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Selon l'Observatoire de l'intranet et de la communication digitale 2023 réalisé par Arctus en 2023, 79 % des entreprises françaises utilisent Microsoft 365. La suite d’applications bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), d’outils collaboratifs (Teams, OneDrive, SharePoint) et de services de sécurité du géant de Redmond est donc largement implantée dans les organisations.
Pourtant, selon Arctus, seuls 21 % des employeurs ont mis en place une véritable Digital Workplace. Les salariés disposant d’un environnement numérique de travail (ENT) centralisant les informations, les canaux de communication et les outils digitaux dont ils ont besoin pour travailler au quotidien sont par conséquent minoritaires
L’absence d’un intranet conçu comme une plateforme digitale unifiée représente un manque à gagner pour les organisations. En effet, la société de conseil Arctus constate un niveau de satisfaction des collaborateurs et un taux d’utilisation plus élevés dans les structures équipées d’un véritable moderne workplace.
La raison de ce sous-équipement pourrait se trouver dans les limites de Microsoft 365. Et pour cause, malgré ses nombreux avantages, la suite bureautique et collaborative préférée des entreprises comporte quelques points faibles. La bonne nouvelle ? Des extensions, comme Mozzaik365, permettent de dépasser simplement ces limitations pour créer un intranet collaboratif engageant. Explications.
Pourquoi Microsoft 365 est un pilier de la Digital Workplace ?
La suite collaborative et bureautique Microsoft 365 présente plusieurs atouts qui en font l’outil idéal pour créer une véritable Digital Workplace.
Les principaux atouts de Microsoft 365
Microsoft 365 est une suite logicielle complète. Cette solution inclut en effet des outils de productivité comme Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Power Automate, mais aussi des applications de collaboration telles que Teams, SharePoint, OneDrive, VivaEngage, Planner, ToDo ou encore Whiteboard. Microsoft 365 garantit également aux entreprises un environnement de travail sécurisé. La plateforme intègre en effet de nombreux services de sécurité destinés à protéger les données, les identités et les appareils des organisations.
Un écosystème intégré pour une collaboration optimisée
La suite Microsoft 365 se compose d’un ensemble d’applications et de services cloud parfaitement intégrés entre eux. Grâce à SharePoint et OneDrive, les salariés peuvent partager des fichiers Word, Excel ou encore PowerPoint de manière simple, où qu’ils se trouvent. Le cas échéant, les collaborateurs peuvent travailler à plusieurs sur ces documents, en direct ou en asynchrone. Enfin, la plateforme collaborative Teams leur permet de communiquer de façon fluide grâce à des canaux de communication bien organisés.
Les bénéfices d’une Digital Workplace basée sur Microsoft 365
Avec ses services de productivité, de collaboration et de sécurité intégrés dans un environnement cloud unifié, la suite Microsoft 365 permet aux entreprises de se doter d’une Digital Workplace présentant plusieurs bénéfices clés :
Une productivité augmentée
Une Digital Workplace basée sur la suite bureautique Microsoft 365 permet tout d’abord d’augmenter la productivité individuelle des salariés. Ceux-ci ont en effet accès à des outils performants tels que Word, Excel et PowerPoint. Ils peuvent également utiliser des solutions d’automatisation comme Power Automate et l’assistant d'IA générative Microsoft Copilot. Grâce à ces technologies intégrées à l’écosystème Microsoft 365, les utilisateurs peuvent réaliser plus vite des tâches répétitives ou à faible valeur ajoutée (trier des données, rédiger un compte rendu de réunion, rédiger un email, etc.).
Une collaboration facilitée
Un intranet moderne basé sur la suite collaborative Microsoft 365 est également synonyme d’une communication interne et d’une collaboration entre les salariés plus fluide. Ces derniers peuvent en effet interagir via la messagerie instantanée ou la fonctionnalité visioconférence de Microsoft Teams. Les collaborateurs peuvent également travailler simultanément sur des documents partagés sur un site d’équipe SharePoint ou sur OneDrive. Enfin, une application de gestion de projet comme Planner permet aux membres d’une équipe projet de suivre l’avancée de leurs tâches et de traquer l’atteinte de leurs objectifs communs.
Une bonne accessibilité et une grande flexibilité
Une Digital Workplace développée à partir de la suite collaborative et bureautique Microsoft365 est aussi synonyme d’accessibilité et de flexibilité. Cette solution étant basée sur le cloud, elle permet en effet aux collaborateurs d’accéder à leurs applications, à leurs fichiers et à leurs emails depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur de bureau, smartphone, tablette, etc.). Qu’ils soient dans les bureaux, sur le terrain, en déplacement ou en télétravail, les collaborateurs peuvent retrouver les outils de travail, les conversations et les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement et se sentir inclus dans la vie de l’entreprise. Grâce à la synchronisation des données, ils peuvent poursuivre leur travail, seuls ou en équipe, de manière fluide.
Un haut niveau de sécurité
Enfin, une Digital Workplace appuyée sur Microsoft365 est gage d’une sécurité avancée. Grâce à Microsoft Intune les administrateurs peuvent gérer les accès à distance. Microsoft Entra ID sécurise les accès grâce à l’authentification multifacteurs. Microsoft Defender pour Office 365 garantit une protection contre le phishing, les malwares et les cybermenaces par email et sur Teams. Pour finir, Microsoft Purview permet de chiffrer des documents sensibles et de gérer la conformité réglementaire (RGPD par exemple), diminuant le risque de perte de données et de cyberattaques.
