Comparaison des outils de communication interne :
Lequel choisir pour votre entreprise?

La communication interne est l’un des piliers d’une entreprise. Les actions de communication destinées aux employés (communication descendante), les interactions entre employés (communication interfonctionnelle) et la collecte de rétroaction des équipes (communication ascendante) contribuent à améliorer la performance de votre organisation. Selon une étude de 2023 menée par Harris Poll pour Grammarly, 72% des dirigeants croient qu’une communication interne efficace augmente la productivité de l’équipe.

Pourquoi? Parce qu’une bonne communication interne renforce la culture d’entreprise, améliore l’engagement des employés, améliore la collaboration interne, facilite l’intégration des nouveaux employés et rationalise la gestion de la communication de crise. À l’inverse, un manque de communication interne peut avoir un impact négatif sur le rendement des employés, car ils perdent des heures à chercher l’information dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Elle nuit également à la cohésion interne et peut même entraîner des conflits entre les employés.

Avec la transformation numérique en cours des entreprises, diverses solutions numériques ont vu le jour pour stimuler la communication interne au sein des organisations. Les intranets sociaux, les plateformes collaboratives, les outils de gestion de projet et les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) offrent tous des solutions potentielles. Alors, quel outil de communication interne choisir pour votre organisation? Dans cet article, Mozzaïk explore le sujet en profondeur. Bonne lecture.

Les meilleurs outils de communication interne pour les entreprises

Les plateformes collaboratives, les intranets corporatifs, les logiciels de gestion de projet et les réseaux sociaux internes sont les quatre principaux types d’outils numériques conçus pour faciliter la communication interne au sein des organisations. Ces solutions répondent à différents besoins, il est donc essentiel de choisir celles qui répondent le mieux aux exigences de votre entreprise. Voici un aperçu des meilleurs outils de communication interne disponibles.

Les meilleures plateformes collaboratives pour optimiser la communication interne

Les plateformes de travail collaboratif sont des espaces de travail numériques qui centralisent les canaux d’information et de communication dont les employés ont besoin pour travailler en équipe. Ces outils améliorent l’expérience des employés tout en augmentant la productivité individuelle et collective. Ils permettent aux employés de naviguer facilement entre différentes conversations et ressources, ce qui permet de gagner du temps et d’augmenter le confort au travail.

Aujourd’hui, les meilleures plateformes collaboratives, celles qui, selon nous, méritent votre attention, sont :

Microsoft Teams, la plateforme de communication interne incluse dans la suite Microsoft 365. Il combine la messagerie instantanée, la vidéoconférence et les appels vocaux. Avec Teams, un service ou une équipe de projet peut créer des canaux de communication pour organiser des discussions, partager des fichiers en temps réel via OneDrive et collaborer sur des documents Word ou Excel sans quitter l’application. En bref, Teams est un outil de communication interne qui s’intègre parfaitement aux autres logiciels de l’écosystème Microsoft et centralise les interactions pour augmenter la productivité des employés.

Slack, une autre plateforme de communication collaborative qui comprend des fonctions de clavardage, d’appels audio et vidéo et de partage de fichiers. Il s’intègre à d’autres outils tels que Trello et Google Drive, permettant aux employés de collaborer sans quitter l’interface. À l’instar de Teams, Slack permet d’organiser les conversations dans différents canaux de communication, ce qui rend la communication interne plus structurée et lisible.

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Google Chat, l’outil de communication collaborative de la suite de Google. Comme les plateformes précédentes, cette solution permet aux employés de communiquer facilement via des messages instantanés, des appels audio ou vidéo. Sur Google Chat, les employés peuvent également envoyer des fichiers, mentionner des collègues ou utiliser des emojis pour réagir aux messages. Encore une fois, les interactions peuvent être structurées dans différents canaux de communication pour clarifier les échanges. Naturellement, Google Chat s’intègre parfaitement à d’autres outils de la suite Google tels que Calendrier, Google Drive et Google Gemini, l’assistant d’IA de Google.

