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En la era de la digitalización de las empresas y el trabajo híbrido, los servicios de almacenamiento de archivos en línea y las plataformas de trabajo colaborativo son ya legión. Entonces, ¿por qué elegir SharePoint para crear su intranet? ¿Cuáles son las características de esta herramienta y, lo que es más importante, cuáles son sus ventajas más destacadas? En este artículo, Mozzaik365 responde a esta pregunta.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de compartición de contenidos y trabajo en equipo para empresas y administraciones. Este servicio forma parte de la suite Microsoft 365 que ya utilizan muchas organizaciones.
Los orígenes de una herramienta de referencia
La historia de SharePoint comenzó en 2001 con el lanzamiento por Microsoft de dos soluciones: la plataforma de gestión de documentos SharePoint Team Services (STS) y el editor de intranets y sitios de equipo SharePoint Portal Server (SPS). Desde entonces, SharePoint ha experimentado una serie de evoluciones, con una nueva versión revelada cada tres años. Disponible en línea desde 2013, SharePoint se ha convertido en una herramienta de referencia para la creación de intranets colaborativas, la conservación de contenidos y la gestión de documentos digitales. Hasta la fecha, el software cuenta con más de 190 millones de usuarios en más de 200.000 organizaciones.
Intranets SharePoint: listas para usar de manera personalizada
La solución SharePoint ofrece varias opciones de personalización adaptadas a las necesidades y limitaciones de las distintas organizaciones. Permite crear archivos :
- Intranets "listas para usar" Intranets fáciles de desplegar y administrar debido a su naturaleza estándar;
- Intranets "In-a-Box", rápidas de instalar gracias a su preconfiguración, pero personalizables según las necesidades de la empresa;
- Intranets" A la medida, totalmente personalizadas, pero que requieren una inversión humana y financiera más importante.
Cada organización puede elegir la solución de intranet SharePoint que mejor se adapte a sus recursos, sus expectativas y sus retos.
Principales características de SharePoint
La solución SharePoint también ofrece muchas funciones, entre las que se incluyen:
- La creación de sitios de intranet que permiten comunicar a los empleados las noticias, eventos y procedimientos de la empresa;
- La creación de sitios extranet configurados para compartir externamente que permiten transmitir información y trabajar en proyectos con socios externos a la empresa;
- Gestión de archivos y documentos para almacenar, organizar y compartir documentos mediante bibliotecas de documentos y listas de archivos;
- Búsqueda personalizad de contenidos que permite a los empleados buscar en los sitios de SharePoint para encontrar rápidamente la información que necesitan;
- Gestión decontenidos Los flujos de trabajo permiten crear procesos automatizados para realizar tareas comunes, como la aprobación de documentos, la notificación de actualizaciones o la validación de formularios;
- Integración de SharePoint Online con otras herramientas como la aplicación de comunicación colaborativa Microsoft Teams, el correo electrónico Outlook o el servicio de almacenamiento de archivos en línea OneDrive para mejorar la colaboración y la productividad.
Como vemos, SharePoint es una solución de intranet completa y flexible que puede satisfacer las distintas necesidades de las empresas, independientemente de su tamaño y sector de actividad. Al hacerlo, SharePoint aporta diferentes beneficios a las organizaciones.
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Las ventajas de una intranet SharePoint
Utilizar SharePoint para crear su intranet tiene varias ventajas notables:
Colaboración interna optimizada
En primer lugar, una intranet SharePoint fomenta la colaboración interna. Esta solución basada en la nube permite crear sitios de equipo. En estos espacios de colaboración, los empleados que participan en un proyecto pueden compartir archivos (imágenes, pdf, etc.), producir y editar documentos juntos (Excel, Word, PowerPoint, etc.) y establecer flujos de trabajo para automatizar determinadas tareas, como la aprobación de un nuevo informe. En resumen, los miembros del grupo pueden colaborar y avanzar juntos en su proyecto, aunque no se encuentren en el mismo lugar o practiquen un trabajo híbrido.
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Comunicación interna y externa más fluida
En segundo lugar, una intranet SharePoint facilita la comunicación interna y externa. Gracias a los sitios de equipo, los empleados pertenecientes a un mismo departamento o grupo de proyecto pueden compartir fácilmente información entre sí, incluso cuando están de viaje o trabajando desde casa. La organización también puede crear un sitio de comunicación. El objetivo es reunir en un solo lugar información, noticias y eventos que interesen y comprometan a los empleados.
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Gestión de documentos simplificada y conocimientos más accesibles
Una intranet SharePoint también es ideal para centralizar los conocimientos y hacerlos más accesibles a los empleados. En efecto, es fácil transformar SharePoint en una GED, es decir, una herramienta de gestión electrónica de documentos. Con SharePoint, la empresa puede almacenar sus documentos, administrar los derechos de acceso a los mismos, pero también trazar su historial, desde su creación hasta su archivo, pasando por sus sucesivas versiones. Los archivos se organizan en listas y bibliotecas. La barra de búsqueda de SharePoint facilita su localización. Como ventaja añadida, los empleados pueden compartir sus conocimientos e ideas creando y coeditando páginas Wiki.
