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Se acabó la era de las intranets estandarizadas, austeras y poco atractivas. Ahora sabemos que una buena comunicación interna influye en el bienestar y la motivación de los empleados. De ahí la importancia de optimizar las herramientas de comunicación de la empresa, en particular mediante la creación de un lugar central de intercambio de información. Un lugar que generalmente adopta la forma de una intranet personalizada. Pero de la teoría a la práctica, hay que dar el paso...
He aquí 6 pasos que debe seguir para instalar una intranet de comunicación eficaz, de la forma más concreta posible.
¿Qué es una intranet de comunicación eficaz?
Cuando se utiliza correctamente, la intranet es una verdadera palanca de rendimiento en términos de comunicación interna. De hecho, está en el centro del compromiso de los empleados: no sólo es la primera herramienta que conoce el personal nuevo, sino que también es una interfaz que la mayoría de los empleados utiliza a diario para buscar información. De ahí la importancia de cuidar tanto el contenido como la forma.
Un estudio de PwC publicado en 2017 muestra también que las empresas con más éxito (es decir, aquellas cuyos ingresos han aumentado más de un 5 % en los 3 años anteriores) adoptan una definición más amplia de lo digital, que va más allá de la analogía común entre digital e informática. Para estas empresas, la transformación digital no consiste únicamente en cambiar sus herramientas de trabajo, sino también en replantearse el modelo en el que se basan y transformar en profundidad las prácticas de sus empleados. Se trata, en este sentido, de una verdadera revolución cultural.
Como centro neurálgico de la comunicación interna, la intranet debe adaptarse a la estructura y los usos de la empresa. Por eso es importante personalizarla, integrando funciones a medida, y también convertirla en una herramienta central y un punto de entrada diario para todos los empleados.
¿Cómo crear una buena intranet de comunicación?
He aquí los pasos a seguir para pasar a la acción.
1/ Establecer un inventario
Antes de crear una intranet, es importante realizar una auditoría (o inventario) que permita determinar :
- Los puntos fuertes y débiles de la empresa;
- Sus necesidades, especialmente en materia de comunicación interna;
- Uso actual de la intranet;
- Cualquier comentario de los usuarios de la intranet actual.
En otras palabras, es importante responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué solución tiene actualmente la empresa?
- ¿Es satisfactoria esta solución (puede hacerse mediante encuestas a los usuarios y/o análisis en profundidad de los KPI)?
- ¿Cuál es su uso actual?
- ¿Cómo quiere comunicarse la empresa con sus empleados y quiénes son sus destinatarios?
- ¿Cuáles son los planes de la empresa para los próximos 5 años? ¿Cómo podrá responder la intranet actual a los usos del mañana?
Como tal, este modelo puede utilizarse para establecer una estrategia de comunicación interna.
🎁 Para que te sirva de inspiración, Mozzaik365 ha descifrado 6 ejemplos de estrategias de comunicación interna
2/ Elaboración del pliego de condiciones y del calendario correspondiente
La creación de una lista de especificaciones es uno de los pasos más importantes, que viene justo después del inventario. El objetivo de esta lista de especificaciones es formalizar las necesidades de los usuarios. En concreto, debe ser capaz de responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo de la comunicación interna? ¿Qué información quiere compartir la empresa?
- ¿Cuáles son los usos y los medios utilizados para alcanzar estos objetivos?
- ¿De qué recursos informáticos dispone la empresa?
- ¿Cuáles son los requisitos técnicos?
- ¿Cuál es la compatibilidad de las herramientas actuales con la solución propuesta? Cuál es el entorno de la empresa (formalización de las limitaciones técnicas)
- ¿Cuáles son los resultados esperados?
- Por último, ¿cuál es el calendario para alcanzar estos objetivos?
He aquí algunos ejemplos de usos que debe tener en cuenta en su pliego de condiciones:
→ Una intranet segura que crecerá con el crecimiento de la empresa;
→ Integra tus redes sociales para convertir a tus empleados en embajadores;
→ Opciones de orientación de la comunicación interna para difundir mejor la información sin sobrecargar la intranet;
→ Personalización de los feeds de noticias de los usuarios, gracias a la suscripción temática (el componente "Mis feeds" en Mozzaik365).
📍 ¿No sabes por dónde empezar? Mozzaik365 te ofrece una lista de especificaciones para ayudarte en esta fase.
Una vez identificadas las necesidades, pueden fijarse los principales hitos para establecer el calendario del proyecto, en consulta con los equipos del mismo.
