Crea fácilmente

una Intranet SharePoint sexy

Características principales de una intranet SharePoint

Para agilizar la comunicación interna, fomentar la colaboración entre los empleados, impulsar la productividad individual, mejorar la gestión del conocimiento y proporcionar una experiencia de usuario óptima, su intranet de SharePoint debe incluir varias características esenciales:

Características de diseño

Para ser útil a sus empleados, la intranet de su empresa debe ser atractiva e intuitiva. La navegación entre sus distintas secciones debe ser fluida y agradable. Este espacio de trabajo también debe ser visualmente atractivo. Los usuarios deben disfrutar conectándose y encontrar elementos que reflejen la identidad de su organización.

Por lo tanto, las funciones que permiten modificar el diseño predeterminado de SharePoint son esenciales (resaltar los botones de llamada a la acción, añadir separadores de títulos, etc.).

Funciones de comunicación

Una intranet corporativa es una herramienta de comunicación interna y gestión de la información. Para cumplir esta función, su plataforma de intranet debe incluir características clave como:

• Un centro de ayuda a la contribución que permite a los empleados crear contenidos coherentes para la intranet (entradas de blog, wikis, posts, etc.) utilizando plantillas;
  
  
• Un muro de redes sociales que permite a sus empleados ver y reaccionar a sus publicaciones en LinkedIn, Facebook o Instagram con un solo clic;
  
  
• Una galería de noticias para dar a conocer las novedades de su sector a públicos internos específicos y permitirles interactuar fácilmente;
  
  
• Un componente "eventos" para promocionar sus seminarios, reuniones o sesiones informativas entre los empleados pertinentes;
  
  
• Una función "mis suscripciones " que permite a cada usuario suscribirse a temas de interés y recibir contenidos relevantes de la intranet.

Características de la IA

Las herramientas de inteligencia artificial (IA) le permiten ahora crear una intranet inteligente que impulse la productividad de sus empleados y mejore su experiencia de usuario. Por eso son esenciales varias funciones de IA:

• Asistencia para la creación de contenidos que permite a los empleados redactar, traducir, corregir, resumir o dar formato fácilmente a sus correos electrónicos, informes y notas de reuniones;
  
  
• Búsqueda de información precisa y contextualizada que permite a los empleados obtener rápidamente respuestas basadas en los datos de su empresa;
  
  
• Gestión de acciones para ayudar a los usuarios a preparar y realizar el seguimiento de reuniones y citas en unos pocos clics;
  
  
• Recordatorios de tareas y reuniones para avisar a los empleados de los plazos importantes y ayudarles a mantenerse al día;
  
  
• Asistentes AI personalizados integrados en su Lugar de Trabajo Digital que responden a las preguntas de los empleados (RRHH, TI, etc.) basándose en sus datos internos.

Funciones de colaboración

Para que su nueva intranet sea una herramienta de colaboración eficaz, que facilite el trabajo en equipo y el intercambio de información entre los miembros de un equipo o departamento, debe incluir algunas funciones en su plataforma de intranet. En particular:

• Bibliotecas de documentos y gestión electrónica de documentos (GED ) para compartir, almacenar y organizar los recursos que necesitan sus equipos y los conocimientos de su empresa;
  
  
• El directorio de personal, que permite a cada empleado encontrar rápidamente los datos de contacto de sus colegas e identificar a los expertos internos;
  
  
• Integración de Teams en SharePoint, lo que permite a los empleados seguir sus conversaciones de Teams y utilizar sus herramientas sin salir del espacio de trabajo;
  
  
• Un acceso directo al correo electrónico de Outlook que permite a los usuarios ver sus últimos mensajes y acceder a ellos con un solo clic desde la intranet;
  
  
• Integración de herramientas de coedición en tiempo real como Word, PowerPoint y Excel para trabajar en colaboración en documentos y acceder siempre a la última versión;
  
  
• Integración de herramientas de gestión de proyectos como Planner, ToDo o Project para coordinar a los miembros del equipo y asegurarse de que todos saben lo que tienen que hacer;
  
  
• El tablero personal donde cada empleado puede encontrar todas las herramientas, recursos, debates, información y contactos que necesita para trabajar.

¿Cómo crear una intranet en SharePoint?

Para crear una intranet global, atractiva y eficaz, debe planificar cuidadosamente su proyecto de intranet. Con eso en mente, siga estos pasos:

Redacte su pliego de condiciones utilizando una plantilla

El primer paso en un proyecto de intranet es redactar un documento de especificaciones. Este documento es esencial, ya que formaliza:

• Necesidades del usuario final y objetivos de su empresa;
  
  
• La arquitectura y las características necesarias para satisfacer esas necesidades;
  
  
• El presupuesto asignado a su proyecto de intranet;
  
  
• El calendario de su proyecto de intranet.

Para ayudarle a redactar este documento clave, no dude en utilizar un modelo de documento de especificaciones de intranet.

Elegir la solución de intranet SharePoint adecuada

Una vez redactadas las especificaciones de su intranet SharePoint, debe elegir una solución que se ajuste a ellas:

• Si dispone de los recursos financieros y técnicos necesarios y necesita una intranet totalmente personalizada, puede optar por el desarrollo a medida.
  
  
• Para una implantación más rápida, una gestión simplificada y unos costes controlados, elige una plataforma integrada que puedas personalizar fácilmente, como la extensión Mozzaik365 para SharePoint.

Redactar el marco del proyecto de intranet

El tercer paso para llevar a cabo con éxito un proyecto de intranet SharePoint es redactar un documento marco. En él se describen:

• El contexto, los objetivos y el alcance del proyecto;
  ‍
• Las partes interesadas en el proyecto, sus funciones y responsabilidades;
  ‍
• Fases del proyecto, plazos, entregables, controles e indicadores de éxito;
  ‍
• Métodos de comunicación entre los miembros del equipo del proyecto.

Comunicar, apoyar y formar

Si ha confiado el diseño, desarrollo, personalización, despliegue y configuración de su solución de intranet a especialistas en SharePoint (consultor de SharePoint, desarrollador de SharePoint, etc.), sólo le queda asegurarse de que sus empleados adoptan la herramienta. Para ello, puede

• Comunique el lanzamiento de su intranet SharePoint destacándolo a través de diversas acciones de comunicación (boletines, conferencias, carteles in situ, etc.);
  
  
• Organizar sesiones de formación para usuarios y administradores para presentar la herramienta, sus funcionalidades, normas de seguridad, etc;
  
  
• Proporcione recursos como guías y tutoriales en vídeo para ayudar a los empleados a apropiarse de su nueva intranet de forma divertida;
  
  
• Establezca un programa de tutoría entre iguales con embajadores de los usuarios encargados de ayudar a sus colegas a adoptar la herramienta.

¿Por qué crear una intranet en SharePoint? Conclusión.

SharePoint es una solución de creación de sitios de intranet que ofrece numerosas posibilidades. Perfectamente integrada en el entorno Microsoft, permite crear un espacio de trabajo colaborativo completo, unificado y seguro.

Sin embargo, SharePoint tiene algunas limitaciones visuales y funcionales que pueden dificultar la adopción por parte de los usuarios. Para solucionar esto y crear una intranet corporativa atractiva y eficaz, utiliza una extensión como Mozzaik365.

‍