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Dans ce guide, Mozzaik365 vous présente cet outil clé, conçu pour améliorer la communication et la collaboration internes, la gestion des connaissances et l'expérience des employés. Bonne lecture !
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Ces dernières années, de nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour faciliter la collaboration, la communication, la gestion des connaissances, l'expérience des employés et la gestion de projets. Parmi elles, les plateformes intranet, telles que SharePoint Intranet. Mais comment définir un intranet ? Et qu'est-ce qui le distingue des autres technologies ? Lisez la suite pour découvrir notre définition de l'intranet et plus encore.
Définition de l'intranet :
Un intranet est un réseau informatique similaire à l'internet, mais dont l'accès est limité aux membres d'une entreprise ou d'une organisation donnée. Les plateformes intranet modernes intègrent un large éventail de fonctionnalités, au point de se transformer en véritables lieux de travail numériques. Elles jouent un rôle essentiel dans l'amélioration de la communication interne , de la collaboration, de la gestion des connaissances et du travail en équipe, en particulier dans le contexte du télétravail ou du travail hybride.
Il s'agit également d'un environnement sécurisé au sein d'un espace qui n'est accessible qu'à un groupe spécifique de personnes.
Les réseaux intranet permettent par exemple de :
- Diffuser des informations et promouvoir des événements auprès des employés ;
- Organiser et suivre l’avancement d’un projet à plusieurs ;
- Créez un cours d'intégration ou de formation numérique ;
- Centraliser les outils de travail dont les salariés ont besoin au quotidien ;
- Stocker, partager, gérer et modifier collectivement des documents ;
- Rechercher et trouver facilement des informations et des connaissances internes ;
- Identifier ou retrouver rapidement un interlocuteur en interne ;
- Interagir par chat, messages, appels, visioconférence, commentaires, etc. ;
- Sonder les collaborateurs pour obtenir des feedbacks ;
- etc.
Histoire du réseau intranet
Selon Anne Pauline Garbar et Magali Véran, le concept d’intranet aurait fait son apparition sous la plume de journalistes en 1992 avant d’être officialisé par Forrester Research en 1996 dans un rapport intitulé « Full service intranet ». Dès la fin des années 1990, l’intranet s’impose dans les grandes organisations. Selon une étude rélisée par l'Union des Annonceurs, en 2000, 64,3 % des 1500 premières sociétés françaises étaient déjà dotées d’un intranet.
À ses débuts, l’intranet d’entreprise est avant tout un outil de communication interne donnant accès à une messagerie privée et à des contenus de type administratif, commercial ou institutionnel. Depuis lors, l’intranet a beaucoup évolué, intégrant de nombreux services et devenant une solution de travail collaboratif, de management de projet ou encore de gestion électronique des documents (GED).
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Quelle est la différence entre intranet, internet et extranet ?
Internet, intranet et extranet sont de proches cousins.
Le dictionnaire Larousse définit Internet comme un réseau international accessible à tous et « résultant de l’interconnexion d’ordinateurs du monde entier utilisant un protocole commun d’échanges de données (IP pour Internet protocol) ».
Contrairement à Internet, l’intranet est un réseau privé, ouvert aux seuls membres d’une organisation. Il est basé sur les mêmes protocoles qu’Internet et offre les mêmes services (partage et stockage des fichiers, messagerie, logiciels en ligne, etc.), mais à l’échelle de l’entreprise.
Enfin, l'extranet est une extension de l'intranet. Il s'agit d'un réseau sécurisé utilisant les protocoles Internet, permettant à une structure l'échange et le partage d'informations en toute sécurité avec des partenaires extérieurs (fournisseurs, prestataires de services, clients, etc.).
Quel est le rôle de l'intranet collaboratif ?
L'intranet d'entreprise moderne, avec toutes ses nouvelles fonctionnalités, ne joue pas un seul rôle, mais une multitude de rôles essentiels au bon fonctionnement des organisations d'aujourd'hui.
Le partage d'informations
Dignes héritières des premiers intranets, les plateformes intranet 2.0 facilitent la transmission d'informations. Par le biais de l'intranet, la direction, le département des ressources humaines ou le département de la communication peuvent faire passer des messages aux employés sur les nouvelles de l'entreprise, les offres d'emploi ou les événements à venir.
Diffuser la culture d'entreprise
L'intranet joue également un rôle dans la création d'une culture d'entreprise forte. En effet, il peut se parer des couleurs de l'organisation pour devenir un véhicule de diffusion de son image de marque employeur. C'est aussi un canal privilégié pour raconter l'histoire de l'organisation, énoncer ses valeurs, rappeler sa mission et, enfin, mettre en valeur sa culture.
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Renforcer l'engagement des collaborateurs
L'intranet nouvelle génération est également conçu pour renforcer l'engagement des salariés. Sur un réseau privé d'entreprise, les salariés peuvent s'exprimer et s'impliquer dans la vie de leur entreprise. Ils peuvent s'exprimer en laissant des commentaires sur les publications de leur employeur, participer à des enquêtes, partager leurs connaissances via des articles de blog publiés sur la plateforme, ou encore relayer les messages de leur organisation sur leurs propres réseaux sociaux sans quitter l'intranet.