Les meilleurs intranets corporatifs pour centraliser l’information et rationaliser la communication interne

Un intranet d’entreprise est un réseau informatique privé accessible uniquement aux employés d’une entreprise. Cette solution est généralement utilisée pour stocker et partager facilement des informations internes. Il permet aux équipes d’accéder à leurs documents de n’importe où et de les modifier simultanément ou de manière asynchrone. Mieux encore, un intranet d’entreprise moderne regroupe toutes les applications, outils, canaux de communication et ressources que les employés utilisent quotidiennement pour interagir, rester informés et travailler, le tout dans une seule interface. Le résultat est un véritable Digital Workplace qui offre une expérience utilisateur fluide et fluide, assurant une productivité optimale.

Selon nous, les quatre meilleures solutions intranet que les entreprises devraient sérieusement envisager sont :

SharePoint, l’outil de la suite Microsoft 365 conçu pour créer des intranets, des sites d’équipe et des sites de communication. SharePoint permet aux entreprises de partager des informations internes avec leurs employés de manière sécuritaire et efficace. Grâce à cette solution, les employés peuvent stocker et partager des documents de manière organisée et les co-éditer en temps réel. Entièrement intégré à d’autres outils Microsoft (Teams, Outlook, Power Automate, etc.), SharePoint est également utilisé pour automatiser les flux de travail. En fin de compte, SharePoint centralise l’information, facilite son flux et améliore la collaboration interne. Cependant, SharePoint présente certaines limites en termes de conception et d’expérience utilisateur. Sans extensions natives ni développements spécifiques, il ne suffit pas à lui seul d’offrir un intranet d’entreprise vraiment moderne et attrayant. Il s’agit d’une base solide, sécurisée et parfaitement intégrée à votre environnement de travail, sur laquelle il faut ajouter des fonctionnalités avancées de communication et de collaboration.

Mozzaik365, une extension naturelle de Microsoft SharePoint, améliore la communication interne, la collaboration et la gestion des connaissances dans un intranet SharePoint, créant une interface entièrement fonctionnelle et transparente. Avec Mozzaik365, les entreprises peuvent cibler les communications internes sur des groupes d’employés spécifiques, organiser l’information interne à l’aide d’un système de marquage, agréger les flux de médias sociaux pour renforcer la défense des employés, créer des campagnes par courriel avec la fonction Newsletter et concevoir des pages intranet visuellement attrayantes. L’assistant de création de contenu alimenté par l’IA aide les experts internes à partager facilement leurs connaissances. Entièrement intégré aux applications Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook, etc.), Mozzaik365 centralise tous les outils et conversations dont les employés ont besoin pour travailler de manière productive et confortable, que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent.

LumApps, une plateforme d’expérience collaborative conçue pour améliorer la communication interne, le partage des connaissances et l’engagement des employés. LumApps permet aux entreprises de créer des intranets collaboratifs qui centralisent les informations, les conversations et les logiciels que les employés utilisent quotidiennement. LumApps s’intègre aux suites Google Workspace et Microsoft 365, ainsi qu’à des applications comme Slack et Salesforce.

Staffbase, une plateforme de communication et d’engagement des employés intégrée à Microsoft 365, Google Workspace et d’autres applications. Staffbase permet aux organisations de créer des intranets personnalisés où les employés voient des nouvelles, des liens et des pages pertinents. Staffbase dispose également d’un outil de création de contenu alimenté par l’IA qui aide les équipes de communication à rédiger des messages efficaces pour les employés. Enfin, avec son application intranet mobile, Staffbase est particulièrement bien adapté aux travailleurs de première ligne, facilitant la communication avec les employés qui travaillent sur le terrain.

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Les meilleurs outils de gestion de projet et de communication interne pour faciliter le travail d’équipe

Comme son nom l’indique, un logiciel de gestion de projet est un outil numérique spécialement conçu pour aider les équipes à organiser, superviser et exécuter avec succès leurs projets. Ces solutions permettent aux équipes de planifier, d’attribuer, d’automatiser et de suivre les tâches en collaboration, d’allouer des ressources et de surveiller l’avancement du projet à l’aide d’indicateurs de performance (KPI).

