L'agilité, la clé d'une

Digital Workplace conçue pour durer

Les fonctions clés d’une Digital Workplace réussie

Chaque entreprise, chaque DSI ou même chaque utilisateur a sa propre vision de sa Digital Workplace idéale. Celle-ci va s’appuyer tant sur les outils Microsoft Teams que sur SharePoint et le portail intranet afin de susciter et générer de la collaboration.

Quelques recettes sont communes à tous les projets :

• Centraliser les outils de productivité et de collaboration dans un environnement commun. Celui-ci doit refléter l’image que souhaite cultiver l’entreprise auprès de ses salariés. La Digital Workplace doit être ergonomique, mais aussi d’un design étudié et élégant. Une étude Kissflow menée en 2021 montre ainsi que pour 42,7% des utilisateurs, c’est la multiplication des outils qui est le principal frein à leur productivité.    
• Adaptez la Digital Workplace au contexte de l’entreprise. Les priorités en termes de management ou d’organisation ne sont pas les mêmes entre une Start-Up tech ou un gros industriel. La Digital Workplace doit refléter cette culture d’entreprise.
• Personnalisez le design et le contenu en fonction du type d’utilisateur au sein de l’entreprise. Les priorités et centres d’intérêt des utilisateurs dans les services supports sont différents de ceux des opérationnels ou du management. Le Dashboard affiché à l'écran doit être généré en fonction du profil de l'utilisateur.
• Proposez le multilingue : même si l’anglais est la langue d’usage de l’entreprise, mettre en place le multilingue peut être un atout dans l'engagement des utilisateurs. Des fonctions de traduction automatique faciles à mettre en place participent à la prise en main de l’outil par les utilisateurs non-anglophones. Cette simplicité stimule naturellement l’engagement des utilisateurs dans les forums, Chat et le réseau social d'entreprise (RSE).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une plateforme de réseau social d'entreprise sans vous tromper.

• Intégrez l’ensemble des outils métier du collaborateur. Il faut éviter l’effet silo où chaque application fonctionne indépendamment des autres. Le rôle de la Digital Workplace est d’être ouverte et d’intégrer tous les outils du collaborateur en un seul environnement. C’est à la fois un moyen d’accroître la productivité des collaborateurs, mais aussi de simplifier la prise en main par les nouvelles recrues.

Pourquoi une Digital Workplace doit être vivante

Mettre en place une Digital Workplace performante est une chose, être capable de la faire vivre et évoluer en est une autre.

Le seul moyen d’atteindre une bonne adoption par ses utilisateurs et de sa pérennité dans le temps est de s’assurer que la Digital Workplace reste en adéquation avec les besoins réels des métiers. Les métiers, les organisations doivent s’adapter sans cesse à leur environnement et la Digital Workplace doit être le reflet de cette agilité. L’exemple des intranets créés sous Lotus Domino il y a quelques décennies montre bien une chose : une technologie incapable de s’interfacer avec les outils plus modernes finit par mourir.

La Digital Workplace doit être agile. Il ne s’agit pas d’un projet qui s’arrête après son déploiement initial. Microsoft a bien compris cet impératif et fait très régulièrement évoluer son offre Microsoft 365 en fonction des nouveaux usages et des retours de ses utilisateurs.

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À l’échelle de l’entreprise, il faut appliquer la même approche. L’équipe projet doit être capable de faire évoluer sa Digital Workplace lorsque Microsoft propose de nouveaux outils au sein de sa suite Microsoft 365 ou lorsque les métiers déploient une nouvelle solution pour répondre à leurs besoins.

À cet égard, les experts pointent les synergies qui existent entre les approches agiles à l'échelle et la Digital Workplace. Cette dernière constitue un véritable facilitateur dans la mutation des organisations vers l’agilité.

L' étude Avanade "Global Survey : Companies are unprepared for the arrival of a true Digital Workplace" a démontré qu’une Digital Workplace accroît la productivité des employés et, in fine, le chiffre d’affaires, mais c’est aussi un formidable outil d‘engagement pour les collaborateurs. Les analystes estiment à +53% le niveau d’engagement généré par un tel projet. Pour maintenir un tel niveau d’activité dans la durée, il faut être capable d’animer constamment l’intranet. Que le projet initial soit porté par le service Communication, les Ressources Humaines, la DSI ou le Knowledge Management, lla Digital Workplace doit être animée par un réseau de contributeurs. Ses membres doivent disposer de tous les moyens techniques pour alimenter en contenus la Digital Workplace très simplement, en quelques clics. Il faut non seulement alimenter l’intranet de contenus pertinents pour susciter l’engagement auprès des collaborateurs mais il faut aussi veiller à optimiser cette diffusion en fonction du profil des utilisateurs. La capacité de cibler la diffusion des contenus par populations de collaborateurs permet d’accroître les échanges, initier des processus d’innovation. En cela, la Digital Workplace va bien au-delà de la seule mise à disposition d’outils de collaboration.

Digital workplace flexible

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‍La DSI doit s’assurer de la sécurité des contenus

La sécurité est un point capital pour le bon fonctionnement d’une Digital Workplace et cette dimension doit être intégrée dans le projet dès le départ. On ne peut proposer un environnement de travail qui peut potentiellement devenir une source de fuite de données ou être immobilisée par un Malware ou un Ransomware. L’expérience récente a montré que dans de telles situations, c’est l’activité même de l’entreprise qui est mise en péril. Favoriser les échanges entre collaborateurs ou avec les partenaires de l’entreprise augmente le niveau de risque. C’est la raison pour laquelle il faut intégrer cette dimension sécurité dès le lancement du projet Digital Workplace et ne pas s’en soucier qu’une fois celle-ci prête à être lancée.

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Il est préférable d’opter pour une plateforme qui, à l’image de Microsoft 365, est « Secure by Design », c’est-à-dire conçue dès le départ en intégrant la problématique cybersécurité. D’autre part, les données ne doivent pas être répliquées entre de multiples systèmes. Ainsi Mozzaik365 vient se placer en extension naturelle à la plateforme Microsoft et ne va pas répliquer les données. Cette approche sous forme de plug-in est une garantie de sécurité contre toute fuite de données.

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Ce qu'il faut retenir

📌 Une Digital Workplace doit pouvoir évoluer au rythme de l’entreprise et des nouveaux besoins de ses utilisateurs métiers;

📌Il ne s’agit pas d’un one shot, mais d’une plateforme bâtie pour durer et s’intégrer à l’ensemble de l’écosystème IT de l’entreprise;

📌Celle-ci doit accueillir toutes les applications de l’entreprise présentes ou futures tout en assurant la sécurité des données échangées par les collaborateurs;

📌Alors que Microsoft 365 s’est imposé comme la plateforme de collaboration n°1 des entreprises françaises, en tant qu’extension Microsoft, Mozzaik365 apparaît aujourd’hui clairement comme la solution idéale pour déployer sa Digital Workplace.

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