Comment optimiser l’expérience des employés
avec des équipes ?

Nos conseils pratiques pour améliorer l’expérience des employés (EX) de vos collaborateurs avec le Microsoft Teams.

L’expérience des employés (EE), ou la façon dont les employés perçoivent leur travail et leur entreprise tout au long de leur temps avec l’entreprise, est une préoccupation clé pour les employeurs.

Reconnaissant l’impact d’une bonne expérience des employés sur la motivation, l’attraction et la rétention des talents, 80 % des organisations considèrent qu’il s’agit de l’un des aspects les plus importants des stratégies de RH (source : Forrester).

Dans un contexte de numérisation et de montée du travail hybride, l’environnement technologique joue un rôle clé dans l’amélioration de l’expérience des employés.

La célèbre plateforme collaborative Microsoft Teams est bien sûr l’une des technologies qui peuvent optimiser l’expérience des employés. Dans cet article, Mozzaik365 explique comment.

Les équipes relèvent les défis de l’expérience des employés

Dans le sillage de la crise sanitaire, le monde du travail est en effervescence. Déjà touchés par la « guerre des talents », les employeurs sont aujourd’hui confrontés à une vague de « grandes démissions » et, dans certains secteurs, à des difficultés de recrutement.

Mais ce n’est pas tout. L’engagement de l’équipe est également à son plus bas niveau, prenant la forme d’un véritable mouvement d’abandon silencieux. Selon l’Institut Gallup , seulement 6% des employés français sont engagés au travail. Cette faible motivation est probablement liée à la détérioration de la santé mentale des travailleurs, dont 41% sont en état de détresse psychologique (source : Empreinte Humaine).

💡Pour aller plus loin, découvrez notre article sur le « Quiet quitting », la grande démission française

Dans ce contexte, l’expérience des employés semble être un enjeu majeur pour les organisations. Les employés qui se sentent satisfaits de leur travail et de leur entreprise ont un niveau d’engagement 16 fois plus élevé que ceux qui ont un mauvais EX et sont 8 fois plus susceptibles de rester dans leur emploi au fil du temps (source : McKinsey).

En ce qui concerne le lieu de travail numérique , la notion d’expérience de l’employé est essentielle. L’attention qui lui est accordée, via l’expérience utilisateur, dès la conception de l’environnement de travail numérique, garantit que les employés peuvent accéder à leurs logiciels et plates-formes de travail sans friction.

Bien conscient de l’impact positif d’une bonne expérience employé, Microsoft va au-delà de l’expérience utilisateur et se concentre sur la fourniture de solutions qui permettent aux entreprises de faire face aux différents défis de l’expérience des employés. Parmi eux, la plate-forme d’expérience des employés Microsoft Viva , intégrée à Teams, fournit des réponses concrètes pour optimiser l’EX.

Alors, dans la pratique, comment améliorez-vous l’expérience de vos employés avec Teams ? C’est ce que nous allons examiner ensuite.

Créer une culture d’entreprise forte

La culture d’entreprise est un levier important pour améliorer l’expérience des employés. Vecteur de sens au travail et de cohésion entre les employés, il détermine également les pratiques managériales au travail dans l’organisation.

En tant que leader ou professionnel des RESSOURCES HUMAINES, vous pouvez utiliser Teams pour développer une culture organisationnelle qui garantit une bonne expérience aux employés. Il y a plusieurs façons de le faire :

Comptez sur l’application MODA de Mozzaik365 pour créer des tableaux de bord dédiés à la communication interne dans Teams afin d’amplifier la portée des informations que vous souhaitez diffuser aux employés ;

Partagez des messages dans chats et équipes pour atteindre efficacement les employés et leur permettre de dialoguer et de s’exprimer sur les dernières nouvelles ;

Concentrez-vous sur la communication interne authentique en parlant de vos valeurs sur une base quotidienne à travers les canaux d’équipe de votre organisation ;

Utilisez l’application Praise dans Teams pour créer une véritable culture de reconnaissance au sein de votre organisation en envoyant des badges entre les employés et entre les gestionnaires et les employés ;

Utilisez les applications Viva Connections et Viva Engage dans Teams pour présenter votre identité d’entreprise, diffuser votre culture d’entreprise et encourager les employés à créer une communauté et une collaboration.