Selon nous, les meilleurs outils de gestion de projet et de communication interne sur le marché sont :

Asana, une plateforme de gestion de projet alimentée par l’IA qui améliore la communication et la collaboration, aidant les employés et les dirigeants à atteindre leurs objectifs plus efficacement. Les principales fonctionnalités d’Asana incluent la création de tâches, l’attribution des responsabilités, l’établissement des priorités et le suivi des échéances par le biais de calendriers. Il permet également aux équipes de projet de créer des flux de travail pour optimiser la productivité. Disponible sur plusieurs appareils, Asana s’intègre à divers outils comme Slack, Google Drive et Microsoft Teams.

Trello, un outil de gestion de projet basé sur la méthode Kanban. Trello est une solution très visuelle qui utilise des tableaux, des cartes et des listes pour aider les équipes à organiser les tâches et à collaborer efficacement. Avec Trello, les utilisateurs peuvent définir des rappels, partager des pièces jointes, créer des listes de contrôle et automatiser les processus pour rationaliser le travail d’équipe. En fin de compte, Trello améliore la communication interne en offrant une visibilité claire sur les responsabilités, les priorités et l’avancement du projet de chaque membre de l’équipe. Naturellement, Trello s’intègre à de nombreuses solutions logicielles comme Slack et Microsoft Teams.

Monday.com, une plateforme de gestion de projet qui offre aux équipes et aux dirigeants une visibilité complète sur leurs projets. Monday.com offre différents outils de visualisation tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des calendriers et des chronologies. Cette solution permet également aux utilisateurs d’automatiser les processus (approbations, rappels, etc.), ce qui permet de gagner un temps précieux. Enfin, Monday.com se synchronise avec diverses applications (Zoom, Slack, Teams, etc.), facilitant une communication fluide entre les membres de l’équipe de projet.

Les meilleurs réseaux sociaux d’entreprise pour stimuler les interactions internes et renforcer la cohésion d’équipe

Un réseau social d’entreprise (RSE) est un réseau social privé, semblable à Facebook ou LinkedIn , mais exclusivement destiné aux employés d’une entreprise. Ce type de plateforme sociale interne permet aux employés d’interagir et de réseauter de manière plus informelle que les plateformes collaboratives. Il simplifie également l’accès à l’information interne, qui peut être partagée et mise en évidence sur un fil d’actualité personnalisé. En fin de compte, un RSE améliore la culture d’entreprise, renforce la cohésion de l’équipe et stimule l’engagement des employés.

Parmi les meilleurs réseaux sociaux d’entreprise, trois se démarquent :

Viva Engage, une plateforme de communication interne développée par Microsoft et intégrée à Microsoft 365 et à la plateforme d’expérience employé Microsoft Viva . Cette solution remplace le réseau social d’entreprise Yammer. Viva Engage permet aux employés d’établir des relations et de partager facilement leurs connaissances avec leurs collègues, favorisant ainsi un fort sentiment d’appartenance et une culture d’entreprise. Les employés peuvent participer à des discussions, se joindre à des communautés, partager des histoires et poser des questions pour recevoir des idées d’experts internes. L’assistant IA Copilot prend en charge la création de contenu sur Viva Engage et aide les utilisateurs à trouver des informations ou des contacts pertinents. De plus, l’équipe de communication interne peut utiliser Viva Engage pour lancer des campagnes ciblées et analyser leur impact.

Happeo, une plateforme conçue pour centraliser toutes les informations et les outils dont les employés ont besoin pour travailler efficacement et rester engagés. Happeo dispose d’un puissant moteur de recherche pour trouver rapidement des informations pertinentes, de profils d’employés pour favoriser les connexions et de canaux de communication où les employés peuvent discuter de projets ou d’intérêts communs, partager des publications, des liens et des documents, et interagir avec du contenu ciblé. Happeo s’intègre à un large éventail d’applications, notamment Slack, Gmail et OneDrive.

