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Un espace numérique de travail est un formidable outil qui permet à votre entreprise ou votre organisme d’améliorer sa communication interne, de faciliter la collaboration entre ses salariés ou encore de mieux gérer les connaissances relatives à son activité.
Cependant, pour tirer pleinement parti de votre plateforme intranet, il est préférable d’éviter certains faux pas… Cela vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous dévoile 10 erreurs à ne pas commettre pour profiter de tous les atouts de votre Digital Workplace en 2023.
Prenez note !
# 1 Miser uniquement sur la communication descendante
L’intranet est un dispositif qui permet trois types de communication :
- Descendante, de la tête d’entreprise ou du département RH vers les salariés par exemple ;
- Horizontale, entre les salariés, grâce à un réseau social interne par exemple ;
- Ascendante, des équipes vers les encadrants.
En utilisant votre Digital Workplace uniquement pour faire circuler l'information du haut de votre structure vers le bas, vous manquez une occasion d'impliquer vos employés en les faisant participer à votre communication interne.
De plus, vous risquez de créer chez eux une forme de frustration, liée au fait de ne pas se sentir écoutés et reconnus.
Plusieurs solutions peuvent vous permettre de donner la parole aux salariés de votre organisation et de booster l’utilisation de votre portail intranet. Vous pouvez notamment :
- Réaliser des vidéos interviews qui seront diffusées sur votre site interne et mettront en valeur vos talents ;
- Organiser des sondages ou mettre en place des boîtes à idées virtuelles afin de recueillir le feedback de vos équipes ;
- Utiliser un réseau social d’entreprise comme Yammer ou un agrégateur de médias sociaux comme le composant "Mur de réseaux sociaux" de Mozzaik365 afin d’encourager les collaborateurs à interagir entre eux en partageant des publications, en les commentant et en y réagissant.
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# 2 Utiliser votre intranet pour votre communication interne seulement
Devenus de véritables Digital Workplaces, les intranets de 2023 sont autant des outils de communication interne que des plateformes de collaboration et de partage de la connaissance.
En utilisant votre site d’entreprise uniquement pour communiquer, vous vous privez donc de précieux leviers qui pourraient pourtant vous aider à optimiser la productivité de vos équipes, améliorer l’ambiance de travail au sein de votre structure et accélérer la montée en compétence de vos collaborateurs.
Au lieu de vous limiter à des fonctionnalités (indispensables) comme le "Mur d'actualité", pensez par conséquent à :
- Intégrer des applications de travail collaboratif, à l’instar de Teams, à votre intranet ;
- Doter votre Digital Workplace d’un composant trombinoscope grâce auquel chaque salarié pourra trouver un expert interne pour répondre à ses questions ;
- Ou encore, mettre en place un Wiki de gestion de la connaissance afin de créer une base de données rassemblant les savoirs acquis par vos équipes au fil du temps.
# 3 Ne pas recruter un cercle de contributeurs
Alimenter un intranet en contenus pertinents et utiles est une mission chronophage.
Si cette tâche incombe uniquement à votre département communication, à votre direction générale ou à votre direction des Ressources humaines, votre Digital Workplace risque de s’appauvrir et, finalement, de perdre en attractivité.
La solution ? Recrutez un réseau de contributeurs choisis parmi les employés. Celui-ci aura notamment pour mission de :
- Produire du contenu pour votre site interne (articles de blog, infographies, fiches Wiki, etc.) ;
- Animer la plateforme grâce à des publications ;
- Assurer la modération sur votre réseau social interne.
À la clé, des salariés plus engagés et un intranet plus vivant !
# 4 Avancer sans stratégie ou charte globale
Ne pas avoir de stratégie concernant l’évolution de votre intranet ou de charte relative aux différents comportements que doivent adopter les utilisateurs peut amener votre projet à péricliter.
Et pour cause, si vous ne traquez pas les usages qui sont faits de votre plateforme, vos salariés peuvent s’en désintéresser progressivement sans que vous vous en aperceviez.
Par ailleurs, en l’absence de charte de bonne conduite ou relative à la cybersécurité, votre intranet peut devenir cacophonique, et même représenter un risque pour votre structure.
Pour éviter le naufrage et exploiter votre Digital Workplace à son plein potentiel, veillez donc à :
- Déterminer des objectifs tout au long de la vie du dispositif et fixez des KPI qui vous permettront de mesurer l’atteinte de ces étapes ;
- Nommer des personnes garantes de l’application de votre charte et des comités de pilotage chargés de débloquer les situations problématiques.
🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment calculer le ROI de votre Digital Workplace.
# 5 Oublier de mettre à jour votre Digital Workplace
Un intranet est un outil qui doit évoluer et être mis à jour en permanence afin de s’adapter aux besoins des utilisateurs et de proposer des contenus actualisés, utiles pour ces derniers.
Quel serait par exemple l’intérêt d’un trombinoscope qui n’aurait pas été actualisé depuis des mois et ne donnerait pas accès aux contacts et compétences des nouveaux collaborateurs ?
Pour protéger votre Digital Workplace contre l’obsolescence et préserver toute son utilité :
- Désignez une personne dont la mission sera de l’actualiser au fil de l’eau ;
- Nommez un comité de pilotage chargé de faire régulièrement un état de lieux et des révisions ;
- Sondez fréquemment vos salariés afin d’identifier des pistes d’amélioration ;
- Optez pour une solution facile à maintenir et à faire évoluer, à l’image de Mozzaik365.
