¿Por qué migrar a una solución de intranet SaaS?

7 buenas razones para utilizar una solución de intranet SaaS

Razón nº 1: Control de gastos

El modelo "On Premise" suele ser caro. Una solución de intranet SaaS ayuda a controlar los gastos, ya que la empresa se ahorra el coste del hardware y paga en función de sus necesidades reales, en lugar de abonar una cantidad global por el software.

Razón nº 2: Reducción de la carga de trabajo de los equipos informáticos

El proveedor de la solución SaaS es totalmente responsable de ello, incluido el mantenimiento y la resolución de problemas. Esto reduce la carga de trabajo del departamento informático, que puede emplear el tiempo ahorrado en tareas más estratégicas.

Razón nº 3: Mejora de la comunicación interna

Con una solución SaaS, ya no es necesario instalar software para los nuevos empleados. Basta con darles acceso a la herramienta en línea. Esto facilita su integración y les permite beneficiarse más rápidamente de las herramientas de comunicación interna.

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Razón n°4 : El uso de la intranet en todas las situaciones, incluso a distancia

Con SaaS, la intranet de su empresa ya no está vinculada a un único puesto de trabajo. Esto significa que los usuarios pueden utilizar las aplicaciones proporcionadas en cualquier lugar, incluso cuando se desplazan. Sólo necesitan una conexión a Internet.

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Razón nº 5: Mayor seguridad

Con el modelo SaaS, todos los datos se almacenan a distancia, en la Nube. Por tanto, los problemas de seguridad (por ejemplo, ciberataques) y la pérdida de datos por fallos de hardware se reducen al mínimo.

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Razón nº 6: La rápida implantación de todas las nuevas funciones del software

Hemos visto que el proveedor de una solución SaaS es responsable de todos sus aspectos. Esto incluye también las actualizaciones, que la empresa ya no tiene que gestionar internamente. Así, los usuarios se benefician siempre de la versión más reciente de la intranet.

Razón nº 7: Falta de equipamiento necesario

Mientras que una solución de intranet SaaS no necesita espacio físico para funcionar (ya que todo se almacena en la Nube), el software integrado requiere hardware: servidores, locales dedicados... En un momento en que muchas empresas buscan optimizar sus gastos y costes inmobiliarios, SaaS ofrece una flexibilidad bienvenida.

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¿Cómo elegir su solución de intranet SaaS?

Una intranet fluida y eficaz es una excelente palanca en una estrategia de comunicación interna. Gracias a esta herramienta, sus empleados se beneficiarán efectivamente de un lugar donde se centraliza toda la información relacionada con la empresa, pero también de una cultura corporativa reforzada y de una mejor gestión de proyectos, reuniones y eventos.

Por lo tanto, la elección de una solución de intranet debe hacerse con cuidado. Es una decisión que no debe limitarse a la mera cuestión del coste: hay otros parámetros que deben guiar su elección. He aquí algunos de ellos:

• La posibilidad (o no) de crear un lugar de trabajo digital ;
• Nivel de seguridad de la solución ; ‍
• La posible conexión con otras herramientas ya utilizadas por la empresa: en este sentido, Microsoft 365 es imbatible, sobre todo porque es posible añadir extensiones naturales a SharePoint y subir aplicaciones a Teams; ‍
• La flexibilidad de la solución (¿el acceso al software es instantáneo, desde la firma del contrato?); ‍
• La calidad de la experiencia del usuario: si es mediocre, la intranet no será utilizada o será poco utilizada por los empleados y representará una carga innecesaria para la empresa. De ahí la importancia de situar al usuario en el centro del planteamiento;‍
• Escalabilidad: ¿actualiza el editor de software su solución con frecuencia? ¿Apoyan las mejoras periódicas el desarrollo de mi empresa?
• Accesibilidad: esta noción engloba varios aspectos, a saber, la accesibilidad para empleados con discapacidad, pero también para empleados que viajan con frecuencia, empleados que no disponen de ordenador, teletrabajadores, etc. En general, se recomendará una solución SaaS a las empresas con una población bastante nómada;‍
• La posibilidad de adaptar la intranet a las evoluciones de la empresa: por ejemplo, si la empresa abre una nueva filial en un país extranjero, ¿podría traducirse y/o adaptarse la intranet en función de las especificidades del país en cuestión? ¿Pueden orientarse las comunicaciones internas en función del país de los usuarios? etc.‍
• La capacidad analizar los usos para mejorar la herramienta y/o detectar tendencias ; ‍
• Visibilidad de los costes: el coste de una solución SaaS suele ser transparente (ya que la empresa paga una cuota de suscripción, lo que permite suavizar los costes a lo largo del tiempo), mientras que el software in situ ofrece poca visibilidad en este ámbito. En efecto, hay que tener en cuenta el coste de la obsolescencia de las tecnologías utilizadas, el coste de la mano de obra, el coste vinculado a la evolución de la solución, etc.

Conclusión

Como puede ver, optar por una solución de intranet SaaS tiene muchas ventajas. Mayor seguridad, mayor flexibilidad, menor carga de trabajo para los equipos informáticos, posibilidad de utilizar la solución a distancia desde cualquier dispositivo...

Si bien el modelo "On Premise" puede interesar a algunas empresas, aquellas que busquen sobre todo una solución práctica, flexible y menos restrictiva, adaptada a las evoluciones del mercado laboral, recurrirán sin dudarlo a una intranet SaaS.

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