Comparación de las herramientas de comunicación interna:
¿Cuál elegir para su empresa?

La comunicación interna es uno de los pilares de una empresa. Las acciones de comunicación dirigidas a los empleados (comunicación descendente), las interacciones entre empleados (comunicación interfuncional) y la recopilación de opiniones de los equipos (comunicación ascendente) contribuyen a mejorar el rendimiento de su organización. Según un estudio de 2023 realizado por Harris Poll para Grammarly, el 72% de los ejecutivos cree que una comunicación interna eficaz aumenta la productividad de los equipos.

¿Por qué? Porque una buena comunicación interna refuerza la cultura de la empresa, aumenta el compromiso de los empleados, mejora la colaboración interna, facilita la incorporación de nuevos empleados y agiliza la gestión de la comunicación en caso de crisis. Por el contrario, la falta de comunicación interna puede afectar negativamente al rendimiento de los empleados, ya que pierden horas buscando la información que necesitan para trabajar con eficacia. También perjudica a la cohesión interna y puede incluso provocar conflictos entre los empleados.

Con la actual transformación digital de las empresas, han surgido varias soluciones digitales para impulsar la comunicación interna en las organizaciones. Las intranets sociales, las plataformas de colaboración, las herramientas de gestión de proyectos y las redes sociales empresariales (ESN) ofrecen soluciones potenciales. Entonces, ¿qué herramienta de comunicación interna debe elegir para su organización? En este artículo, Mozzaïk analiza el tema en profundidad. Disfrute de la lectura.

Las mejores herramientas de comunicación interna para las empresas

Plataformas colaborativas, intranets corporativas, software de gestión de proyectos y redes sociales internas son los cuatro tipos principales de herramientas digitales diseñadas para facilitar la comunicación interna en las organizaciones. Estas soluciones responden a necesidades diferentes, por lo que es esencial elegir las que mejor se adapten a los requisitos de su empresa. A continuación le ofrecemos un resumen de las mejores herramientas de comunicación interna disponibles.

Las mejores plataformas colaborativas para optimizar la comunicación interna

Las plataformas de trabajo colaborativo son espacios de trabajo digitales que centralizan la información y los canales de comunicación que los empleados necesitan para trabajar en equipo. Estas herramientas mejoran la experiencia de los empleados y aumentan la productividad individual y colectiva. Permiten a los empleados navegar sin problemas entre diferentes conversaciones y recursos, lo que en última instancia ahorra tiempo y aumenta la comodidad en el lugar de trabajo.

En la actualidad, las mejores plataformas de colaboración, las que creemos que merecen su atención, son:

Microsoft Teams, la plataforma de comunicación interna incluida en la suite Microsoft 365. Combina mensajería instantánea, videoconferencia y llamadas de voz. Con Teams, un departamento o equipo de proyecto puede crear canales de comunicación para organizar debates, compartir archivos en tiempo real a través de OneDrive y colaborar en documentos de Word o Excel sin salir de la aplicación. En resumen, Teams es una herramienta de comunicación interna que se integra a la perfección con otro software del ecosistema Microsoft y centraliza las interacciones para impulsar la productividad de los empleados.

Slack, otra plataforma de comunicación colaborativa que incluye chat, llamadas de audio y vídeo y funciones para compartir archivos. Se integra con otras herramientas como Trello y Google Drive, lo que permite a los empleados colaborar sin salir de la interfaz. Al igual que Teams, Slack permite organizar las conversaciones en diferentes canales de comunicación, lo que hace que la comunicación interna sea más estructurada y legible.

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Google Chat, la herramienta de comunicación colaborativa de la suite de Google. Al igual que las plataformas anteriores, esta solución permite a los empleados comunicarse fácilmente mediante mensajes instantáneos y llamadas de audio o vídeo. En Google Chat, los empleados también pueden enviar archivos, mencionar a compañeros o utilizar emojis para reaccionar a los mensajes. Una vez más, las interacciones pueden estructurarse en diferentes canales de comunicación para aclarar los intercambios. Naturalmente, Google Chat se integra a la perfección con otras herramientas de Google Suite, como Calendar, Google Drive y Google Gemini, el asistente de inteligencia artificial de Google.