3. Elegir bien a su socio
Ahora es el momento de dirigirse a sus socios potenciales y solicitar una demostración para conocer a fondo las herramientas que ofrecen.
Ahora que ha identificado concretamente sus necesidades, elija al socio que podrá satisfacer sus requisitos, tanto en términos de ejecución técnica como de apoyo al proyecto.
¿No sabe cómo hacer su elección? Elija un socio que pueda ofrecerle un servicio completo: apoyo en el diseño de su plataforma, elección de herramientas, recopilación de necesidades, asesoramiento de expertos, ajustes, etc.
A continuación, hay que asegurarse de que la solución implantada sea fácil de utilizar para los empleados. Este es un punto clave: su intranet debe ser absolutamente intuitiva (con varios formatos, un diseño Responsive, encabezamientos diferenciados...) y la información que contiene debe poder encontrarse rápidamente. De ahí la importancia de implicar a los usuarios desde el principio del proyecto, recogiendo sus necesidades, sus expectativas, sus recomendaciones y sus posibles necesidades de formación.
📍 Para guiarle lo mejor posible en el diseño de su intranet y garantizar su perfecta integración en su entorno, Mozzaik365 trabaja con una red de socios integradores.
4. Crear un equipo de proyecto y poner en marcha las operaciones
Una vez puesto en marcha el proyecto, es importante formar un equipo que incluya a miembros de distintos departamentos de la empresa, tanto en la sede central como sobre el terreno (si procede). Todos los empleados deben estar representados. Las preguntas que hay que hacerse son: ¿quién estará a cargo y de qué tareas? ¿Cómo se llevará a cabo el trabajo con el socio elegido, y con qué método?
Cada miembro del equipo del proyecto debe tener una función y unas responsabilidades específicas. Si es necesario, puede utilizarse una carta de compromiso informal para detallar las funciones, misiones y objetivos de cada miembro.
Se pueden utilizar varias herramientas: Diagrama de Gantt (para tener una visión de las tareas a realizar a lo largo del tiempo), programación inversa, tablero Kanban... En general, pensaremos en hacer un cronograma con plazos para cada entregable, y etapas importantes que permitan marcar el avance en el proyecto.
Nota: durante el lanzamiento de la intranet, los equipos de proyecto deben convertirse en verdaderos embajadores de la herramienta. En ese momento, pueden publicar contenidos y guiar a los empleados en el uso de la nueva intranet. Los empleados se acostumbrarán más a ella si tienen ejemplos de cómo utilizarla a diario.
5. Formar a los usuarios y comunicar
¿Ha desplegado su nueva herramienta? Ahora es el momento de formar a los usuarios, tanto en el lado de la comunicación interna como en el de los empleados.
5.1. La realización de una campaña de campaña de comunicación para anunciar el lanzamiento de la nueva herramienta
Se trata de una etapa importante para dar a conocer tanto la intranet como sus modalidades de utilización. Una vez definidos los objetivos e identificado el destinatario, conviene elegir el mensaje que se quiere transmitir, así como el formato adaptado.
Dependiendo de la empresa, puede ser una campaña física (carteles en las instalaciones, folleto de bienvenida, etc.) o digital (emailing, redes sociales...).
5.2. Formación de los usuarios en materia de comunicación interna
La intranet se convertirá en la herramienta de trabajo de estos usuarios. De ahí la importancia de determinar el uso que se hará de ella: ¿qué información se difundirá y cómo? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué funcionalidades pueden implantarse para hacer más atractiva la intranet y convertirla en una herramienta cotidiana? Por ejemplo, podrían ser las funciones de Noticias, Gestión del Conocimiento o Redes Sociales, en función de las necesidades expresadas por los usuarios.
5.3. Formación de usuarios por parte de los empleados
El objetivo es formar a los empleados sobre los nuevos usos inducidos por la implantación de la intranet. Se pueden organizar sesiones de formación colectivas con el departamento de informática y/o los equipos de proyecto que hayan participado en la implantación de la nueva herramienta. También se puede desplegar un apoyo y seguimiento a largo plazo. Por último, piense en preparar soportes: videotutoriales o documentos escritos, Playbooks, etc.
Para comprobar que la herramienta ha sido bien adoptada, mida los KPI y recoja las opiniones de los usuarios. Es una etapa que no debe descuidarse, ya que permite medir la adecuación entre su proyecto y la acogida que ha tenido.