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Traditionnellement utilisée par les marques pour convertir les prospects en clients et fidéliser leur clientèle, la newsletter est également un puissant levier pour l’engagement des employés. Cet outil de communication interne permet en effet de tenir les employés informés de l’actualité de l’organisation, mais aussi de diffuser la culture de l’entreprise et même de promouvoir le dialogue social.
Alors, comment mettre en place un bulletin interne engageant et faire de l’envoi de courriels une pierre angulaire de votre stratégie de communication d’entreprise ? Dans cet article, Mozzaik vous donne les clés pour créer un bulletin interne qui encourage vos employés à s’engager pleinement avec votre entreprise et contribue à la rétention du capital humain. Bonne lecture.
Qu’est-ce qu’un bulletin interne ? Définition.
Un bulletin interne est un courriel d’information envoyé régulièrement par un employeur à une liste d’envoi qui comprend la totalité ou une partie de ses employés. La création et la distribution de la newsletter sont généralement gérées par le service des ressources humaines ou de la communication de l’entreprise.
L’envoi de courriels est un canal de communication interne intéressant, car il permet de prioriser l’information pour s’assurer que les messages les plus importants parviennent aux employés. Par conséquent, le bulletin interne est un outil pour lutter contre la surcharge d’information qui nuit au bien-être mental de 40% des employés français.
Comment mettre en place un bulletin interne engageant ?
La création d’un bulletin d’information interne ne doit pas s’improviser. Voici quelques pratiques exemplaires et conseils à mettre en œuvre pour créer une campagne de bulletin interne attrayante :
- Donnez un nom à votre bulletin interne afin qu’il soit perçu comme un véritable média interne que les employés voudront lire au fil du temps. Un titre comme « la gazette » ou « l’hebdomadaire » semblera moins austère que « bulletin interne ».
- Personnalisez le nom et l’adresse de l’expéditeur de la newsletter interne pour la rendre plus tangible, mais aussi pour permettre aux employés de donner leur avis et d’augmenter la délivrabilité de votre e-mail.
- Segmentez vos audiences pour envoyer du contenu pertinent à chaque catégorie d’employés. Par exemple, vous pouvez proposer différentes sélections d’informations aux équipes sur le terrain, au personnel du siège ou aux gestionnaires.
- Adoptez un rythme de publication régulier pour faire de votre newsletter interne un véritable rendez-vous que les employés attendent avec impatience. Un bulletin mensuel ou hebdomadaire semble être un bon rythme pour maintenir un lien avec vos lecteurs sans les fatiguer.
- Choisissez soigneusement le jour et l’heure pour envoyer votre bulletin électronique afin de maximiser le taux d’ouverture. Pour identifier quand votre public cible est le plus susceptible d’ouvrir votre newsletter, interrogez les employés et effectuez des tests.
- Faites attention à la conception de votre newsletter interne pour la rendre agréable à lire. Optez pour une disposition spacieuse, créez différentes sections et séparez-les visuellement. Envisagez également d’intégrer des aides visuelles (images, GIF, infographies, vidéos, etc.) pour rendre votre newsletter plus interactive et engageante.
- Adoptez la charte graphique (codes couleur, logo, police, etc.) et éditoriale (ton, vocabulaire, etc.) de votre entreprise pour faire de votre newsletter interne un moyen de diffuser votre culture d’entreprise et de créer une cohérence entre vos outils de communication.
- Assurez-vous de créer une newsletter réactive, c’est-à-dire optimisée pour assurer une visualisation confortable sur différentes tailles d’écran (ordinateur, tablette, smartphone). Pour cela, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de marketing par e-mail dédié pour créer et distribuer des newsletters.
- Sélectionnez soigneusement le contenu présenté dans chacune de vos newsletters. Présentez uniquement les informations qui sont intéressantes pour votre public cible pour éviter de le surcharger d’informations.
- Structurez votre newsletter interne à l’aide de sections, de titres et de texte en gras. Assurez-vous de placer les informations importantes au début de votre e-mail, idéalement au-dessus du pli, afin que les employés puissent les voir sans avoir à faire défiler.
- Rédigez une introduction et des descriptions concises, aérées et accrocheuses. Utilisez des phrases courtes, sautez des lignes et utilisez des listes à puces pour faciliter la lecture. Pour permettre aux lecteurs d’approfondir les sujets abordés, il suffit d’insérer des liens externes vers des ressources. De plus, pour retenir l’attention des destinataires de votre newsletter d’entreprise, utilisez des chiffres clés, proposez un contenu original, injectez une dose d’émotion, ou même ajoutez quelques touches d’humour.
- Prenez soin du sujet de votre bulletin interne. Pour générer des clics et un bon taux d’ouverture, votre sujet de courriel doit être court, résumer le contenu de votre newsletter, mais aussi susciter la curiosité des employés. Un chiffre clé ou une question pourrait, par exemple, donner envie aux employés d’ouvrir votre e-mail pour en savoir plus (« 95% de nos clients sont satisfaits. Savez-vous pourquoi ?").
- Insérez des boutons d’appel à l’action et de partage clairement visibles pour permettre aux employés d’interagir avec votre contenu et de générer de l’engagement. Avec des boutons de partage, vous pouvez transformer vos employés en ambassadeurs de marque sur les réseaux sociaux en partageant vos publications.
- Mesurez les performances de votre campagne de newsletter en suivant les indicateurs de performance clés (KPI) tels que le taux d’ouverture, le taux de clics (CTR), le nombre d’actions et le taux de délivrabilité. En plus de ces paramètres, demandez la rétroaction des employés. Ces données quantitatives et ces commentaires qualitatifs vous permettront de prendre des mesures correctives pour améliorer votre newsletter et la rendre encore plus attrayante.
- Pour gagner du temps et respecter votre calendrier de communication, envisagez d’utiliser des outils d’IA générative comme ChatGPT, Microsoft Copilot, Midjourney ou le webpart ICE intégré à votre lieu de travail numérique Mozzaïk365. Ceux-ci vous aideront à trouver facilement des idées pour les sujets et les titres des e-mails, à résumer votre contenu et à obtenir des descriptions concises avec un minimum d’effort, ou à créer rapidement des images attrayantes pour illustrer votre newsletter interne et fournir des informations visuelles.
- Enfin, utilisez une solution de messagerie interne haute performance comme l’outil ICE intégré à votre mozzaik Digital Workplace. Cet outil interne de marketing par e-mail, la création de contenu et le suivi des performances vous permettront de créer facilement du contenu pour les employés (articles de blog, newsletters, etc.), de planifier leur distribution sur des profils ciblés et de suivre les résultats de vos campagnes afin de les optimiser.