Las mejores intranets corporativas para centralizar la información y agilizar la comunicación interna

Una intranet corporativa es una red informática privada a la que sólo pueden acceder los empleados de una empresa. Suele utilizarse para almacenar y compartir fácilmente información interna. Permite a los equipos acceder a sus documentos desde cualquier lugar y editarlos de forma simultánea o asíncrona. Aún mejor, una intranet corporativa moderna reúne en una única interfaz todas las aplicaciones, herramientas, canales de comunicación y recursos que los empleados utilizan a diario para interactuar, mantenerse informados y trabajar. El resultado es un verdadero lugar de trabajo digital que ofrece una experiencia de usuario fluida y sin fisuras, garantizando una productividad óptima.

Según nosotros, las cuatro mejores soluciones de intranet que las empresas deberían considerar seriamente son:

SharePointla herramienta de la suite Microsoft 365 diseñada para crear intranets, sitios de equipo y sitios de comunicación. SharePoint permite a las empresas compartir información interna con los empleados de forma segura y eficiente. Con esta solución, los empleados pueden almacenar y compartir documentos de forma organizada y co-editarlos en tiempo real. Totalmente integrado con otras herramientas de Microsoft (Teams, Outlook, Power Automate, etc.), SharePoint también se utiliza para automatizar los flujos de trabajo. En definitiva, SharePoint centraliza la información, facilita su flujo y mejora la colaboración interna. Sin embargo, SharePoint tiene algunas limitaciones en términos de diseño y experiencia de usuario. Sin extensiones nativas ni desarrollos específicos, por sí solo no basta para proporcionar una intranet corporativa realmente moderna y atractiva. Sirve como base sólida y segura, perfectamente integrada en su entorno de trabajo, sobre la que deben añadirse funciones avanzadas de comunicación y colaboración.

Mozzaik365una extensión natural de Microsoft SharePoint, mejora la comunicación interna, la colaboración y la gestión del conocimiento dentro de una intranet SharePoint, creando una interfaz totalmente funcional y sin fisuras. Con Mozzaik365, las empresas pueden dirigir las comunicaciones internas a grupos específicos de empleados, organizar la información interna mediante un sistema de etiquetado, agregar fuentes de medios sociales para impulsar la promoción de los empleados, crear campañas de correo electrónico con la función Newsletter y diseñar páginas de intranet visualmente atractivas. El asistente de creación de contenidos basado en IA ayuda a los expertos internos a compartir fácilmente sus conocimientos. Totalmente integrado con las aplicaciones de Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook, etc.), Mozzaik365 centraliza todas las herramientas y conversaciones que los empleados necesitan para trabajar de forma productiva y cómoda, ya sea en un ordenador, tableta o smartphone.

LumApps, una plataforma de experiencia colaborativa diseñada para mejorar la comunicación interna, el intercambio de conocimientos y el compromiso de los empleados. LumApps permite a las empresas crear intranets colabora tivas que centralizan la información, las conversaciones y el software que los empleados utilizan a diario. LumApps se integra con las suites Google Workspace y Microsoft 365, así como con aplicaciones como Slack y Salesforce.

Staffbase, una plataforma de comunicación y compromiso de los empleados integrada con Microsoft 365, Google Workspace y otras aplicaciones. Staffbase permite a las organizaciones crear intranets personalizadas en las que los empleados ven noticias, enlaces y páginas relevantes. Staffbase también cuenta con una herramienta de creación de contenidos impulsada por IA que ayuda a los equipos de comunicación a elaborar mensajes eficaces para los empleados. Por último, con su aplicación de intranet móvil, Staffbase es especialmente adecuada para los trabajadores de primera línea, ya que facilita la comunicación con los empleados que trabajan sobre el terreno.

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Las mejores herramientas de gestión de proyectos y comunicación interna para facilitar el trabajo en equipo

Como su nombre indica, un software de gestión de proyectos es una herramienta digital diseñada específicamente para ayudar a los equipos a organizar, supervisar y ejecutar con éxito sus proyectos. Estas soluciones permiten a los equipos planificar, asignar, automatizar y realizar un seguimiento de las tareas de forma colaborativa, asignar recursos y supervisar el progreso del proyecto mediante indicadores de rendimiento (KPI).

