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L’ère des intranets standardisés , austères et peu attrayants est révolue ! Nous savons maintenant qu’une bonne communication interne joue un rôle dans le bien-être et la motivation des employés. D’où l’importance d’optimiser les outils de communication de l’entreprise, notamment par la mise en place d’un lieu central d’échange d’informations. Un endroit qui prend généralement la forme d’un intranet personnalisé. Mais de la théorie à la pratique, vous devez franchir le pas...
Voici 6 étapes que vous devez suivre pour installer un intranet de communication efficace, de la manière la plus concrète possible.
Qu’est-ce qu’un intranet de communication efficace ?
Lorsqu’il est bien utilisé, l’intranet est un véritable levier de performance en termes de communication interne. Il est en effet au cœur de l’engagement des employés : non seulement c’est le premier outil que les nouveaux employés rencontrent, mais c’est aussi une interface que la plupart des employés utilisent quotidiennement pour trouver des informations. D’où l’importance de prendre soin à la fois du contenu et de la forme.
Une étude de PwC publiée en 2017 montre également que les entreprises les plus prospères (c’est-à-dire celles dont les revenus ont augmenté de plus de 5% au cours des 3 dernières années) adoptent une définition plus large du numérique, qui va au-delà de l’analogie commune entre le numérique et l’informatique. Pour ces entreprises, la transformation numérique ne consiste pas seulement à changer leurs outils de travail : il s’agit également de repenser le modèle sur lequel elles sont basées et de transformer en profondeur les pratiques de leurs employés. C’est, en ce sens, une véritable révolution culturelle.
En tant que centre névral de la communication interne, l’intranet doit être adapté à la structure et aux utilisations de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de le personnaliser, en intégrant des fonctionnalités personnalisées, et aussi d’en faire un outil central et un point d’entrée quotidien pour tous les employés.
Comment créer un bon intranet de communication ?
Voici les étapes à suivre pour passer à l’action.
1/ Dresser un inventaire
Avant de mettre en place un intranet, il est important d’effectuer un audit (ou inventaire) qui permettra de déterminer :
- les forces et les faiblesses de l’entreprise ;
- Ses besoins, notamment en termes de communication interne ;
- Utilisation actuelle de l’intranet ;
- Tous les commentaires des utilisateurs de l’intranet actuel.
En d’autres termes, il est important de répondre aux questions suivantes :
- Quelle solution l’entreprise a-t-elle actuellement ?
- Cette solution est-elle satisfaisante (cela peut être fait par le biais d’enquêtes auprès des utilisateurs et / ou d’une analyse approfondie des KPI)
- Quelle est son utilisation actuelle ?
- Comment l’entreprise veut-elle communiquer avec ses employés et qui sont ses cibles ?
- Quels sont les plans de l’entreprise pour les 5 prochaines années ? Comment l’intranet actuel sera-t-il en mesure de répondre aux utilisations de demain ?
À ce titre, ce modèle peut être utilisé pour établir une stratégie de communication interne.
🎁 Pour vous inspirer, Mozzaik365 a décrypté 6 exemples de stratégies de communication interne
2/ Établir le cahier des charges et le calendrier approprié
La création d’une liste de spécifications est l’une des étapes les plus importantes, qui vient juste après l’inventaire. Le but de ce projet de loi de spécifications est d’officialiser les besoins des utilisateurs. Concrètement, il doit être en mesure de répondre aux questions suivantes :
- Quel est l’objectif de communication interne ? Quelles informations l’entreprise souhaite-t-elle partager ?
- Quelles sont les utilisations et les médias utilisés pour atteindre ces objectifs ?
- De quelles ressources informatiques dispose l’entreprise ?
- Quelles sont les exigences techniques ?
- Quelle est la compatibilité des outils actuels avec la solution proposée ? Quel est l’environnement de l’entreprise (formalisation des contraintes techniques)
- Quels sont les livrables attendus ?
- Enfin, quel est le calendrier pour atteindre ces objectifs ?
Voici quelques exemples d’utilisations à considérer dans vos spécifications :
→ Un intranet sécurisé qui se développera avec la croissance de l’entreprise ;
→ Intégrer vos réseaux sociaux pour transformer vos employés en ambassadeurs ;
→ options pour cibler la communication interne afin de mieux diffuser l’information sans surcharger l’intranet ;
→ Personnalisation des flux d’actualités des utilisateurs, grâce à un abonnement thématique (le composant « Mes flux » chez Mozzaik365).
📍 Vous ne savez pas par où commencer ? Mozzaik365 vous propose une liste de spécifications pour vous aider dans cette phase.
