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Gran herramienta para compartir información y conocimientos, la intranet puede convertirse rápidamente en un auténtico vertedero si no está bien organizada. Sin embargo, del mismo modo que no se abriría un armario lleno de objetos usados, los empleados de una empresa pueden alejarse rápidamente de una intranet mal estructurada. De ahí la importancia de optimizarla al máximo... ¿Cómo? Compartimos con usted algunas sugerencias en este artículo.
1. Prólogo: ¿Qué se entiende por "optimización de la intranet" y por qué es útil?
Una intranet es una red interna que reúne información, documentos y conocimientos para poner en contacto a los distintos equipos y departamentos de una empresa. En un momento en que el teletrabajo se está generalizando, es especialmente importante, ya que permite centralizar toda la información necesaria, facilitando así la comunicación interna y la colaboración.
Cuando se utiliza correctamente, la intranet debe ser capaz de proporcionar toda la información que busca un empleado, de forma rápida y sencilla. Sin embargo, si esta red está mal gestionada y/o mal estructurada, encontrar información puede convertirse rápidamente en una carrera de obstáculos. Entonces pierde toda su utilidad. Esto es lo que nos muestra la encuesta realizada por Workvivo, en la que el 57% de los empleados afirma que no encuentra útil su intranet. Por otra parte, el 24% de las empresas encuestadas no están satisfechas con la experiencia digital y la estructura de la información de su intranet.
La optimización de la intranet consiste, pues, en estructurar el contenido, de modo que sea preciso, fluido, detallado y actualizado. En concreto, una intranet debe permitir a los usuarios :
- Redacción y acceso a diversos contenidos: información interna, artículos, ofertas de empleo, comunicados de prensa, noticias, documentos de trabajo...
- Encuentre fácilmente la información que busca, independientemente del tipo de información que necesite;
- Interactúa con otros usuarios, ya sea enviando mensajes, comentando artículos o compartiendo información;
- Integre imágenes, vídeos, emojis y formatos en sus mensajes.
Para lograr esta optimización, la mejor herramienta del mercado es Microsoft Teams. De fácil acceso, central en Microsoft 365, Teams le permite optimizar su intranet para convertirla en un verdadero centro de comunicación e intercambio de conocimientos.
📌 Para volver a los conceptos básicos de Microsoft Teams y cómo utilizarlo, explora los 5 casos de uso de Teams que debes conocer.
2. Utilización de equipos
Gracias al ecosistema de Microsoft, los recursos de la intranet están disponibles en Teams.
Para buscar contenido, basta con ir a la página de inicio y buscar en la barra de búsqueda de Teams. Integrando el componente de búsqueda de Mozzaik365 podrás buscar documentos, correos electrónicos, OneNote e incluso expertos internos. A continuación, se mostrarán los resultados de la búsqueda, mostrando archivos, mensajes directos y canales de Teams que coincidan con la consulta. Lo mejor de todo es que también puedes crear una página de búsqueda avanzada personalizada con integración de filtros y verticales personalizados a la que se puede redirigir al usuario utilizando las funciones de Mozzaik365
Puedes buscar y recuperar contenidos y noticias relevantes desde la barra de búsqueda de Mozzaik365.
3. Optimizar la estructura del árbol
La estructura de árbol de una intranet corresponde a su arquitectura, es decir, a la organización de los distintos niveles de información. Esto se consigue mediante la creación de páginas y encabezados. Es esencial pensar en la estructura de árbol de su intranet: sólo así podrá crear una red precisa e intuitiva, donde la información que busca se encuentre fácilmente. Para ello, empiece por enumerar todo el contenido y la información que desea tener en su intranet. El segundo paso es priorizar todos estos elementos. Su estructura de árbol debe basarse en las necesidades de sus empleados. Para ello es necesario estudiar previamente los indicadores en función del uso que hacen de ella (los contenidos más vistos, la información más buscada, etc.).
Para ayudarte en la construcción de tu estructura de árbol, no dudes en materializarla: sólo tienes que hacer un diagrama con varias ramas, para mostrar las distintas páginas y subpáginas.
Para ello, se debe centralizar la información, añadiendo accesos directos a las herramientas más utilizadas. La información debe estar jerarquizada y enlazada entre sí, según los contenidos más vistos y/o más buscados por los usuarios.
