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Un intranet est un outil puissant pour rationaliser la communication au sein d’une organisation, faciliter le travail d’équipe, renforcer l’engagement des employés et même retenir les équipes grâce à la diffusion d’une solide culture d’entreprise.
Mais attention : pour produire son plein potentiel, le lieu de travail numérique (DW) de votre organisation doit être engageant. En d’autres termes, les employés devraient vouloir l’utiliser quotidiennement et tirer pleinement parti de ses différentes fonctionnalités (partage d’informations, gestion de documents, base de connaissances, plateforme de collaboration, etc.).
Êtes-vous à la recherche d’une solution intranet pour créer un réseau interne attrayant ? SharePoint en ligne est probablement l’application dont vous avez besoin. Dans cet article, Mozzaik explique pourquoi et comment créer un intranet attrayant avec SharePoint en ligne. Bonne lecture !
Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?
Microsoft SharePoint est une suite logicielle qui vous permet de créer un portail d’entreprise dynamique. Mais qu’est-ce que c’est exactement, et en quoi diffère-t-il d’un intranet ? Laissez-nous vous expliquer.
Microsoft SharePoint : Définition
SharePoint est un outil de travail collaboratif. Ce logiciel permet aux entreprises de créer des sites intranet, des sites d’équipe et des sites extranet. Il comprend des fonctionnalités de partage d’informations, de gestion de documents, d’automatisation des tâches (flux de travail) et de fonctionnalités de recherche. La cerise sur le gâteau : SharePoint s’intègre de manière transparente avec d’autres applications Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Outlook, etc.).
SharePoint est disponible en deux versions :
- SharePoint en ligne: Une option basée sur le cloud qui offre une flexibilité et des mises à jour automatiques.
- SharePoint sur site : hébergée sur les propres serveurs de l’entreprise, cette version est plus personnalisable mais aussi plus complexe à mettre en œuvre et offre moins de fonctionnalités que la version cloud.
Différences entre un intranet et SharePoint
Un intranet est un réseau informatique privé, c’est-à-dire accessible uniquement aux membres de l’organisation à laquelle il appartient. Diverses solutions peuvent être utilisées pour créer un site interne, Microsoft SharePoint étant l’un d’entre eux. Cette suite logicielle fournit des outils pour créer et gérer un portail interne collaboratif, y compris des outils de partage de documents, des outils de communication, des outils de gestion de contenu, des outils de collaboration, etc.
Pourquoi choisir SharePoint pour créer votre intranet d’entreprise ?
Plusieurs raisons peuvent vous amener à choisir SharePoint pour configurer votre intranet d’entreprise. Cet outil présente plusieurs avantages importants. Cependant, avant de créer votre intranet avec SharePoint, vous devez également être conscient de ses limites et savoir comment les surmonter.
Avantages de SharePoint
SharePoint présente des avantages notables qui en font l’outil idéal pour votre projet intranet :
- Accessibilité et flexibilité
SharePoint en ligne offre une accessibilité au cloud, permettant aux utilisateurs d’accéder à leur intranet collaboratif et à leur catalogue d’applications de n’importe où et sur n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) via l’application mobile SharePoint. Cette fonctionnalité facilite également le travail d’équipe, en particulier dans les environnements de travail hybrides. Les employés peuvent gérer les sites d’équipe ensemble, partager des ressources et communiquer efficacement. - Productivité individuelle et collective
SharePoint s’intègre aux applications Microsoft 365 (Teams, Outlook, Planner, etc.), permettant aux employés de naviguer de manière transparente entre leurs outils de travail. Les membres d’un site d’équipe peuvent également interagir en direct via Teams, partager du contenu (bibliothèques de documents, calendriers, listes de tâches, etc.) et même co-éditer des documents (Word, Excel, PowerPoint) simultanément. Enfin, SharePoint permet la mise en œuvre de flux de travail pour automatiser les processus métier (examen des documents, approbation de projet, etc.). - Sécurité avancée
SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité avancées. L’authentification multifacteur limite l’accès aux utilisateurs autorisés uniquement. De plus, si vous optez pour le en ligne , vos données sont stockées dans les centres de données sécurisés de Microsoft. Vous bénéficiez également de mises à jour de sécurité automatiques, offrant un haut niveau de protection contre les intrusions et la perte de données. - Évolutivité
SharePoint est une solution intranet qui offre de nombreuses options et fonctionnalités. Il peut être finement adapté aux besoins des organisations de toutes tailles et contraintes. Avec SharePoint, vous pouvez opter pour une conception personnalisable pour créer un intranet sur mesure, choisir une version prête à l’emploi qui est facile à implémenter (prête à l’emploi), ou opter pour un intranet préconfiguré mais modulaire (dans une boîte).
