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L'avènement du travail hybride a mis en évidence la nécessité pour les entreprises de disposer d'une communication et d'une collaboration internes efficaces. La communication traditionnelle du haut vers le bas, via l'indispensable intranet, ne suffit plus.
Il est temps de fluidifier les interactions transversales entre les salariés et de faciliter l'accès aux outils de travail, sur site et en mobilité. Bref, il est temps de mettre en place un véritable espace numérique de travail collaboratif, fonctionnel, agréable et accessible de " partout ". La transformation numérique timidement initiée il y a quelques années par l'intranet doit donc s'accélérer.
Objectif : L'avenir du travail ! Vous voulez faire passer votre organisation au niveau supérieur ? Mozzaik365 explique comment évoluer vers le Digital Workplace et obtenir l'adhésion de vos équipes. Lisez attentivement ce qui suit
1. Qu’est-ce que la Digital Workplace ?
La Digital Workplace, ou « espace numérique de travail » (ENT), est un Hub digital centralisant les outils numériques utiles à une organisation, notamment son intranet.
1.1 La Digital Workplace intègre l’intranet
La Digital Workplace intègre l'intranet de l'entreprise. Cet outil est en effet essentiel au partage de l’information entre la hiérarchie et les collaborateurs.
Mieux, la Digital Workplace autorise une diffusion de l’information personnalisée, adaptée à chaque salarié en fonction de ses usages, de ses centres d’intérêt et de ses besoins.
En un mot, grâce à l’ENT, l’intranet est rationalisé en vue d’atteindre plus efficacement son objectif premier, à savoir informer les parties prenantes de l’entreprise.
1.2 La Digital Workplace, bien au-delà de l’intranet
La Digital Workplace ne se borne pas à faire ruisseler les informations provenant du management, de la Direction des Ressources Humaine ou de la Communication Interne. Il s’agit d’un véritable écosystème numérique de travail qui apporte des réponses aux multiples usages de l’organisation.
Ce portail central intelligent facilite en effet l’accès aux connaissances, aux applications (support et métier) et aux personnes (managers, pairs, opérationnels sur le terrain, etc.). Même à distance, il crée du lien entre les salariés, stimule l’intelligence collective et simplifie le travail.
1.3 La Digital Workplace booste la chaîne de valeur
En résumé, la Digital Workpalce offre trois niveaux de valeur ajoutée :
1. Elle facilite l’accès aux applications, à la documentation et à l’information ;
2. Elle fluidifie le passage d’un outil de travail à un autre ;
3. Elle enrichit l’environnement de travail quotidien avec de nombreuses fonctionnalités.
De ce fait, la Digital Workplace dynamise la chaîne de valeur et constitue un véritable « Game Changer » pour l’entreprise en termes de productivité et de pérennité.
2. Pourquoi créer une Digital Workplace ?
Concrètement, la Digital Workplace permet à l’entreprise de :
2.1 Gagner en efficacité
Et pour cause, l’ENT dope la performance individuelle. Chaque utilisateur a accès, en un instant, via son Dashboard personnel, à tous les logiciels, contacts et données dont il a besoin.
Le portail s’ouvre en effet sur une sélection personnalisée d’outils numériques (applications métiers, outils de communication, de gestion de projet, bases de données, etc.) et autorise leur usage sans friction, y compris sur Smartphone.
2.2 Favoriser la collaboration interne
Mais ce n’est pas tout. La Digital Workplace est également un vecteur majeur de performance collective.
En rassemblant en un seul endroit les applications métiers et les outils de travail collaboratifs (trombinoscope, messagerie, webconférence, gestion de projet, partage de documents, etc.), La Digital Workplace permet en effet aux collaborateurs d’interagir aisément, y compris lorsqu’ils ne partagent pas le même bureau.
La Digital Workplace donne notamment accès à un annuaire d'entreprise reprenant nombre d’informations à propos de chaque salarié (poste, coordonnées, compétences, projets menés, etc.). Grâce à ce trombinoscope « augmenté », les collaborateurs peuvent trouver et contacter en un clic l’expert maison dont ils ont besoin. De quoi créer des synergies, capitaliser sur les savoir-faire internes et booster l’avancement des projets.
2.3 Assurer une bonne gestion de la connaissance
La Digital Workplace permet par ailleurs d’assurer une bonne gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise.
Des bases de connaissances peuvent en effet être intégrées à l’espace de travail. Ces dernières sont enrichies par les collaborateurs afin d’éviter toute déperdition de savoirs.
L’utilisation de Tags permet une organisation thématique des informations et simplifie l’accès aux données. Les salariés ont en effet la possibilité d’effectuer des recherches par mots clés et gagnent ainsi un temps précieux.
Ces wikis de la gestion de la connaissance sont particulièrement utiles pour les nouveaux arrivants. Ceux-ci peuvent en effet s’immerger sans difficulté dans le patrimoine intellectuel commun.
2.3 Faciliter la pratique du télétravail
De manière générale, la Digital Workplace favorise la résilience de l’organisation face aux changements (crise sanitaire, nouvelles aspirations des talents, etc.).
La Digital Workplace est particulièrement adaptée au télétravail. En effet, l’ENT est hébergé sur le Cloud et accessible « de partout ». Cette portabilité permet de pratiquer le Home Office ou le travail en Remote efficacement et en toute sécurité.