Según nosotros, las mejores herramientas de gestión de proyectos y comunicación interna del mercado son:

Asana, una plataforma de gestión de proyectos impulsada por IA que mejora la comunicación y la colaboración, ayudando a los empleados y líderes a alcanzar sus objetivos de manera más eficiente. Las principales funciones de Asana incluyen la creación de tareas, la asignación de responsabilidades, el establecimiento de prioridades y el seguimiento de plazos a través de calendarios. También permite a los equipos de proyecto crear flujos de trabajo para optimizar la productividad. Disponible en múltiples dispositivos, Asana se integra con varias herramientas como Slack, Google Drive y Microsoft Teams.

Trello, una herramienta de gestión de proyectos basada en el método Kanban. Trello es una solución muy visual que utiliza tableros, tarjetas y listas para ayudar a los equipos a organizar las tareas y colaborar de forma eficaz. Con Trello, los usuarios pueden establecer recordatorios, compartir archivos adjuntos, crear listas de control y automatizar procesos para agilizar el trabajo en equipo. En última instancia, Trello mejora la comunicación interna al proporcionar una visibilidad clara de las responsabilidades, prioridades y progreso del proyecto de cada miembro del equipo. Naturalmente, Trello se integra con numerosas soluciones de software como Slack y Microsoft Teams.

Monday.com, una plataforma de gestión de proyectos que proporciona a los equipos y líderes una visibilidad total sobre sus proyectos. Monday.com ofrece distintas herramientas de visualización, como diagramas de Gantt, tableros Kanban, calendarios y plazos. Esta solución también permite a los usuarios automatizar procesos (aprobaciones, recordatorios, etc.), ahorrando un tiempo valioso. Por último, Monday.com se sincroniza con varias aplicaciones (Zoom, Slack, Teams, etc.), facilitando una comunicación fluida entre los miembros del equipo del proyecto.

Las mejores redes sociales empresariales para impulsar las interacciones internas y reforzar la cohesión de los equipos

Una red social empresarial (ESN ) es una red social privada, similar a Facebook o LinkedIn, pero exclusiva para los empleados de una empresa. Este tipo de plataforma social interna permite a los empleados interactuar y establecer contactos de manera más informal que en las plataformas colaborativas. También simplifica el acceso a la información interna, que puede compartirse y destacarse en un feed de noticias personalizado. En última instancia, una ESN mejora la cultura corporativa, refuerza la cohesión del equipo e impulsa el compromiso de los empleados.

Entre las mejores redes sociales empresariales destacan tres:

Viva Engage, una plataforma de comunicación interna desarrollada por Microsoft e integrada en Microsoft 365 y en la plataforma de experiencia del empleado Microsoft Viva. Esta solución sustituye a la red social empresarial Yammer. Viva Engage permite a los empleados construir relaciones y compartir conocimientos fácilmente con sus compañeros, fomentando un fuerte sentido de pertenencia y cultura de empresa. Los empleados pueden participar en debates, unirse a comunidades, compartir historias y hacer preguntas para recibir opiniones de expertos internos. El asistente de IA Copilot apoya la creación de contenidos en Viva Engage y ayuda a los usuarios a encontrar información o contactos relevantes. Además, el equipo de comunicación interna puede utilizar Viva Engage para lanzar campañas específicas y analizar su impacto.

Happeo, una plataforma diseñada para centralizar toda la información y las herramientas que los empleados necesitan para trabajar con eficacia y mantener su compromiso. Happeo cuenta con un potente motor de búsqueda para encontrar rápidamente información relevante, perfiles de empleados para fomentar las conexiones y canales de comunicación donde los empleados pueden discutir proyectos o intereses comunes, compartir mensajes, enlaces y documentos, y participar con contenido específico. Happeo se integra con una amplia gama de aplicaciones, como Slack, Gmail y OneDrive.