Attirer de nouveaux talents

Selon un sondage de Willis Towers Watson , 84 % des employeurs interrogés croient qu’une expérience positive pour les employés est un facteur clé de la capacité d’une entreprise à retenir et à attirer des talents. Et pour cause : les employés qui se sentent bien dans leur travail et dans leur entreprise sont les meilleurs ambassadeurs pour eux.

L’utilisation de Teams au sein de votre organisation peut vous aider à améliorer l’expérience des employés pour vos talents et, à son tour, en faire des promoteurs de la marque de votre employeur. Cette plateforme collaborative est conçue pour offrir une bonne expérience utilisateur et, au-delà, pour optimiser l’expérience des employés.

Mieux encore, grâce à Microsoft Teams et surtout à l’application Viva Engage dans Teams, vos employés peuvent contribuer à la communication de votre organisation. Plus précisément, ils peuvent :

Participez à la promotion de votre marque employeur en interne, via vos réseaux sociaux d’entreprise ;

Améliorez votre réputation auprès de tiers, en relayant du contenu sur leurs propres réseaux sociaux à partir de Teams. C’est ce que nous appelons la défense des intérêts des employés.

Amener les employés à adopter les outils fournis par ISD

Dans un contexte de transformation numérique et d’essor du télétravail, l’environnement technologique dans lequel les employés sont immergés au quotidien a un impact significatif sur la qualité de leur expérience des employés .

Microsoft Teams vous permet de créer un espace de travail numérique propice au développement et à la productivité des équipes. Avec cette application, il est en effet possible de centraliser les outils informatiques dont les employés ont besoin pour mener à bien leurs missions, et ainsi encourager l’utilisation de ces solutions.

Concrètement, pour faciliter l’adoption par vos talents des différents logiciels fournis par votre service informatique, pensez à :

Épinglez les liens correspondants dans vos canaux Teams pour mettre ces outils à la disposition des employés sans nécessiter d’effort supplémentaire de leur part ;

Utilisez l’application MODA de Mozzaik365 pour créer un tableau de bord personnel pour chaque employé, en regroupant les raccourcis vers les logiciels et les sites qui leur sont utiles quotidiennement afin qu’ils puissent les ouvrir en un seul clic ;

Configurez une équipe « d’aide informatique » avec un canal dédié pour chaque logiciel afin que vos employés puissent s’entraider avant d’appeler votre service informatique.

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Améliorer la communication entre le siège et les bureaux extérieurs

Faciliter la communication avec les équipes sur le terrain est nécessaire pour améliorer l’expérience des employés. Pourquoi ? Faciliter la communication entre les employés du bureau et ceux qui travaillent sur place ou sur la route simplifie le travail de toutes les parties prenantes. Mieux encore, il aide à établir la confiance, un sentiment d’appartenance et d’engagement envers l’organisation.

La mise en œuvre de Microsoft Teams au sein de votre organisation est un bon moyen de connecter les employés au siège social avec ceux sur le terrain. L’application Teams est en effet accessible sur différents supports : ordinateur , smartphone et tablette. Il peut donc être utilisé par tous les employés et permet à chacun de recevoir des informations internes, d’interagir et d’avoir une voix.

Maximiser la productivité et l’organisation individuelle

L’optimisation de l’expérience des employés augmente la productivité des employés de 5 à 15% (source : CarrefourRH). De même, aider les talents à s’organiser et à éviter de perdre du temps et de l’énergie sur des actions improductives contribue également à leur satisfaction au travail.

Microsoft Teams est la solution dont vous avez besoin pour maximiser la productivité et l’organisation personnelle de vos employés et, par conséquent, améliorer leur EX. Sur Teams il est en effet possible de :

Utilisez l’application MODA de Mozzaik365 pour fournir à chaque employé un tableau de bord personnel rassemblant ses tâches, ses e-mails, son calendrier et ses raccourcis vers tous ses outils pratiques afin de rendre tous ces éléments immédiatement accessibles ;

Utilisez Viva Topics, une sorte de Wikipédia d’entreprise, pour aider les employés à trouver les bonnes informations au bon moment et à économiser de précieuses heures lorsqu’ils ont besoin de faire des recherches.

**Meilleure « intégration » des nouveaux arrivants**

L’intégration est une étape essentielle dans le parcours des employés. L’expérience que les employés ont lorsqu’ils sont accueillis et intégrés dans l’organisation a un impact majeur sur leur volonté de rester et de s’impliquer dans l’entreprise.