Jive, une plateforme d’engagement des employés qui comprend un réseau social d’entreprise conçu pour connecter les employés de différents endroits grâce à des fonctionnalités de réseautage. Jive offre des fonctionnalités sociales telles que des discussions, des mises à jour de statut, des commentaires, des mentions et des fonctions de suivi. Les employés bénéficient également d’un flux d’activités personnalisé qui n’affiche que les informations pertinentes. De plus, Jive comprend un assistant d’IA pour aider les utilisateurs à accéder rapidement aux bonnes informations et s’intègre à de nombreuses applications comme Jira, Salesforce et SharePoint.

Comment choisir le bon outil de communication interne pour votre entreprise?

Il existe de nombreux outils de communication interne. Alors, comment choisir celui qui stimulera la productivité de votre organisation? Voici une approche étape par étape :

Définissez vos objectifs clés en matière de communication interne. Vous ne choisirez pas nécessairement le même outil de communication interne si votre objectif est de rationaliser la gestion de projet, d’améliorer l’engagement des employés, d’optimiser le partage d’information interne, de renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance, ou encore d’améliorer l’expérience numérique des employés.

Définissez vos objectifs clés en matière de communication interne. Vous ne choisirez pas nécessairement le même outil de communication interne si votre objectif est de rationaliser la gestion de projet, d’améliorer l’engagement des employés, d’optimiser le partage d’information interne, de renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance, ou encore d’améliorer l’expérience numérique des employés.
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Recherchez un outil de communication interne qui s’intègre à vos solutions existantes. Pour s’assurer que vos équipes adoptent le logiciel choisi, celui-ci doit être simple et intuitif à utiliser. Il doit s’intégrer parfaitement à vos applications actuelles. Si votre entreprise travaille avec la suite Microsoft (Word, Teams, Excel, etc.) ou la suite Google, optez pour un outil de communication interne qui se synchronise facilement avec cet écosystème.
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Choisissez un outil de communication interne adapté à la taille de votre organisation. Une petite structure peut n’avoir besoin que d’un simple canal de communication et d’une plateforme de stockage d’information de base. Cependant, une entreprise comptant beaucoup d’employés doit être en mesure de structurer son plan de communication, par exemple en ciblant des groupes spécifiques dans ses campagnes.
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Déterminez le budget que vous souhaitez allouer à votre outil de communication interne. Ce budget doit bien sûr s’aligner sur la capacité financière de votre entreprise. Vous devez également tenir compte du retour sur investissement (ROI) associé à chaque solution. Le ROI d’un Digital Workplace comme Mozzaik365, par exemple, fait de ce type de solution un investissement rentable.
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Analysez les caractéristiques des différents outils de communication interne qui correspondent à vos besoins. Chaque solution possède des caractéristiques spécifiques qui peuvent ou non correspondre aux habitudes et aux cas d’utilisation de vos employés. Pour vous assurer de la pertinence d’un outil par rapport à vos besoins internes, envisagez de demander une démonstration.

Comparaison des outils de communication interne : principaux points à retenir

Pour assurer une communication organisationnelle efficace, votre outil de communication interne doit être complet. Il doit fonctionner comme une plateforme de travail collaboratif (comme Teams), un intranet d’entreprise (comme SharePoint), un outil de gestion de projet (comme Asana) et un réseau social interne (comme Viva Engage). En effet, il est impossible de prioriser un aspect de la communication interne plutôt qu’un autre. La collaboration, l’échange d’information interne, la gestion de projet d’équipe et les interactions informelles contribuent tous à la performance organisationnelle.

Si votre entreprise opère au sein de l’écosystème Microsoft (Teams, Excel, Word, etc.), la meilleure solution pour améliorer la communication interne et augmenter la productivité est d’opter pour un intranet moderne qui intègre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus (collaboration, stockage d’informations, etc.).

C’est précisément le cas du Digital Workplace Mozzaik365. Prolongement naturel de Microsoft SharePoint, il est idéal pour créer une stratégie de communication interne sur mesure. Il vous permet de mettre en place une interface engageante et fonctionnelle qui regroupe toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Murs de médias sociaux, fils d’actualités, diffusion d’informations ciblées, il suffit de sélectionner les modules que vous souhaitez intégrer dans le tableau de bord de vos employés, et le tour est joué!

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