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Voici donc un guide pour vous permettre de mieux maîtriser les termes relatifs à la Digital Workplace. N’hésitez pas à le sauvegarder pour pouvoir le consulter dès que nécessaire.
Focus sur le lexique de la Digital Workplace
En 2009, Paul Miller, fondateur du Digital Workplace Group, a introduit le terme pour désigner un écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Aujourd’hui, la Digital Workplace peut être définie comme un environnement numérique de travail, qui permet aux collaborateurs d'accéder à l’ensemble de leurs documents, informations et applications relatifs au travail. En général, une Digital Workplace se compose d’un intranet, d'un moteur de recherche, d'un outil de gestion documentaire et d’une application de messagerie collaborative.
Chez Mozzaik365, la Digital Workplace est créée grâce à l’ajout de nombreuses fonctionnalités de communication interne, de collaboration et de gestion de la connaissance dans SharePoint. Nous utilisons un vocabulaire spécifique, que nous vous détaillons ci-dessous.
Les mots de l’univers Microsoft
Digital Workplace : chez Mozzaik365, ce terme désigne un espace de travail unique et connecté qui simplifie le quotidien des collaborateurs, et qui double la puissance de Microsoft SharePoint grâce à l’ajout de nombreuses fonctionnalités .
Intranet : réseau informatique privé mis en place par une organisation pour faciliter le partage d’informations et de documents, le tout de manière sécurisée.
Solution SaaS : le terme “Software as a Service” fait référence à un logiciel ou à une solution application hébergée sur un serveur à distance, plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Le service englobe l’accès à la solution, le support standard, la maintenance corrective et évolutive
Microsoft 365 : autrefois appelé Office 365, il s’agit d’une solution SaaS (Software as a service) qui se compose de plusieurs applications développées indépendamment. La suite Microsoft 365 propose ainsi entre autres :
- Des outils de productivité : Word, Excel, Powerpoint,
- Des outils de communication : Outlook, Yammer,
- Des outils de collaboration : Project, planner, Tasks, Teams,
- Des outils pour la gestion documentaire : SharePoint.
SharePoint : plateforme collaborative qui permet de créer des sites d’équipes ou de projets. Les utilisateurs peuvent y stocker et y partager des documents avec leurs collègues ou avec des tiers autorisés.
SharePoint Online : version SaaS de SharePoint, hébergée et gérée par Microsoft. SharePoint Online est dédié aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour la création d’intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion de documents électroniques sur le Cloud.
Tenant : dans l’univers de Microsoft, le terme Tenant (“occupant”, ”locataire” en anglais) désigne le “nuage” dans lequel les données sont stockées. Chaque utilisateur possède ainsi son propre Tenant, dans lequel il a accès de manière sécurisée à ses propres données.
Cloud : Ce terme désigne des serveurs en réseau, distants et hébergés au sein de Data Centers répartis dans le monde entier. Ces serveurs ont pour fonction de stocker les données. L'utilisation du Cloud permet aux utilisateurs de se passer de la nécessité de gérer eux-mêmes des serveurs et d’accéder à leurs données par une simple connexion à internet.
Administrateur SharePoint : personne chargée, dans une organisation, de superviser et contrôler l'installation de Microsoft SharePoint.
Site SharePoint de communication : site utilisé par une organisation pour diffuser des informations à une large audience. Seul un petit groupe de personnes peut contribuer à l’élaboration du contenu.
Site SharePoint d’équipe : site généralement utilisé pour les projets d’équipe, et dont le contenu est limité aux seuls membres de l’équipe et aux parties prenantes. Un site SharePoint permet de collaborer sur des fichiers, d'échanger des informations, et partager des ressources en lien avec l'équipe projet qui utilise le site d'équipe. Tous les membres du site peuvent contribuer à l’élaboration du contenu.
WebPart : composant fonctionnel permettant de personnaliser les pages dans un site SharePoint, en sélectionnant dans un catalogue des fonctionnalités.
Azure AD : acronyme pour Azure Active Directory. Il s’agit d’un service d’authentification et de gestion des accès basé sur le Cloud, qui permet de se protéger contre 99,9 % des cyberattaques. Tout cela grâce à un système d'authentification unique (qui simplifie l'accès à ses outils depuis n'importe quel endroit), et d’authentification multifactorielle (qui sécurise les données).
Microsoft Teams : application collaborative qui fait partie de Microsoft 365 et permet aux équipes d’une entreprise de collaborer ensemble et de communiquer. Microsoft Teams crée un environnement de travail numérique sur mesure grâce à l’intégration de nombreuses fonctionnalités. Quelques exemples d’usages : gestion de projet, communication interne, circulation et partage des informations, ressources et documents, organisation d’événements…
Azure : ensemble de services informatiques basés sur le Cloud, qui permet aux utilisateurs de créer, exécuter et gérer des applications sur plusieurs Clouds,
Data Center : “centre de données” en français. Il s’agit d’une infrastructure qui, en tant que lieu physique, se compose d’un réseau d’ordinateurs et de grands espaces de stockage. Elle peut être utilisée par les entreprises pour stocker, organiser et traiter de très grandes quantités de données.
SharePoint App-Only (ou SharePoint App-Only Authentication) est une méthode d'authentification dans SharePoint qui permet à une application tierce d'accéder aux ressources et aux données de SharePoint de manière autonome, sans l'implication directe d'un utilisateur.
Power automate : Power Automate est une plateforme de Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés et des processus métier sans avoir à écrire de code. Anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow, Power Automate offre des fonctionnalités de workflow, d'intégration et d'automatisation des tâches.