Jive es una plataforma de participación de los empleados que incluye una red social empresarial diseñada para conectar a los empleados de distintas ubicaciones a través de funciones de red. Jive ofrece funciones sociales como debates, actualizaciones de estado, comentarios, menciones y funciones de seguimiento. Los empleados también se benefician de un feed de actividad personalizado que muestra sólo la información relevante. Además, Jive incluye un asistente de IA para ayudar a los usuarios a acceder rápidamente a la información correcta y se integra con numerosas aplicaciones como Jira, Salesforce y SharePoint.

¿Cómo elegir la herramienta de comunicación interna adecuada para su empresa?

Existen muchas herramientas de comunicación interna. Entonces, ¿cómo elegir la que impulsará la productividad de su organización? He aquí un planteamiento paso a paso:

Defina sus objetivos clave para la comunicación interna. No elegirás necesariamente la misma herramienta de comunicación interna si tu objetivo es agilizar la gestión de proyectos, mejorar el compromiso de los empleados, optimizar el intercambio de información interna, reforzar la cohesión del equipo y el sentimiento de pertenencia o mejorar la experiencia digital de los empleados.

Defina sus objetivos clave para la comunicación interna. No necesariamente elegirá la misma herramienta de comunicación interna si su objetivo es agilizar la gestión de proyectos, mejorar el compromiso de los empleados, optimizar el intercambio de información interna, reforzar la cohesión del equipo y el sentido de pertenencia, o mejorar la experiencia digital de los empleados.
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Busque una herramienta de comunicación interna que se integre con sus soluciones actuales. Para que sus equipos adopten el software elegido, debe ser sencillo e intuitivo de utilizar. Debe integrarse perfectamente con sus aplicaciones actuales. Si su empresa trabaja con la suite de Microsoft (Word, Teams, Excel, etc.) o la suite de Google, opte por una herramienta de comunicación interna que se sincronice fácilmente con este ecosistema.
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Elija una herramienta de comunicación interna adecuada al tamaño de su organización. Una estructura pequeña puede necesitar sólo un canal de comunicación sencillo y una plataforma básica de almacenamiento de información. Sin embargo, una empresa con muchos empleados debe poder estructurar su plan de comunicación, por ejemplo, dirigiendo sus campañas a grupos específicos.
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Determine el presupuesto que desea asignar a su herramienta de comunicación interna. Por supuesto, este presupuesto debe ajustarse a la capacidad financiera de su empresa. También debe considerar el retorno de la inversión (ROI ) asociado a cada solución. El ROI de un Digital Workplace como Mozzaik365, por ejemplo, hace de este tipo de solución una inversión rentable.
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Analice las características de las distintas herramientas de comunicación interna que se ajusten a sus necesidades. Cada solución tiene características específicas que pueden coincidir o no con los hábitos y casos de uso de sus empleados. Para asegurarte de que una herramienta se ajusta a tus necesidades internas, considera la posibilidad de solicitar una demostración.

Comparación de herramientas de comunicación interna: Puntos clave

Para garantizar una comunicación corporativa eficaz, su herramienta de comunicación interna debe ser integral. Debe funcionar como una plataforma de trabajo colaborativo (como Teams), una intranet corporativa (como SharePoint), una herramienta de gestión de proyectos (como Asana) y una red social interna (como Viva Engage). De hecho, es imposible priorizar un aspecto de la comunicación interna sobre otro. La colaboración, el intercambio de información interna, la gestión de proyectos en equipo y las interacciones informales contribuyen al rendimiento de la organización.

Si su empresa opera dentro del ecosistema Microsoft (Teams, Excel, Word, etc.), la mejor solución para mejorar la comunicación interna y potenciar la productividad es optar por una intranet moderna que integre todas las funcionalidades mencionadas anteriormente (colaboración, almacenamiento de información, etc.).

Este es precisamente el caso de Digital Workplace Mozzaik365. Como extensión natural de Microsoft SharePoint, es ideal para crear una estrategia de comunicación interna a medida. Le permite configurar una interfaz atractiva y funcional que reúne todas las funciones que su empresa necesita. Muros de redes sociales, feeds de noticias, distribución de información dirigida... sólo tiene que seleccionar los módulos que desea integrar en el panel de control de sus empleados y ¡listo!

PREGUNTAS FRECUENTES

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