Inconvénients de SharePoint
Malgré ses avantages, SharePoint a certaines limitations qui devraient être mentionnées. Cet outil intranet présente des limitations fonctionnelles et graphiques, notamment en termes de personnalisation. Ses fonctionnalités de base peuvent ne pas répondre pleinement à tous vos besoins de communication et de collaboration internes.
Cela dit, cela ne devrait pas vous empêcher d’utiliser cet outil robuste et fiable pour créer votre portail de communication et de collaboration interne. Les extensions naturelles de SharePoint, telles que Mozzaik365, vous permettent de créer facilement un intranet efficace en ajoutant des fonctionnalités et des possibilités de personnalisation graphique à SharePoint. Tout cela sans jamais compromettre la sécurité de l’environnement Microsoft 365.
Quels sont les différents types d’intranets collaboratifs avec SharePoint ?
Souhaitez-vous équiper votre entreprise d’un nouvel intranet et envisagez-vous d’utiliser SharePoint pour le configurer ? Plusieurs options s’offrent à vous :
L’intranet SharePoint de base
Votre entreprise est-elle petite et recherchez-vous principalement la simplicité ? Vous pouvez opter pour une version « prête à l’emploi » de SharePoint. Cette solution rentable (prix de la licence) vous permet de tirer parti des fonctionnalités natives de SharePoint, telles que les bibliothèques de documents, les listes, les sites d’équipe, le contrôle de version, la recherche, les flux de travail, les autorisations et les contrôles d’accès, et l’intégration avec les applications Microsoft 365 (OneDrive, Word, Excel, etc.). Cependant, vous ne pourrez pas personnaliser votre espace de travail numérique pour le rendre vraiment attrayant.
L’intranet SharePoint développé sur mesure
Votre organisation souhaite-t-elle un intranet riche et parfaitement adapté à ses besoins et contraintes spécifiques ? Vous pouvez choisir une solution personnalisée basée sur SharePoint. Cette option vous permettra, par exemple, de développer des flux de travail adaptés à vos processus d’affaires, d’intégrer votre intranet à d’autres systèmes d’entreprise (CRM, SIRH, etc.), ou de concevoir une interface intuitive et conviviale. Cependant, ce type de projet intranet personnalisé prend du temps, est très coûteux et nécessite une équipe informatique interne ou externe fiable.
Intranet SharePoint amélioré avec une extension
L’ajout d’une extension (complément ou plug-in) à votre intranet SharePoint vous permet de bénéficier des différents avantages d’un intranet personnalisé sans ses inconvénients (coût et complexité). Rapide à installer, économique et automatiquement mis à jour, Mozzaik365, par exemple, vous permet de doubler la puissance de SharePoint. Ce complément ajoute plus de 50 fonctionnalités à SharePoint pour améliorer la communication interne, la collaboration interne et la gestion des connaissances. Les fonctionnalités incluent la prise en charge des contributions, l’IA, les répertoires organisationnels, les boîtes d’idées, les centres de recherche avancés, les recherches personnalisées, les murs d’actualités, les murs de réseaux sociaux, les menus de navigation ou les expériences unifiées. Mozzaik365 fournit tous les outils nécessaires pour créer un intranet riche et intelligent avec SharePoint ou optimiser votre intranet existant.