ActiveX : ActiveX est une technologie développée par Microsoft qui permet l'exécution d'applications interactives à travers des objets logiciels réutilisables. Il s'agit d'un framework de composants logiciels utilisé principalement dans les environnements Windows.
Microsoft Syntex : Microsoft Syntex est une solution de gestion de contenu intelligente basée sur Microsoft 365. Elle utilise l'intelligence artificielle (IA) pour extraire automatiquement des informations et des métadonnées à partir de documents et de contenus non structurés, afin de faciliter la classification, l'organisation et la recherche de ces informations.
Microsoft Copilot : Microsoft Copilot est un outil développé par Microsoft en collaboration avec OpenAI, qui fournit une assistance intelligente aux développeurs lors de la rédaction de code. Il utilise des modèles d'intelligence artificielle et de machine learning pour analyser le code source existant et générer des suggestions contextuelles et des extraits de code pertinents.
Les termes liés aux cas d’usages
GED : acronyme de gestion électronique des documents. Processus de contrôle du cycle de vie des documents dans une entreprise, de leur création à leur archivage. Il permet de gérer et d’exploiter l’ensemble des documents dont dispose une organisation.
Knowledge Management: signifie gestion de la connaissance en français. Il s’agit de rassembler les informations, les savoirs et les expertises pour assurer et simplifier leur diffusion auprès des collaborateurs.
Knowledge Manager : dans une entreprise, professionnel chargé de mettre en place les méthodes et techniques permettant d'identifier, organiser et partager les connaissances.
Connaissance tacite : somme de connaissances qui ne peut être facilement formalisée et codifiée, comme l’expérience, les valeurs ou le savoir-faire. Elle représente généralement la majorité des connaissances en entreprise et elle s’oppose à la connaissance explicite.
Connaissance explicite : somme de connaissances qui peut être formalisée et transmise au travers de documents écrits, de manuels, de tutoriels, de bases de données ou encore de systèmes informatiques.
Communication descendante (ou Top-Down) : système, dans une organisation donnée, dans lequel les informations sont transmises par la direction aux collaborateurs. Son nom vient du fait qu’elle part des niveaux supérieurs pour aller aux niveaux inférieurs.
Communication ascendante (ou Bottom-Up) : système, dans une organisation donnée, dans lequel les informations et les idées émanent des collaborateurs. Elle part donc des niveaux inférieurs pour remonter aux niveaux supérieurs. Il peut s’agir par exemple des sondages, des boîtes à idées…
Défense des intérêts des employés Pratique par laquelle une entreprise mobilise ses employés pour qu'ils deviennent ses ambassadeurs et/ou ses communicateurs. Par exemple, en les encourageant à publier et à promouvoir le contenu de l'entreprise sur leurs réseaux sociaux.
Culture d'entreprise : aussi appelée culture organisationnelle. Il s’agit de l’ensemble des valeurs, pratiques, comportements et caractéristiques d'une entreprise, qui permettent d'expliciter le fonctionnement d'une organisation privée ou publique. L’objectif de la culture d’entreprise est d’être une force différenciante, mais aussi de fédérer et d’engager les collaborateurs et parties prenantes.
Expert interne : personne qui détient, dans une organisation donnée, un savoir ou des compétences spécifiques.
Dashboard personnel : désigne le tableau de bord qui renvoie les collaborateurs vers l'ensemble de leurs applications.
Les autres termes à connaître
Design system : Un Design system est une collection cohérente de principes, de règles, de directives et de composants réutilisables qui sont utilisés pour guider et harmoniser la conception d'interfaces utilisateur (UI) et d'expériences utilisateur (UX) au sein d'une organisation. L'objectif principal d'un Design system est de favoriser la cohérence visuelle et fonctionnelle dans toutes les applications, les sites web et les produits numériques d'une entreprise. Il fournit un ensemble de normes de conception partagées, de composants prédéfinis et de meilleures pratiques pour les designers et les développeurs, ce qui permet de créer des expériences utilisateur unifiées et de réduire la duplication des efforts.
Employee experience platform (EXP) : Une Employee Experience Platform (plateforme d'expérience employé) est une plateforme logicielle conçue pour améliorer l'expérience globale des employés au sein d'une organisation. Elle vise à offrir un ensemble intégré d'outils et de fonctionnalités visant à améliorer l'engagement, la productivité et le bien-être des employés.
CMS (Content Management System) : Un Content Management System (CMS), ou système de gestion de contenu en français, est une plateforme logicielle permettant de créer, gérer et organiser facilement le contenu d'un site web de manière collaborative. Il fournit une interface conviviale pour créer, modifier et publier du contenu sans nécessiter de connaissances approfondies en programmation ou en développement web.
Open AI : OpenAI est une entreprise de recherche en intelligence artificielle (IA) fondée en décembre 2015. Son objectif principal est de développer et de promouvoir l'IA dite "amie de l'humain", qui vise à être bénéfique pour la société dans son ensemble. L'une des réalisations les plus connues d'OpenAI est le développement de la série des modèles de langage GPT (Generative Pre-trained Transformer). GPT-3, qui est le modèle le plus avancé de la série, est capable de générer du texte cohérent et de qualité sur une grande variété de sujets, et est utilisé dans diverses applications telles que la rédaction d'articles, la traduction automatique, le chatbot et bien d'autres.
ISO27001 : ISO 27001 est une norme internationale de gestion de la sécurité de l'information. Elle spécifie les exigences pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la sécurité de l'information (SMSI) au sein d'une organisation.
Conclusion
Et voilà : vous en savez désormais plus sur le vocabulaire de la Digital Workplace ! Vous êtes tombé sur un mot que nous n’avons pas défini dans cet article, et dont vous ne connaissez pas le sens ? N’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions enrichir ce lexique.