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En contrepartie de l’expérience client, l’expérience employé intéresse les départements RH depuis plusieurs années. La raison de cet attrait croissant ? Une bonne expérience employé est un gage d’attractivité, de performance et de rétention des talents.
Selon le 5e Baromètre de l’expérience employé publié en 2022 par l’agence « Parlons RH », une organisation sur deux a déjà mis en place une politique d’expérience employé (EX). C’est un choix judicieux, car les employés des organisations qui ont mis en œuvre une telle stratégie sont plus engagés que les autres.
Une plateforme d’expérience utilisateur est un levier intéressant pour améliorer l’expérience des employés, en particulier dans le contexte du télétravail et du travail hybride. Ce type d’interface numérique est en effet conçu pour répondre aux différents besoins des employés tout au long de leur parcours au sein de l’organisation.
La bonne nouvelle ? En tant qu’utilisateur Microsoft Teams , vous pouvez désormais transformer votre application collaborative en une véritable plate-forme d’expérience utilisateur numérique. Dans cet article, Mozzaik365 explique comment le faire.
1. Des équipes, vers une expérience utilisateur optimale
L’expérience utilisateur fait référence à la perception globale que les utilisateurs ont d’un produit en termes d’ergonomie, d’utilité, de fiabilité ou de désirabilité.
L’expérience utilisateur (UX) joue donc un rôle clé dans la satisfaction ressentie par les individus envers le produit en question. Il contribue à son adoption et à la fidélité de ses utilisateurs.
La notion d’expérience utilisateur s’applique également aux produits destinés aux clients (connus sous le nom d’expérience client) et à ceux dédiés aux parties prenantes d’une entreprise.
Dans un contexte de travail hybride et de transformation numérique, les logiciels internes doivent donc faire l’objet d’une attention particulière en termes d’expérience utilisateur.
Ils sont nécessaires à la communication et à la collaboration entre les employés, ainsi qu’à l’accomplissement de nombreuses tâches quotidiennes. Leur caractère incontournable en fait un levier majeur d’engagement ou, au contraire, un motif de démotivation pour les employés.
Reconnaissant l’importance de l’expérience utilisateur pour les entreprises, Microsoft s’efforce d’étendre les fonctionnalités de son application collaborative phare, Microsoft Teams.
En 2021, la société de logiciels a lancé la première plate-forme d’expérience employé : Microsoft Viva. Avec cette solution intégrée à Teams, la firme américaine propose cinq modules pour faire de Teams une véritable plateforme d’expérience utilisateur numérique.
2. Transformez Teams en une plate-forme d’expérience utilisateur
Avec Microsoft, les entreprises peuvent optimiser l’expérience utilisateur de leurs employés directement sur les plates-formes qu’elles utilisent déjà.
Grâce aux fonctionnalités de l’application et aux nouvelles solutions fournies par Microsoft Viva, il est ainsi possible de transformer Teams en un environnement de travail numérique unique, sur mesure et transparent.
Pour ce faire, commencez par identifier les besoins de vos employés, puis connectez Teams à votre espace de travail numérique en suivant les conseils ci-dessous.
🎯 Pour aller plus loin, découvrez 5 Microsoft Teams cas d’utilisation que vous devez connaître
2.1 Intégration de pages SharePoint dans Teams
Microsoft permet la création de pages SharePoint directement à partir de l’application collaborative Teams. Cette fonctionnalité vous permet d’intégrer des pages intranet dans Teams.
Avec un site Web d’entreprise accessible en un clic, sans quitter la plate-forme, vous faciliterez l’accès de vos employés aux informations qui sont importantes pour eux et pour votre organisation.
Un vrai plus en termes d’expérience utilisateur et de culture d’entreprise.
2.2 Créer des tableaux de bord personnels dans Teams
Comme vous pouvez le voir, une bonne expérience utilisateur consiste à obtenir les bonnes informations au bon moment, sans avoir à faire d’effort.
Pour optimiser l’expérience de vos employés, envisagez de leur offrir un tableau de bord personnalisé, accessible dans Teams.
Ce tableau de bord personnel leur permettra de visualiser instantanément une sélection d’informations importantes pour eux : leur liste quotidienne de tâches, leurs rendez-vous à venir, les documents sur lequel ils travaillent ou un flux de nouvelles pertinentes.
2.3 Intégrer les outils d’affaires dans Teams
Pour une expérience transparente, envisagez d’intégrer immédiatement les applications métier de vos employés dans Teams.
De cette façon, vos employés pourront naviguer sans friction entre leurs espaces de discussion, leurs documents de travail et leurs outils d’affaires. Un vrai plus en termes d’ergonomie, surtout pour les équipes sur le terrain.
Des logiciels tels que PowerBI ou Salesforces peuvent être intégrés à la plate-forme Microsoft Teams pour optimiser l’expérience utilisateur de vos analystes de données ou de vos vendeurs.
2.4. Planifiez, facilitez et documentez vos réunions sans quitter Teams
Teams est une plateforme de communication collaborative qui prend soin de l’expérience de ses utilisateurs. La preuve ? Il est possible de gérer tous les aspects d’une réunion sans laisser le logiciel du tout.
Les employés peuvent planifier un événement dans leur calendrier Teams, faciliter la réunion avec le tableau blanc Teams ou documenter la réunion avec les notes de réunion intégrées de Teams.
📌 Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams avec le tableau blanc Microsoft
La cerise sur le gâteau est que tous ces éléments (notes, diagrammes, enregistrement de l’interview, etc.) peuvent être trouvés et réutilisés simplement via l’application.
2.5. Modifiez vos documents SharePoint partagés en collaboration
Comme nous l’avons vu, Teams est une application de travail collaboratif utile et facile à utiliser. Mais ce n’est pas tout. C’est aussi une plateforme de collaboration qui simplifie la co-rédaction.
Pour transformer Teams en une véritable plate-forme d’expérience utilisateur tout-en-un, profitez de cette fonctionnalité en intégrant vos documents (Excel, Word, PowerPoint, etc.) hébergés sur SharePoint dans votre application Teams.
De cette façon, les collaborateurs peuvent co-éditer ces fichiers sans quitter leur interface Teams habituelle. Un must en termes d’accessibilité et d’efficacité.
Pour aller plus loin à ce sujet, découvrez les outils Microsoft qui stimuleront votre collaboration interne.
2.6. Documentez vos projets, partagez vos connaissances et apprenez-en davantage sur n’importe quel sujet
L’accès facile à l’information et aux connaissances nécessaires à l’exécution de ses tâches est une dimension importante de l’expérience de l’employé.
Microsoft Teams fournit une réponse pertinente aux problèmes rencontrés par les employés.
Avec le nouveau module Viva Topics, intégré dans Teams, il est en effet possible de documenter vos projets au fur et à mesure, de partager vos connaissances simplement via un système de cartes, et même d’accéder à l’information sans effort grâce à des liens insérés automatiquement à chaque mention d’un concept clé.
Les équipes et les canaux sont également des alliés précieux en termes d’expérience utilisateur. Ils vous permettent de rassembler les parties prenantes d’un projet, de centraliser les informations liées au projet et de partager les documents utiles à sa réalisation.