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Dans ce guide, Mozzaik365 vous présente cet outil clé, conçu pour améliorer la communication et la collaboration internes, la gestion des connaissances et l’expérience des employés. Profitez de votre lecture !
Qu’est-ce qu’un intranet ?
Au cours des dernières années, de nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour faciliter la collaboration, la communication, la gestion des connaissances, l’expérience des employés et la gestion de projet. Parmi eux : les plateformes intranet. Alors, comment définissez-vous un intranet ? Et qu’est-ce qui le distingue des autres technologies ? Lisez la suite pour en savoir plus sur notre définition de l’intranet et plus encore.
Définition de l’intranet :
Un intranet est un réseau informatique similaire à Internet, mais dont l’accès est limité aux membres d’une entreprise ou d’une organisation donnée. Les plateformes intranet modernes intègrent un large éventail de fonctionnalités, au point de se transformer en véritables lieux de travail numériques. Ils jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de la communication interne, de la collaboration, de la gestion des connaissances et du travail d’équipe, en particulier dans le contexte du télétravail ou du travail hybride.
C’est aussi un environnement sécurisé dans un espace qui ne peut être accessible que par un groupe spécifique de personnes.
Par exemple, les réseaux intranet peuvent être utilisés pour :
- Diffuser de l’information et promouvoir des événements auprès des employés ;
- Organiser et suivre l’avancement d’un projet conjoint ;
- Créer un cours d’intégration ou de formation numérique ;
- Centraliser les outils de travail dont les employés ont besoin quotidiennement ;
- Stocker, partager, gérer et éditer des documents collectivement ;
- Rechercher et trouver facilement des informations et des connaissances internes ;
- Identifier ou trouver rapidement un contact interne ;
- Interagir via le chat, les messages, les appels, la vidéoconférence, les commentaires, etc. ;
- Sonder les employés pour obtenir de la rétroaction ;
- etc.
Historique de l’intranet
Selon Anne Pauline Garbar et Magali Véran, le concept d’intranet est apparu pour la première fois dans les écrits des journalistes en 1992, avant d’être formalisé par Forrester Research en 1996 dans un rapport intitulé « Intranet à service complet ». À la fin des années 1990, les intranets faisaient leur marque dans les grandes organisations. Selon une étude de l’Union des Annonceurs, en 2000, 64,3% des 1 500 premières entreprises françaises disposaient déjà d’un intranet.
À ses débuts, l’intranet ministériel était principalement un outil de communication interne , donnant accès à la messagerie privée et au contenu administratif, commercial ou institutionnel. Depuis, l’intranet a considérablement évolué, intégrant de nombreux services et devenant une solution pour le travail collaboratif, la gestion de projet et la gestion électronique de documents (EDM).
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Quelle est la différence entre l’intranet, Internet et l’extranet ?
Internet, l’intranet et l’extranet sont des cousins proches.
Le dictionnaire Larousse définit l’Internet comme un réseau international accessible à tous et « résultant de l’interconnexion d’ordinateurs à travers le monde en utilisant un protocole d’échange de données commun (IP pour protocole Internet) ».
Contrairement à Internet, l’intranet est un réseau privé, ouvert uniquement aux membres d’une organisation. Il est basé sur les mêmes protocoles qu’Internet et offre les mêmes services (partage de fichiers, messagerie, logiciels en ligne, etc.), mais à l’échelle de l’entreprise.
Enfin, l’extranet est une extension de l’intranet. Il s’agit d’un réseau sécurisé utilisant des protocoles Internet, permettant à une structure d’échanger des informations en toute sécurité avec des partenaires externes (fournisseurs, fournisseurs de services, clients, etc.).
Quel est le rôle de l’intranet ?
L’intranet moderne, avec toutes ses nouvelles fonctionnalités, n’a pas un, mais une foule de rôles qui sont essentiels au bon fonctionnement des organisations d’aujourd’hui.
Transmission de l’information
Dignes héritiers des premiers intranets, les plateformes intranet 2.0 facilitent la transmission de l’information. Via l’intranet, la direction, le service des ressources humaines ou le service des communications peuvent transmettre des messages aux employés sur les nouvelles de l’entreprise, les offres d’emploi ou les événements à venir.
Diffusion de la culture d’entreprise
L’intranet joue également un rôle dans la création d’une solide culture d’entreprise. En fait, il peut être orné des couleurs de l’organisation pour devenir un véhicule de diffusion de son image de marque employeur. C’est aussi un canal privilégié pour raconter l’histoire de l’organisation, énoncer ses valeurs, rappeler sa mission et, ultimement, mettre en valeur sa culture.
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Renforcer l’engagement des employés
L’intranet de nouvelle génération est également conçu pour renforcer l’engagement des employés. Sur un réseau d’entreprise privé, les employés peuvent avoir leur mot à dire et s’impliquer dans la vie de leur entreprise. Ils peuvent s’exprimer en laissant des commentaires sur les publications publiées par leur employeur, participer à des sondages, partager leurs connaissances via des articles de blog publiés sur la plateforme, ou relayer les publications de leur organisation sur leurs propres réseaux sociaux sans quitter l’intranet.