Favoriser la cohésion interne
Avec ses nombreux moyens de communication horizontaux, l'intranet social favorise également la cohésion interne. Les systèmes de messagerie, les salons de discussion et les réseaux sociaux d'entreprise qu'il héberge permettent aux employés de communiquer entre eux, de collaborer de manière transparente et de tisser des liens. Les employés peuvent interagir de manière formelle, dans le cadre d'un groupe de projet par exemple. Ils peuvent également communiquer de manière plus informelle, par exemple en créant un groupe de conversation dédié à un intérêt commun (pratique sportive, innovations, etc.) sur un réseau social interne.
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Booster la collaboration interne
L'un des rôles essentiels de l'intranet est d'optimiser le travail collaboratif. Les outils qui encouragent l'interaction entre les employés facilitent la collaboration interne. Mais ce n'est pas le seul avantage de l'intranet. Le réseau privé permet également de partager, de stocker et même de travailler ensemble sur des fichiers. En se connectant à leur plateforme intranet, les employés peuvent retrouver tous leurs documents de travail dans leur version actualisée. C'est idéal pour augmenter l'efficacité, même lorsque les employés travaillent à distance ou dans des fuseaux horaires différents.
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Sécuriser les données de l'entreprise
L'intranet joue également un rôle important dans la sécurisation des données de l'entreprise. Ce réseau privé permet de partager des informations et des fichiers confidentiels en toute sécurité, puisque seuls les membres de l'organisation peuvent accéder à la plate-forme. Pour assurer la sécurité de l'intranet, les administrateurs peuvent également attribuer différents droits aux utilisateurs, afin de limiter leurs actions ou les informations qu'ils peuvent voir.
Améliorer l'expérience des employés
Enfin, l'intranet offre aux employés une meilleure expérience numérique. Sur cette plateforme, toutes les applications et informations dont les employés ont besoin pour travailler efficacement sont regroupées en un seul endroit. Cerise sur le gâteau, elles peuvent être présentées dans une interface soignée, conviviale et personnalisable. Tout cela améliore l'expérience de l'utilisateur... et donc celle de l'employé.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un intranet ?
Avec toutes ces fonctions, l’intranet d’entreprise est définitivement un outil incontournable, d’autant que les avantages d’un intranet sont nombreux. En voici quelques-uns :
Une meilleure productivité individuelle et collective
Le premier bénéfice lié à l’utilisation d’un intranet est un gain de productivité tant individuel que collectif. Selon une étude réalisée par le cabinet de conseil McKinsey, les entreprises qui utilisent des technologies sociales, telles que l’intranet, permettant d’améliorer la communication interne, le partage des connaissances et la collaboration globale peuvent augmenter la productivité de leurs travailleurs de 20 à 25 %.
Une image de marque et une marque employeur améliorées
Un autre avantage important de la mise en œuvre d'un intranet d'entreprise est l'amélioration de l'image de marque et de la marque employeur. Grâce à cet outil, les organisations peuvent facilement lancer des campagnes d'employee advocacy et transformer leurs employés en ambassadeurs. Une stratégie de communication gagnante, puisque selon une étude de PostBeyond, les messages de l'entreprise ont une portée 561% plus importante lorsqu'ils sont partagés par les employés sur leurs réseaux sociaux plutôt que sur les canaux de l'entreprise.
Une rétention des talents facilitée
En 2023, selon une enquête d'OpinionWay et Grant Alexander, 60 % des cadres interrogés considèrent la rétention des talents comme le principal enjeu RH de l'année. L'intranet est l'outil idéal pour fidéliser les employés. Grâce à cet outil, il est possible de mettre en place un processus d'onboarding optimal et d'intégrer correctement les nouveaux employés. C'est une étape absolument décisive dans leur volonté de rester. L'intranet améliore également l'expérience des employés en leur offrant un environnement de travail numérique agréable et fluide. Un avantage qui joue également un rôle décisif dans la rétention des talents. La preuve en est : selon une étude réalisée par Zapier, 1 jeune sur 6 (Génération Z et Millennials) affirme avoir déjà quitté un emploi à cause d'une technologie inadaptée.
Des économies et un ROI pour l’organisation
Le dernier avantage clé de l'utilisation d'un intranet est d'ordre financier. Tout d'abord, l'adoption d'un intranet permet de réduire différents coûts et dépenses supportés par l'entreprise. Par exemple, la réduction du nombre de recrutements infructueux représente à elle seule une économie importante. Selon Hay, une erreur de casting peut coûter à un employeur entre 45 000 et 100 000 euros. Au final, entre réduction des coûts et gains de productivité, la mise en place d'un intranet moderne génère un retour sur investissement (ROI) remarquable. Selon une étude réalisée en 2017 par MVware, le ROI d'une Digital Workplace s'élève en moyenne à 150 %. Mieux encore, selon une étude Forrester et Microsoft réalisée en 2019, l'application de communication et de collaboration Microsoft Teams, intégrée à des intranets sous Microsoft 365 - comme Mozzaik365 - atteindrait un ROI de 832% sur 3 ans !
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