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Una intranet es una poderosa herramienta para agilizar la comunicación dentro de una organización, facilitar el trabajo en equipo, reforzar el compromiso de los empleados e incluso retener a los equipos mediante la difusión de una sólida cultura corporativa.
Pero cuidado: para aprovechar todo su potencial, el puesto de trabajo digital (DW) de su organización debe ser atractivo. En otras palabras, los empleados deben querer utilizarlo a diario y aprovechar al máximo sus distintas funciones (intercambio de información, gestión de documentos, base de conocimientos, plataforma de colaboración, etc.).
¿Está buscando una solución de intranet para crear una red interna atractiva? SharePoint Online es probablemente la aplicación que necesita. En este artículo, Mozzaik explica por qué y cómo crear una intranet atractiva con SharePoint Online. ¡Feliz lectura!
¿Qué es Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint es un paquete de software que permite crear un portal corporativo dinámico. Pero, ¿qué es exactamente y en qué se diferencia de una intranet? Se lo explicaremos.
Microsoft SharePoint: Definición
SharePoint es una herramienta de trabajo colaborativo. Este software permite a las empresas crear sitios de intranet, sitios de equipo y sitios de extranet. Incluye funciones para compartir información, gestionar documentos, automatizar tareas (flujos de trabajo) y realizar búsquedas. La guinda del pastel: SharePoint se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Outlook, etc.).
SharePoint está disponible en dos versiones:
- SharePoint Online: Una opción basada en la nube que ofrece flexibilidad y actualizaciones automáticas.
- SharePoint On-Premise: Alojada en los propios servidores de la empresa, esta versión es más personalizable pero también más compleja de implementar y ofrece menos funciones que la versión en la nube.
Diferencias entre una intranet y SharePoint
An intranet is a private computer network, i.e., accessible only to the members of the organization to which it belongs. Various solutions can be used to create an internal site, with Microsoft SharePoint being one of them. This software suite provides tools to build and manage a collaborative internal portal, including document sharing tools, communication tools, content management tools, collaboration tools, and more.
¿Por qué elegir SharePoint para crear su intranet corporativa?
Varias razones pueden llevarle a elegir SharePoint para crear su intranet corporativa. Esta herramienta tiene varias ventajas significativas. Sin embargo, antes de crear su intranet con SharePoint, también debe conocer sus limitaciones y saber cómo superarlas.
Ventajas de SharePoint
SharePoint tiene notables ventajas que lo convierten en la herramienta ideal para su proyecto de intranet:
- Accesibilidad y flexibilidad
SharePoint Online ofrece accesibilidad en la nube, lo que permite a los usuarios acceder a su intranet colaborativa y a su catálogo de aplicaciones desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, smartphone, tableta) a través de la app móvil de SharePoint. Esta característica también facilita el trabajo en equipo, especialmente en entornos de trabajo híbridos. Los empleados pueden gestionar juntos sitios de equipo, compartir recursos y comunicarse eficazmente. - Productividad individual y colectiva
SharePoint se integra con las aplicaciones de Microsoft 365 (Teams, Outlook, Planner, etc.), lo que permite a los empleados navegar sin problemas entre sus herramientas de trabajo. Los miembros de un sitio de equipo también pueden interactuar en directo a través de Teams, compartir contenido (bibliotecas de documentos, calendarios, listas de tareas, etc.) e incluso coeditar documentos (Word, Excel, PowerPoint) simultáneamente. Por último, SharePoint permite implementar flujos de trabajo para automatizar los procesos empresariales (revisión de documentos, aprobación de proyectos, etc.). - Seguridad avanzada
SharePoint ofrece funciones de seguridad avanzadas. La autenticación multifactor restringe el acceso sólo a los usuarios autorizados. Además, si opta por la versión en línea, sus datos se almacenan en los centros de datos seguros de Microsoft. También se beneficiará de actualizaciones de seguridad automáticas, que proporcionan un alto nivel de protección contra intrusiones y pérdida de datos. - Scalability
SharePoint is an intranet solution that offers numerous options and features. It can be finely tailored to the needs of organizations of all sizes and constraints. With SharePoint, you can opt for a customizable design to create a bespoke intranet, choose a ready-to-use version that is easy to implement (out-of-the-box), or go for a preconfigured but modular intranet (in-a-box).
Desventajas de SharePoint
A pesar de sus ventajas, SharePoint tiene algunas limitaciones que conviene mencionar. Esta herramienta de intranet tiene limitaciones funcionales y gráficas, sobre todo en términos de personalización. Es posible que sus características básicas no satisfagan plenamente todas sus necesidades de comunicación y colaboración internas.
Dicho esto, esto no debería impedirle utilizar esta herramienta robusta y fiable para construir su portal de comunicación y colaboración interna. Las extensiones naturales de SharePoint, como Mozzaik365, te permiten crear fácilmente una intranet eficiente añadiendo funciones y posibilidades de personalización gráfica a SharePoint. Todo ello sin comprometer nunca la seguridad del entorno Microsoft 365.
¿Cuáles son los distintos tipos de intranets colaborativas con SharePoint?
¿Quiere dotar a su empresa de una nueva intranet y está pensando en utilizar SharePoint para crearla? Tiene varias opciones a su disposición:
La intranet básica de SharePoint
¿Su empresa es pequeña y busca sobre todo simplicidad? Puede optar por una versión "lista para usar" de SharePoint. Esta solución económica (precio de la licencia) le permite aprovechar las funciones nativas de SharePoint, como bibliotecas de documentos, listas, sitios de equipo, control de versiones, búsqueda, flujos de trabajo, permisos y controles de acceso, e integración con aplicaciones de Microsoft 365 (OneDrive, Word, Excel, etc.). Sin embargo, no podrá personalizar su espacio de trabajo digital para hacerlo realmente atractivo.
Intranet SharePoint desarrollada a medida
¿Desea su organización una intranet enriquecida y perfectamente adaptada a sus necesidades y limitaciones específicas? Puede optar por una solución personalizada basada en SharePoint. Esta opción le permitirá, por ejemplo, desarrollar flujos de trabajo adaptados a sus procesos empresariales, integrar su intranet con otros sistemas de la empresa (CRM, HRIS, etc.) o diseñar una interfaz intuitiva y fácil de usar. Sin embargo, este tipo de proyecto de intranet personalizada lleva mucho tiempo, es muy costoso y requiere un equipo informático interno o externo de confianza.
La Intranet SharePoint mejorada con una extensión
Añadir una extensión (complemento o plug-in) a su intranet SharePoint le permite beneficiarse de las distintas ventajas de una intranet personalizada sin sus inconvenientes (coste y complejidad). Rápido de instalar, económico y actualizado automáticamente, Mozzaik365, por ejemplo, le permite duplicar la potencia de SharePoint. Este complemento añade más de 50 funciones a SharePoint para mejorar la comunicación internala colaboración interna y la gestión del conocimiento. Entre las funciones se incluyen la compatibilidad con contribuciones, IA, directorios organizativos, buzones de ideas, centros de búsqueda avanzada, búsquedas personalizadas, muros de noticias, muros de redes sociales, menús de navegación o experiencias unificadas. Mozzaik365 proporciona todas las herramientas necesarias para crear una intranet rica e inteligente con SharePoint u optimizar su intranet existente.