Selon une étude De Bersin par Deloitte, 4% des employés quittent leur emploi après une mauvaise première journée, et 22% du roulement se produit dans les 45 premiers jours après qu’un employé rejoint l’organisation (source : LinkedIn)

Microsoft Teams est votre allié dans « l’intégration » de vos talents et leur offre une expérience optimale des employés dès qu’ils sont embauchés. Afin d’améliorer l’intégration des nouveaux employés, il est en effet possible de :

Mettre en place des équipes de tableaux de bord dédiées à l’intégration des nouvelles recrues, de leur accueil au sein de l’organisation à leur ascension dans les compétences ;

Utilisez l’application Viva Topics dans Teams pour fournir aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils rejoignent un projet en cours ;

Utilisez l’application Viva Learning dans Teams pour fournir un programme de formation personnalisé aux nouveaux employés, en les aidant à acquérir les compétences dont ils ont besoin pour commencer leur travail et à encourager leur progression au sein de votre organisation.

📢Pour aller plus loin, découvrez notre guide ultime pour réussir l’intégration de nouveaux employés

Développer les talents et les faire progresser dans l’entreprise

Le développement de leurs compétences contribue à l’amélioration de l’expérience des employés. Selon la chercheuse Estelle Morin, l’apprentissage de nouvelles compétences est l’un des facteurs qui donnent un sens au travail et qui ont un impact positif sur la santé mentale des employés (source : Estelle Morin, IRSST).

Là encore, l’application Viva Learning dans Teams peut être mobilisée pour offrir un programme de formation personnalisé aux employés, augmenter leurs compétences, maintenir leur employabilité et ouvrir des opportunités de développement de carrière.

Assurer la santé des employés

Une bonne expérience des employés n’est bien sûr possible que si les besoins fondamentaux des employés sont satisfaits. Par conséquent, protéger la santé physique et mentale des employés et assurer leur bien-être est une condition préalable pour qu’ils se sentent positifs au sujet de leur travail et de leur employeur.

Aujourd’hui, l’état psychologique des employés français est pour le moins inquiétant. Selon Empreinte Humaine, l’épuisement professionnel touche 35% des employés français et les cas d’épuisement professionnel sévère sont trois fois plus nombreux qu’avant la crise du Covid-19.

Pour lutter contre cette détérioration de la santé mentale des employés, Microsoft a lancé Viva Insight. Cette application, qui peut être utilisée dans Teams, fournit des conseils personnalisés aux employés pour les aider à combiner productivité et bien-être au travail : rappels de prendre des pauses régulières, planification du temps de concentration pour travailler sans être dérangé, etc.

De plus, Viva Insight utilise les données pour formuler des recommandations aux gestionnaires et aux décideurs. L’objectif est de leur permettre d’adapter leurs pratiques de gestion et leurs politiques organisationnelles afin de préserver le bien-être de leurs employés.

Faire avancer les projets en équipe, même à distance

Selon une étude menée par Asana, les employés français gaspillent « 66% de leur temps de travail sur le « travail sur le travail » (réunions superflues, activités de suivi, etc.) » Le résultat, pour 82% d’entre eux, est « difficultés à se déconnecter du travail » et même, pour 70% des répondants, au moins un épisode de burn-out.

Travailler efficacement et ne pas perdre de temps sur des tâches inutiles ou improductives est donc un contributeur majeur à une meilleure expérience des employés.

Microsoft comprend cela et propose des solutions qui permettent aux projets d’équipe d’avancer efficacement, même lorsque les coéquipiers collaborent à distance. L’application Teams offre la possibilité de :

Créer des équipes structurées, réunissant toutes les parties prenantes du projet autour des contacts, des ressources, de l’historique et des communications liés au projet, soigneusement organisées et priorisées dans différents canaux ;

Utilisez les réunions de vidéoconférence et tous les outils associés (tableau blanc Microsoft , Excel Live, Notes de réunion, etc.) pour améliorer la qualité des échanges et tirer pleinement parti de ces réunions.

💫Pour aller plus loin, consultez notre guide sur l’optimisation de la gestion de projet dans Microsoft Teams

Le dernier mot

Complétée par Microsoft Viva et, bientôt, par l’application MODA de Mozzaik365, Teams s’établit comme une véritable plate-forme d’expérience employé .

Teams offre des solutions pertinentes pour relever les divers défis de l’expérience des employés auxquels sont confrontées les organisations, de l’attraction et de la rétention des talents au maintien du bien-être des employés.

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FAQ

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