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¿Desea mejorar la colaboración interna y el flujo de información en su empresa, especialmente mediante el uso de herramientas digitales? Buenas noticias, ¡en su suscripción a Microsoft 365 ya se incluye una solución para afrontar este reto!
Este artículo te presenta todos los pasos a seguir para crear una intranet SharePoint de forma rápida y sencilla.
Sigue la guía.
¿Qué es una intranet SharePoint?
La intranet es una red de comunicación privada basada en las mismas tecnologías que Internet, con la diferencia de que es para uso exclusivo de una empresa u organización. Su finalidad es poner a disposición de todos los empleados información, documentación y sitios web.
El término "intranet" se utilizó por primera vez en los años noventa. Inicialmente rudimentaria, la intranet ha ido evolucionando hasta convertirse en un verdadero espacio de trabajo digital (también llamado Lugar de Trabajo Digital).
Hoy en día, fomenta el trabajo colaborativo, refuerza la cultura corporativa y ayuda a mantener el compromiso de los empleados. Los equipos que están conectados entre sí (gracias a un mejor flujo de información) son entre un 20 % y un 25 % más eficientes.
Además, cuando sabemos que el 16% de los millennials ya han dejado su trabajo porque pensaban que la tecnología utilizada por su empleador era inadecuada, entendemos que una intranet moderna y dinámica es muy importante en un contexto de "guerra por el talento".
Para crear una intranet, existen varias soluciones. Una de ellas es utilizar SharePoint, cuya principal ventaja es ser una solución integrada en la suite Microsoft 365 (probablemente ya pague por este servicio) y beneficiarse de un nivel de seguridad muy elevado. También hay disponibles muchas aplicaciones y plugins, lo que te permite añadir muchas funciones y personalizar tu intranet al máximo.
Además, Microsoft evoluciona regularmente, lo que permite a las empresas beneficiarse de una de las mejores tecnologías.
En resumen, SharePoint da acceso a infinidad de posibilidades y tipos de intranet, para todas las empresas y para todas las necesidades.
✅ Para ir más lejos, descubra Cómo convertir SharePoint en una herramienta de colaboración?
¿Cómo crear una intranet en SharePoint 365?
Vayamos paso a paso.
1. En primer lugar, es necesario elegir el tipo de sitio adecuado.
SharePoint permite crear 2 tipos de sitios: sitios de equipo (utilizados para la gestión de proyectos) y sitios de comunicación. Estos últimos son especialmente relevantes para la creación de una intranet, ya que permiten compartir contenidos con miles de personas y asignar el rol de colaborador a las personas pertinentes.
Un sitio de equipo, por ejemplo, permite a un determinado equipo colaborar en un proyecto (por ejemplo, mediante un calendario compartido y el reparto de tareas definidas), mientras que un sitio de comunicación se utiliza para compartir noticias e información a gran escala.
2. A continuación, debe crear la estructura de árbol y planificar la intranet que desee.
El objetivo de este paso es ayudarle a crear una intranet personalizada, totalmente adaptada a sus necesidades y deseos. Para crear una buena estructura de árbol, identifique la forma en que desea que se utilice su intranet y, a continuación, haga una lista de las páginas a las que debe poder acceder más fácilmente y de las distintas funciones que deben aparecer en ellas. A continuación, puede añadir páginas y subpáginas, como en un sitio web clásico.
No dude en recurrir a un integrador para llevar a cabo esta misión.
⭐️ ¿Le falta inspiración? Descubra los posibles casos de uso de una intranet corporativa
3. A continuación, cree sus páginas y personalice el diseño con los colores de su empresa.
Si piensa reutilizar el mismo sitio para varias unidades de negocio, puede crear plantillas de sitio y replicarlas con la función " Fábrica de sitios" de Mozzaik365.
Mozzaik365 es una extensión de SharePoint que le permite añadir funciones para personalizar fácilmente su intranet y ofrecer un diseño fluido e impactante .
Si tiene previsto crear contenidos con un diseño de página uniforme, puede crear plantillas de página para que sus colaboradores puedan añadir artículos con unos pocos clics.
Después, si lo desea, puede personalizar su intranet.
4. Añadir funciones para crear una intranet personalizada.
SharePoint permite añadir bloques funcionales a los sitios: se denominan WebParts. Una Web Part es simplemente una función.
De este modo, las prestaciones propuestas por Mozzaik365 permiten responder a las necesidades de las empresas en materia de :
- Comunicación interna
- Gestión del conocimiento
- Colaboración.
He aquí algunos ejemplos de funciones que pueden añadirse:
- Mostrar las últimas publicaciones de la empresa en Linkedin, Twitter, Yammer (o cualquier otra red social) y permitir los "me gusta" y comentarios (a través de la función Muro de la red social) ;
- Mostrar las últimas noticias;
- Presentamos a los recién llegados;
- Barra de búsqueda para encontrar fácilmente toda la información sobre un tema concreto;
- Accesos directos a otros sitios de la empresa;
- Quién es quién para encontrar a la persona adecuada y ponerse en contacto con ella en unos pocos clics;
- Barra de navegación "Experiencia unificada" para navegar fácilmente por todos los sitios de la empresa.
💡 Para saber más, descubre Las características imprescindibles de una buena intranet corporativa