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Favoriser la cohésion interne
Avec ses nombreux moyens de communication horizontaux, l’intranet social favorise également la cohésion interne. Les systèmes de messagerie, les salles de chat et les réseaux sociaux d’entreprise qu’il héberge permettent aux employés de communiquer entre eux, de collaborer de manière transparente et de forger des liens. Les employés peuvent interagir formellement, dans le cadre d’un groupe de projet par exemple. Ils peuvent également communiquer dans un mode plus décontracté, par exemple en créant un groupe de conversation dédié à un intérêt commun (pratique sportive, innovations, etc.) sur un réseau social interne.
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Faciliter la collaboration interne
L’un des rôles essentiels de l’intranet est d’optimiser le travail collaboratif. Les outils qui encouragent l’interaction entre les employés facilitent la collaboration interne. Mais ce n’est pas le seul avantage de l’intranet. Le réseau privé permet également de partager, stocker et même travailler sur des fichiers ensemble. En se connectant à leur plateforme intranet, les employés peuvent trouver tous leurs documents de travail dans leur version mise à jour. Ceci est idéal pour augmenter l’efficacité, même lorsque les employés travaillent à distance ou dans différents fuseaux horaires.
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Sécurisation des données de l’entreprise
L’intranet joue également un rôle important dans la sécurisation des données de l’entreprise. Ce réseau privé permet de partager des informations et des fichiers confidentiels en toute sécurité, car seuls les membres de l’organisation peuvent accéder à la plate-forme. Pour assurer la sécurité de l’intranet, les administrateurs peuvent également attribuer différents droits aux utilisateurs, afin de limiter leurs actions ou les informations qu’ils peuvent voir.
Améliorer l’expérience des employés
Enfin et surtout, l’intranet offre aux employés une meilleure expérience numérique. Sur cette plate-forme, toutes les applications et informations dont les employés ont besoin pour travailler efficacement se trouvent en un seul endroit. La cerise sur le gâteau est que ceux-ci peuvent être présentés dans une interface soignée, conviviale et personnalisable. Tout cela améliore l’expérience utilisateur... et donc l’expérience de l’employé.
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Quels sont les avantages de l’utilisation d’un intranet ?
Avec toutes ces fonctions, l’intranet d’entreprise est définitivement un outil indispensable, d’autant plus que les avantages d’un intranet sont nombreux. En voici quelques-uns :
Une plus grande productivité individuelle et collective
Le principal avantage de l’utilisation d’un intranet est l’augmentation de la productivité individuelle et collective. Selon une étude de McKinsey, les entreprises qui utilisent les technologies sociales telles que les intranets pour améliorer la communication, le partage des connaissances et la collaboration peuvent augmenter la productivité des travailleurs de 20 à 25%.
Amélioration de l’image de marque et de la marque employeur
Un autre avantage important de la mise en œuvre d’un intranet d’entreprise est l’amélioration de l’image de marque et de la marque employeur. Grâce à cet outil, les organisations peuvent facilement lancer des campagnes de plaidoyer des employés et transformer leurs employés en ambassadeurs. Une stratégie de communication gagnante, car selon une étude de PostBeyond, les messages d’entreprise ont une portée 561% plus grande lorsqu’ils sont partagés par les employés sur leurs réseaux sociaux plutôt que sur les canaux de l’entreprise.
La rétention des talents est facilitée
En 2023, selon un sondage OpinionWay et Grant Alexander, 60% des cadres interrogés considéraient la rétention des talents comme le principal problème des RH de l’année. L’intranet est l’outil idéal pour fidéliser les employés. Grâce à cet outil, il est possible de mettre en place un processus d’intégration optimal et d’intégrer correctement les nouveaux employés. Il s’agit d’une étape absolument décisive dans leur volonté de rester. L’intranet améliore également l’expérience des employés en offrant un environnement de travail numérique agréable et fluide. Un avantage qui joue également un rôle décisif dans la rétention des talents. La preuve est dans le pudding : selon une étude réalisée par Zapier, 1 jeune sur 6 (génération Z et millennials) affirment avoir déjà quitté un emploi à cause d’une technologie inappropriée.
Économies et retour sur investissement pour l’organisation
Le dernier avantage clé de l’utilisation d’un intranet est financier. D’abord et avant tout, l’adoption d’un intranet réduit les divers coûts et dépenses encourus par l’entreprise. Par exemple, la réduction du nombre de recrutements infructueux représente à elle seule une économie importante. Selon Hay, une erreur de coulée peut coûter à un employeur entre 45 000 et 100 000 euros. En fin de compte, entre la réduction des coûts et les gains de productivité, la mise en œuvre d’un intranet moderne génère un retour sur investissement (ROI) remarquable. Selon une enquête réalisée en 2017 par MVware, le retour sur investissement d’un lieu de travail numérique est en moyenne de 150%. Mieux encore, selon une étude de Forrester et Microsoft menée en 2019, l’application de communication et de collaboration Microsoft Teams, intégrée aux intranets sous Microsoft 365 - comme Mozzaik365 - atteindrait un retour sur investissement de 832% sur 3 ans !
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