Une fois que les besoins ont été identifiés, des jalons importants peuvent être fixés pour établir le calendrier du projet, en consultation avec les équipes de projet.
3. Choisissez bien votre partenaire
Il est maintenant temps de cibler vos partenaires potentiels et de demander une démo pour bien comprendre les outils qu’ils offrent.
Maintenant que vous avez concrètement identifié vos besoins, choisissez le partenaire qui sera en mesure de répondre à vos exigences, tant en termes de mise en œuvre technique que d’accompagnement de projet.
Vous ne savez pas comment faire votre choix ? Choisissez un partenaire qui sera en mesure de vous offrir un service complet : accompagnement dans la conception de votre plateforme, choix d’outils, collecte de besoins, conseils d’experts, ajustements, etc.
Il est alors nécessaire de s’assurer que la solution mise en œuvre est facile à utiliser pour les employés. C’est un point clé : votre intranet doit absolument être intuitif (avec différents formats, un responsive design, des titres distincts...) et les informations qu’il contient doivent pouvoir être trouvées rapidement. D’où l’importance d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet, en recueillant leurs besoins, leurs attentes, leurs recommandations et leurs éventuels besoins de formation.
📍 Pour vous guider au mieux dans la conception de votre intranet et assurer son intégration parfaite dans votre environnement, Mozzaik365 travaille avec un réseau d’intégrateurs partenaires.
4. Construire une équipe de projet et lancer des opérations
Une fois le projet en cours, il est important de constituer une équipe qui comprend des membres de différents départements au sein de l’entreprise, à la fois au siège social et sur le terrain (le cas échéant). Tous les employés devraient être représentés. Les questions à se poser sont les suivantes : qui sera responsable et pour quelles tâches ? Comment le travail avec le partenaire choisi sera-t-il effectué et avec quelle méthode ?
Chaque membre de l’équipe de projet doit avoir un rôle et des responsabilités spécifiques. Au besoin, une lettre de mission informelle peut être utilisée pour détailler les rôles, les missions et les objectifs de chaque membre.
Plusieurs outils peuvent être déployés : diagramme de Gantt (pour avoir une vision des tâches à accomplir dans le temps), planification inverse, tableau Kanban... Dans l’ensemble, nous penserons à établir un calendrier avec des délais pour chaque livrable et des étapes majeures qui permettent de marquer l’avancement du projet.
Remarque : lors du lancement de l’intranet, les équipes de projet doivent devenir de véritables ambassadeurs de l’outil. À ce stade, ils peuvent publier du contenu et guider les employés dans l’utilisation du nouvel intranet. Les employés seront plus susceptibles de s’y habituer s’ils ont des exemples de la façon de l’utiliser quotidiennement.
5. Former les utilisateurs et communiquer
Votre nouvel outil a-t-il été déployé ? Il est maintenant temps de former les utilisateurs, à la fois du côté de la communication interne et du côté des employés.
5.1. La réalisation d’une campagne de communication pour annoncer la sortie du nouvel outil
Il s’agit d’une étape importante pour faire connaître à la fois l’intranet et ses méthodes d’utilisation. Après avoir défini les objectifs et identifié la cible, il est conseillé de choisir le message à transmettre, ainsi que le format adapté.
Selon l’entreprise, il peut s’agir d’une campagne physique (affiches dans les locaux, livret de bienvenue, etc.) ou numérique (emailing, réseaux sociaux...).
5.2. Formation des utilisateurs du côté de la communication interne
L’intranet deviendra l’outil de travail de ces utilisateurs. D’où l’importance de déterminer l’utilisation qui en sera faite : quelles informations seront diffusées et comment ? À quelle fréquence ? Quelles fonctionnalités peuvent être mises en place pour rendre l’intranet plus attrayant et en faire un outil quotidien ? Par exemple, il peut s’agir des fonctionnalités Nouvelles, Gestion des connaissances ou Réseaux sociaux, selon les besoins exprimés par les utilisateurs.
5.3. Formation des utilisateurs du côté des employés
L’objectif est de former les employés sur les nouvelles utilisations induites par la mise en œuvre de l’intranet. Des séances de formation collective peuvent être organisées avec le service informatique et/ou les équipes de projet qui ont participé à la mise en œuvre du nouvel outil. Un soutien et un suivi à long terme peuvent également être déployés. Enfin, pensez à préparer des supports : tutoriels vidéo ou documents écrits, Playbooks, etc.
Pour vérifier que l’outil a été bien adopté, mesurez les KPI et recueillez les commentaires des utilisateurs. C’est une étape qu’il ne faut pas négliger, car elle vous permet de mesurer l’adéquation entre votre projet et l’accueil qu’il a reçu !