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Vous souhaitez améliorer la collaboration interne et la circulation de l’information dans votre entreprise, notamment en utilisant des outils numériques ? Bonne nouvelle, une solution est déjà incluse dans votre abonnement Microsoft 365 pour relever ce défi !
Cet article vous présente toutes les étapes à suivre pour créer un intranet SharePoint de manière simple et rapide.
Suivez le guide.
Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ?
L’intranet est un réseau de communication privé basé sur les mêmes technologies qu’Internet, à la différence qu’il est à l’usage exclusif d’une entreprise ou d’une organisation. Son but est de mettre l’information, la documentation et les sites Web à la disposition de tous les employés.
Le terme « intranet » a été utilisé pour la première fois dans les années 1990. D’abord rudimentaire, l’intranet a progressivement évolué pour devenir un véritable espace de travail numérique (également appelé le digital workplace).
Aujourd’hui, il favorise le travail collaboratif, renforce la culture d’entreprise et aide à maintenir l’engagement des employés. Les équipes connectées les unes aux autres (grâce à un meilleur flux d’informations) sont 20 à 25% plus efficaces.
De plus, quand on sait que 16 % des milléniaux ont déjà quitté leur emploi parce qu’ils pensaient que la technologie utilisée par leur employeur était inadéquate, on comprend qu’un intranet moderne et dynamique est très important dans un contexte de « guerre des talents ».
Pour créer un intranet, plusieurs solutions sont disponibles. L’un d’eux est d’utiliser SharePoint, dont le principal avantage est d’être une solution intégrée dans la suite Microsoft 365 (vous payez probablement déjà pour ce service) et de bénéficier d’un très haut niveau de sécurité. De nombreuses applications et plugins sont également disponibles, ce qui vous permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités et de personnaliser votre intranet autant que possible.
De plus, des évolutions sont régulièrement réalisées par Microsoft, ce qui permet aux entreprises de bénéficier de l’une des meilleures technologies.
En résumé, SharePoint donne accès à un nombre infini de possibilités et de types d’intranet, pour toutes les entreprises et pour tous les besoins.
✅ Pour aller plus loin, découvrez Comment transformer SharePoint en un outil collaboratif ?
Comment créer un intranet dans SharePoint 365 ?
Allons-y étape par étape.
1. Tout d’abord, il est nécessaire de choisir le bon type de site.
SharePoint vous permet de créer 2 types de sites : les sites d’équipe (utilisés pour la gestion de projet) et les sites de communication. Ces derniers sont particulièrement pertinents pour la création d’un intranet, car ils vous permettent de partager du contenu avec des milliers de personnes et d’attribuer le rôle de contributeur aux personnes concernées.
Un site d’équipe, par exemple, permet à une équipe donnée de collaborer sur un projet (par exemple, via un calendrier partagé et un partage de tâches défini), tandis qu’un site de communication est utilisé pour partager des nouvelles et des informations à grande échelle.
2. Ensuite, vous devez créer l’arborescence et planifier l’intranet de votre choix.
L’objectif de cette étape est de vous aider à créer un intranet personnalisé, entièrement adapté à vos besoins et souhaits. Pour créer une bonne arborescence, identifiez la façon dont vous souhaitez que votre intranet soit utilisé, puis répertoriez les pages qui doivent être les plus facilement accessibles et les différentes fonctionnalités qui doivent apparaître sur ces pages. Vous pouvez ensuite ajouter des pages et des sous-pages, tout comme sur un site Web classique.
N’hésitez pas à faire appel à un intégrateur pour mener à bien cette mission.
⭐️ Vous manquez d’inspiration ? Découvrez les différents cas d’utilisation possibles pour un intranet d’entreprise
3. Ensuite, créez vos pages et personnalisez le design avec les couleurs de votre entreprise.
Si vous prévoyez de réutiliser le même site pour plusieurs unités commerciales, vous pouvez créer des modèles de site et les répliquer avec la fonction « Site Factory » de Mozzaik365.
Mozzaik365 est une extension de SharePoint, qui vous permet d’ajouter des fonctionnalités pour personnaliser facilement votre intranet et offrir un design fluide et percutant .
Si vous prévoyez de créer du contenu avec une conception de page uniforme, vous pouvez créer des modèles de page pour permettre à vos contributeurs d’ajouter des articles en quelques clics.
Ensuite, si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser votre intranet.
4. Ajoutez des fonctionnalités pour créer un intranet personnalisé.
SharePoint vous permet d’ajouter des blocs fonctionnels aux sites : ceux-ci sont appelés WebParts. Un composant WebPart est simplement une fonctionnalité.
Les fonctionnalités proposées par Mozzaik365 permettent ainsi de répondre aux besoins des entreprises en termes de :
- Communication interne
- Gestion des connaissances
- Collaboration.
Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent être ajoutées :
- Afficher les dernières publications de l’entreprise sur Linkedin, Twitter, Yammer (ou tout autre réseau social) et autoriser les likes et les commentaires (via la fonction Social Network Wall) ;
- Afficher les dernières nouvelles ;
- Présenter les nouveaux arrivants ;
- Barre de recherche pour trouver facilement toutes les informations sur un sujet spécifique ;
- Raccourcis vers les autres sites de l’entreprise ;
- Qui est qui pour trouver la bonne personne et les contacter en quelques clics ;
- Barre de navigation « Expérience unifiée » pour naviguer facilement sur tous les sites de l’entreprise.
💡 Pour en savoir plus, découvrez Les fonctionnalités indispensables d’un bon intranet d’entreprise