Por último, puede ser interesante vincular la intranet a otras herramientas y medios de comunicación de la empresa: redes sociales, calendario, KPI de Salesforce (para los equipos de ventas), Power BI (para los equipos de gestión), etc. Esto evita cualquier dispersión de la información y hace que su intranet sea indispensable en el día a día.
4. Centrarse en una experiencia de usuario óptima
La experiencia del usuario es, con diferencia, el elemento más importante a tener en cuenta para optimizar su intranet. En efecto, debe ser capaz de satisfacer las necesidades de sus usuarios, tanto en el aspecto funcional como en los contenidos propuestos (noticias del sector de actividad, oficios, información sobre la vida de la empresa, etc.).
Según el estudio de Nexthink, el 82% de los empleados encuestados desean mejorar su experiencia como empleados.
He aquí cómo convertir la experiencia de los empleados en el núcleo de su proyecto de intranet:
- Defina las necesidades de sus empleados haciéndoles las preguntas adecuadas;
- Implique y forme a sus empleados en las herramientas que ha puesto en marcha. El 56% de ellos cree que no tiene las competencias necesarias para dominar las tecnologías digitales;
- Establezca un sistema de gobernanza para gestionar el contenido de su intranet;
- Mantenga viva su intranet. Es una herramienta que debe evolucionar en función de las tecnologías y necesidades de sus empleados. Encueste a sus usuarios para optimizar su intranet con el tiempo.
Al igual que una buena experiencia del cliente hace que su empresa sea más rentable, la experiencia del empleado desempeña un papel crucial en el éxito de su empresa.
Si invierte sus esfuerzos en ofrecer a sus empleados una experiencia digital óptima, verá un cambio en la productividad, una menor rotación y un mayor compromiso de los empleados.
En la era de la guerra por el talento, la experiencia del empleado es una auténtica palanca competitiva para atraer y retener a los mejores perfiles.
📢 Para profundizar en este tema, descubre Microsoft Viva, la plataforma de experiencia del empleado.
5. Dirigir la comunicación a cada población
La optimización de su intranet requiere auditorías analíticas para comprender mejor cómo interactúan los usuarios, qué recursos son los más solicitados y qué contenidos funcionan peor. Los datos resultantes deben desglosarse por población, lo que permite dirigir mejor la comunicación a cada categoría de usuarios.
Recuerde: el objetivo es ofrecer un recorrido fluido, en el que la información sea fácilmente detectable. Con Mozzaik365, puedes segmentar tus audiencias y definir feeds temáticos, para una intranet 100% personalizada.
💡 Para ir más allá, lee nuestro artículo sobre cómo orientar correctamente su comunicación interna¡!
6. Difundir las mejores prácticas entre los empleados
Crear una intranet sin explicar su finalidad a los usuarios es inútil. Para que sea explotada, una red de este tipo debe promocionarse entre las poblaciones interesadas y su funcionamiento debe ser suficientemente claro. Para que sus empleados adopten y se adhieran a su intranet, deben participar desde el principio. De ahí la importancia de formarles en la manera correcta de utilizar la intranet, para que la consulta de esta red se convierta en un hábito cotidiano. Esta formación debe incluirse en el curso de integración de cada nuevo empleado, y actualizarse periódicamente para que no se quede obsoleta.
Por ejemplo, es esencial formar a sus empleados sobre las mejores prácticas de ciberseguridad que deben aplicar y asegurar así sus entornos de trabajo para luchar contra los frecuentes ataques informáticos.
🚀 Para ir un paso más allá, descubre cómo llevar a tu equipo al siguiente nivel con Teams..
7. Crear plantillas para crear hermosas páginas en 2 clics.
Microsoft 365 y SharePoint te permiten crear una plataforma personalizada utilizando plantillas fáciles de usar. En pocos minutos, puedes personalizar el diseño de tu intranet y darle una verdadera identidad visual con los colores y la imagen de tu empresa.
Las extensiones naturales como Mozzaik365 también pueden ofrecerte nuevas funciones y diseños, sin comprometer nunca la seguridad de tu entorno. Con Mozzaik365, es muy fácil crear hermosas páginas con sólo unos clics. Crear intranets colaborativas y atractivas está al alcance de todos.