. Avec cette fonctionnalité, offerte par le Mozzaik365 Digital Workplace, vous optimisez l’expérience utilisateur de vos employés et facilitez le travail collaboratif.
Fonction intranet no 6 : Donner accès aux documents
Pièces jointes qui se perdent, téléchargements échoués, erreurs de destinataire, etc. Le partage de documents est un problème majeur dans la communication et la collaboration internes, et même un problème de sécurité. La solution pour simplifier ce processus ? Un intranet d’entreprise doté d’une fonctionnalité permettant de stocker, de commander et d’accéder aux fichiers de manière transparente et sécurisée.
Mozzaik365, basé sur SharePoint, vous permet de créer un EDM (Electronic Document Management) entièrement intégré à votre Digital Workplace. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez centraliser les connaissances de votre entreprise, les mettre à la disposition de tous vos employés et permettre à chaque employé d’enrichir le contenu pour construire une véritable base de connaissances.
Mieux encore, avec le composant De recherche de Mozzaik365, les employés peuvent trouver le contenu avec lequel ils doivent travailler en un coup d’œil. En outre, avec le stockage de documents partagés sur SharePoint, les employés peuvent travailler de manière asynchrone sur le même fichier et afficher son historique des modifications. Cela permet de collaborer plus efficacement, en particulier dans des situations de travail hybrides.
Fonctionnalité intranet #7 : Afficher un Who’s Who dynamique
Le répertoire corporatif est un soutien précieux pour les nouveaux talents et pour les employés des grandes organisations. Il vous permet de mettre des noms sur les visages, d’identifier les rôles et d’entrer en contact rapidement avec vos collègues. Il s’agit donc d’un outil de base pour la collaboration interne.
📍Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez pourquoi le répertoire d’entreprise est essentiel pour votre collaboration interne.
Sur la base de cette observation, nous vous recommandons d’intégrer une fonctionnalité « Dynamic Who’s Who » dans votre intranet d’entreprise. Ce composant, proposé par Mozzaik365, vous permet de référencer les employés, et aussi de rechercher des personnes par nom, département, fonction ou compétences, et même d’appliquer des filtres et de prendre contact en un seul clic. Le moyen idéal de trouver rapidement le bon contact et d’aller de l’avant sur vos projets.
Fonctionnalité intranet #8 : Créer des raccourcis
Pour améliorer la collaboration interne et l’expérience utilisateur, transformez votre réseau privé en un véritable hub qui s’ouvre à toutes les ressources et logiciels dont vos équipes ont besoin. De cette façon, les employés ne seront plus jamais « perdus » dans l’environnement numérique de votre entreprise.
Dans cette perspective, l’intranet de votre entreprise doit inclure une fonctionnalité permettant de créer des raccourcis. Vous pouvez ensuite configurer des liens vers des outils d’affaires, des sites Web, des fichiers et d’autres pages intranet utiles aux employés. L' Mozzaik365 Digital Workplace offre cette possibilité.
Mozzaik365 propose un « lanceur d’applications ». Grâce à cette fonctionnalité, des liens vers des applications utiles aux employés apparaissent directement dans le lieu de travail numérique. De cette façon, les employés savent quel outil utiliser et ne se perdent pas dans la multitude d’applications existantes.
Fonctionnalité intranet #9 : Agréger les réseaux sociaux de l’entreprise
En 2022, selon We Are Social et Hootsuite, 58,4% de la population mondiale utilisera les réseaux sociaux. Il est donc probable que vos employés soient également actifs sur Instagram, Twitter, Facebook ou LinkedIn. Alors pourquoi ne pas aller sur leur terrain et utiliser ce levier pour améliorer votre communication interne et stimuler votre communication externe ?
Pour ce faire, ajoutez à votre intranet d’entreprise une fonctionnalité visant à centraliser les contenus publiés sur les réseaux sociaux de votre entreprise. Les employés auront ainsi un aperçu de la communication externe de votre structure. Ils pourront également participer à des discussions, créer de l’engagement autour de vos publications et agir en tant qu’ambassadeurs de votre marque (commerciale et employeur) sur les différentes plateformes. Un must.
🚀 Pour approfondir ce thème, découvrez comment la fonction « mur des médias sociaux » transforme vos employés en ambassadeurs
💡Le saviez-vous ? Selon une étude intitulée « Kredible Employee Advocacy Study » et relayée par Influencer Marketing Hub, les programmes de plaidoyer des employés (« ambassadeur des employés » dans le texte) avec au moins 1 000 participants actifs pourraient générer jusqu’à 1,9 million de dollars en valeur publicitaire, et à moindre coût ! Il serait donc dommage de ne pas l’essayer, par exemple en utilisant le « Mur des nouvelles » du Mozzaik365 Digital Workplace .
Fonctionnalité intranet #10 : Demandez à vos employés leur avis
Rappelons qu’une bonne communication interne a plusieurs dimensions. En particulier, il est important d’encourager la communication ascendante, c’est-à-dire de recueillir régulièrement les commentaires des équipes. Cette pratique vous permet de prendre le pouls de vos employés, d’identifier leurs problèmes et de fournir des solutions pertinentes (souvent inspirées par le domaine !).
S’il est bien conçu, votre intranet d’entreprise peut être un outil efficace pour promouvoir cette approche ascendante. Le Mozzaik365 Digital Workplace peut par exemple être amélioré avec des fonctionnalités qui permettent aux employés de demander leur avis, telles que la boîte à suggestions, les sondages ou les quiz.
