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Les conditions de travail actuelles alliant télétravail et travail sur site poussent les entreprises à mettre en place des outils digitaux performants. Améliorer l’expérience numérique est au cœur des préoccupations. Le but est de favoriser la collaboration, simplifier la gestion de la connaissance et améliorer la communication.
Et devinez quoi ?
L'intranet moderne permet de répondre à ces objectifs. Ainsi mettre en place une Digital Workplace en fait rêver plus d’un, mais il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Que ce projet soit amorcé par l’équipe Communication, Ressources Humaine ou des Systèmes d’Informations, le plan à suivre reste le même. Comment structurer sa Digital Workplace ? Et quelles sont les étapes d'intégration ? Découvrez notre méthode en 5 étapes pour réussir la mise en place votre Digital Workplace.
1. Impliquer les métiers concernés et faites-vous accompagner
Tout d’abord, définissez quelle équipe sera porteuse du projet. C’est la première étape cruciale pour structurer votre plan. Selon la situation, le projet peut être porté par différents services de l’entreprise : la Communication, les Systèmes d’informations, le Knowledge Management ou Ressources Humaines.
L’équipe projet est avant tout un facilitateur. Elle va collaborer avec tous les services concernés, la direction, les utilisateurs finaux, et un intégrateur pour faire du projet un succès.
Votre intégrateur aura un rôle de premier plan pour réussir le déploiement d’une Digital Workplace. Il est capable de comprendre les besoins de chaque service et de les transformer en fonctionnalité. De plus, il connaît votre infrastructure et les logiciels sur le bout des doigts et saura vous faire gagner du temps sur les aspects techniques.
2. Définir le besoin des utilisateurs
La deuxième étape consiste à recueillir le besoin des utilisateurs. Vous devrez vous poser les bonnes questions sur la structure de votre projet. Cela vous permettra de définir clairement quelles sont vos attentes et de décrire l’objectif principal du projet. Allez-vous moderniser les méthodes de travail, ou favoriser la communication interne ? Notre cahier des charges peut vous aider à mener cette réflexion.
La Digital Workplace sera utilisée par vos collaborateurs. Il est donc primordial de définir en amont leur besoin pour déterminer les fonctionnalités à intégrer. N’hésitez pas à convier les futurs utilisateurs à des ateliers de conception. Vos collaborateurs sont une mine d’informations extrêmement précieuses pour construire cet environnement sur-mesure.
La tâche n’est pas aisée !
Concilier les attentes de différents services peut être une tâche compliquée.
<span>Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour concevoir ce projet. La méthode du Design Thinking s’y prête très bien. En effet, elle se base sur le besoin utilisateur pour développer des solutions innovantes et résoudre un problème. Ainsi, en misant sur l’innovation collaborative et la co-conception, vous pourrez répondre aux questions de l’usage et des besoins des différents collaborateurs de manière rapide et efficace.</span>
Suite à cette étape, vous serez capable de définir :
- Le besoin ;
- Les objectifs du projet ;
- Les cibles ;
- La structure de l’intranet (l’ensemble des sections devant être présentes) ;
- Les besoins fonctionnels.
Il sera ensuite temps d’établir votre plan.
3. Etablissez un plan
Selon McKinsey, 70% des projets de conduite du changement échouent.
La raison ? La résistance des collaborateurs.
Pour éviter de vous retrouver en situation d’échec, le mot d’ordre est : communiquez. En effet, parler du projet favorise l’adoption ! Dès les prémisses du projet, vous pouvez :
- Lui donner du sens ;
- Apporter de la visibilité sur son évolution ;
- Expliquer les choix stratégiques ;
- Appuyer les bénéfices qu'il apportera.
Une communication transparente et rassurante ne pourra se faire sans une vision claire. Soyez donc au clair de la stratégie choisie, de la conception à l’adoption de la Digital Workplace.
Voici quelques points que nous vous suggérons de creuser avant de vous lancer :
- La méthode de travail : Méthode Agile ou cycle en V ?
- La gouvernance : Qui sont les parties prenantes ? Quand et comment se réunissent-elles ?
- Le planning : Quels sont vos jalons ?
- La formation : Qui devra être formé et qui sera en charge de cette formation ? Quels supports seront mis à disposition des formateurs ?
- Le suivi : Qui sera en charge de maintenir le service à jour et de résoudre les bugs ?