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Una plataforma flexible y segura
Una intranet SharePoint proporciona tanto flexibilidad como un alto grado de seguridad. Los empleados pueden acceder a su espacio de trabajo digital (DWS) desde cualquier soporte (tableta, smartphone, ordenador) y desde cualquier lugar. Sin embargo, la seguridad de los datos está garantizada. Por ejemplo, los administradores pueden asignar distintos niveles de autorización a los usuarios y gestionar los derechos de acceso a los contenidos alojados en la intranet. Además, los documentos ya no se pierden en los bucles del correo electrónico. Un último ejemplo: los empleados se identifican una sola vez para acceder a sus distintas aplicaciones, lo que limita los riesgos de pirateo durante la conexión.
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Alojamiento e integración más fáciles
Desde el punto de vista del empresario y de las personas encargadas de desplegar la solución, una intranet SharePoint tiene una gran ventaja: su facilidad de alojamiento e integración con otras herramientas. SharePoint Online se aloja en la nube de Microsoft , por lo que no es necesario un servidor físico ni mantenimiento asociado. Otro punto fuerte es que SharePoint puede integrarse con un gran número de aplicaciones, como Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Planner, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype Empresarial y Salesforce (por nombrar algunas). Esto significa que los empleados pueden abrir estos programas sin salir de SharePoint o acceder a sitios de SharePoint desde ellos.
Equipos más productivos
Como consecuencia de los puntos anteriores, una intranet SharePoint es una palanca de productividad para los equipos y para la empresa. Centraliza y hace accesible en unos pocos clics toda la información y las herramientas que los empleados necesitan para trabajar de forma eficiente. No es necesario navegar de un programa a otro, SharePoint se integra con el paquete Office365 y mucho más. Mejor aún, con SharePoint, los empleados pueden crear flujos de trabajo para automatizar algunos de sus procesos de negocio (procesos de compra, aprobaciones de proyectos, revisiones de documentos, etc.). Una forma muy eficaz de aumentar la productividad.
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Una experiencia de usuario más satisfactoria
Por último, una intranet Sharepoint proporciona una buena experiencia digital a los empleados. Pueden acceder fácilmente a su espacio de trabajo digital, tanto si están sobre el terreno como en la oficina. Este punto de entrada único les permite abrir rápidamente todas sus aplicaciones y moverse sin problemas entre ellas. Por último, pueden encontrar la información, las noticias y los documentos que les interesan sin verse abrumados por una masa de datos. Una buena intranet es, en efecto, una de las claves para luchar contra la sobrecarga de información en las empresas.
Como vemos, las ventajas de una intranet SharePoint son numerosas. Así que, en concreto, ¿cómo puede utilizar SharePoint para crear la intranet de su empresa?
Pasos para crear una intranet SharePoint
Cualquier organización con la suite Microsoft 365 puede crear una intranet SharePoint 365 fácilmente, sin necesidad de codificar. Para ello, basta con seguir unos sencillos pasos:
1. Elija el tipo de sitio SharePoint adecuado
En primer lugar, vaya a Microsoft 365, abra SharePoint y elija el tipo de sitio que quiere crear. Tiene dos opciones:
- Cree un sitio de equipo, para mejorar la comunicación horizontal y la colaboración entre los miembros de un equipo de proyecto o departamento.
- Cree un sitio de comunicación para difundir información, noticias y eventos entre los empleados de su organización.
2. Cree una estructura de árbol para su sitio de intranet SharePoint
A continuación, piense en la estructura de árbol de su futura intranet, es decir, en la organización de los contenidos y las páginas, así como en la forma de circular entre ellos. Esta arquitectura debe responder a las necesidades del usuario final: el empleado. Debe permitirle encontrar rápidamente lo que le es útil y navegar sin esfuerzo de una página a otra. Para ayudarle en esta misión, no dude en dejarse acompañar por un integrador.
3. Crear y personalizar páginas
Una vez que tenga en mente la estructura de su intranet SharePoint, cree páginas y personalícelas añadiendo funciones mediante componentes WebPart. Estos bloques de construcción le permiten integrar una gran variedad de elementos en sus páginas (noticias, biblioteca de documentos, próximos eventos, calendario de grupo, etc.) en tan solo unos clics.
Una vez hecho esto, dispondrá de una intranet SharePoint utilizable. Sin embargo, el diseño y las funciones básicas de SharePoint pueden dejar a sus equipos con ganas de más. Para configurar una plataforma de comunicación y colaboración realmente atractiva: cree una intranet moderna y atractiva con SharePoint mediante el uso de extensiones.
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Optimice su intranet con extensiones de SharePoint
Las extensiones de SharePoint le permiten crear una intranet moderna que responda a las expectativas y necesidades de sus empleados.
¿Qué es una extensión de SharePoint?
Una extensión de SharePoint, o Plugin, es un programa informático que mejora las capacidades de SharePoint añadiendo nuevas funciones. Existen diferentes extensiones de SharePoint. Entre ellas, Mozzaik365 debería interesarle especialmente...
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