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Convencido de las ventajas de una intranet corporativa para la colaboración y la comunicación interna dentro de su organización, ha empezado a diseñar su propia red privada.
Durante esta fase de redacción de su pliego de condiciones, usted se pregunta sobre las diferentes funcionalidades a integrar en su intranet corporativa . Las posibilidades son realmente numerosas.
Para ayudarle en su planteamiento, Mozzaik365 le presenta una selección de 16 funcionalidades que puede añadir a su intranet corporativa para mejorar la colaboración y la comunicación interna dentro de su estructura.
Lea atentamente lo que sigue y déjese inspirar.
Cada empresa tiene su propia intranet (características)
En un artículo anterior, Mozzaik365 le presentó diferentes ejemplos de intranet corporativa y le dio sus mejores consejos para crear su propio Lugar de Trabajo Digital.
Recordemos en este punto que no existe un modelo único de intranet corporativa.
La intranet corporativa, una herramienta a medida
Y con razón: cada organización es única y tiene su propia forma de funcionar, su propia cultura, su propio mercado y, por supuesto, sus propios problemas internos.
Algunas organizaciones, como los grandes grupos de distribución, necesitan facilitar la comunicación con sus equipos sobre el terreno. Para otras, como las empresas del sector bancario, el reto es más bien asegurar sus intercambios, sobre todo en situaciones de trabajo híbrido.
A la hora de crear su propia intranet, cada empresa debe seleccionar cuidadosamente sus características para diseñar un sitio interno que responda exactamente a sus limitaciones específicas.
¿Una o varias intranets corporativas?
Además, una organización puede dotarse de varias intranets para responder a distintos problemas internos.
Por ejemplo, una empresa puede crear una intranet dedicada a su comunicación interna, otra dedicada a la información de RRHH y otra para documentar un proyecto. Estas intranets son complementarias y deben permitir navegar fácilmente de una a otra para crear una experiencia global fluida y clara para el usuario; el conjunto forma un ecosistema sin fisuras: un Lugar de Trabajo Digital).
Pero, en concreto, ¿cómo diseñar la intranet o las intranets que harán que su estructura funcione mejor y responda a las distintas necesidades específicas de su empresa?
SharePoint, la aplicación para crear intranets corporativas a su medida
Para crear el sitio o sitios de intranet que su empresa necesita, puede confiar en la aplicación Microsoft SharePoint. Este software le permite crear fácilmente espacios de trabajo digitales personalizados.
En concreto, con SharePoint se pueden crear sitios de intranet. Pero eso no es todo. También puede mejorar sus sitios con diversas funciones. Para ello, debe añadir y configurar las Web Parts de su elección.
☝️Mozzaik365 consejos: crear un lugar de trabajo digital es un ejercicio exigente y a veces complejo. Por lo tanto, piense en hacerse acompañar por un integrador. Este experto le ayudará notablemente a identificar las necesidades de sus equipos y a traducirlas en funcionalidades que podrá añadir a su intranet corporativa.
Con estos conceptos básicos en mente, pasemos a la presentación de las mejores funciones que debe integrar en su intranet corporativa para convertirla en una herramienta eficaz de colaboración y comunicación interna.
Intranet nº 1: Personalice su sitio interno con los colores de su empresa
La identidad visual de su organización es una importante palanca de comunicación interna. En efecto, contribuye a difundir la cultura y los valores de su estructura a sus equipos. Por tanto, es esencial optar por una intranet que se adapte a su carta gráfica (logotipos, colores, imágenes, etc.).
La versión nativa de SharePoint ofrece posibilidades de diseño limitadas. Mozzaik365 Digital Workplace supera estos límites y le permite crear un sitio interno con un impacto estético. Puede aplicar un tema a sus sitios de intranet para personalizar el diseño, manteniendo al mismo tiempo la coherencia en todas sus páginas. Gracias a esta función, los empleados identifican claramente el espacio de trabajo en el que se encuentran y se impregnan de la identidad visual de su empresa.
Función de intranet nº 2: Crear una galería de noticias personalizada
¿Lo sabías? Según una encuesta de Inside-OpinionWay, 1/3 de los empleados encuestados se consideran "mal informados" dentro de su empresa y un 20% declara incluso "no disponer de la información necesaria para realizar su trabajo". Una intranet dedicada a la comunicación interna puede paliar este problema, ya que es un canal de información eficaz.
Para garantizar plenamente su función mediática, la intranet debe presentar una galería de noticias. Por ello, el Lugar de trabajo digital Mozzaik365 integra un módulo "Muro de noticias". Este módulo permite crear en unos pocos clics bonitos artículos de blog que dan ganas de leerlos. También es posible añadirles imágenes, vídeos y enlaces clicables. Todo ello hace que el contenido sea atractivo y memorable.
Aún mejor, el "Muro de Noticias" de Mozzaik365 ofrece funciones avanzadas que mejoran el compromiso de los empleados. En efecto, los contenidos que allí se difunden pueden dirigirse a un público preciso. Además, cada usuario puede personalizar su propio muro de noticias suscribiéndose a los temas de su elección. Por último, los empleados pueden reaccionar a las noticias.
La guinda del pastel, el módulo "Muro de noticias" del puesto de trabajo digital Mozzaik365 también tiene un diseño impactante .
Intranet nº 3: Permitir a los empleados comentar los contenidos publicados por la empresa
Con las funciones adecuadas, su intranet corporativa puede mejorar no sólo la comunicación interna descendente, sino también la ascendente e interfuncional. En resumen, su sitio privado es una forma estupenda de interactuar con los empleados y aumentar su compromiso.
Para fomentar los intercambios entre las partes interesadas de su grupo, asegúrese de añadir a su intranet una función que permita a los empleados comentar artículos y otros contenidos compartidos. Mozzaik365 Digital Workplace ofrece esta opción. Los usuarios pueden reaccionar a las publicaciones realizadas por el departamento de comunicación interna en el "muro de noticias" de la organización.
Característica nº 4 de la intranet: distribuir contenidos de forma selectiva
Con demasiada frecuencia, los empleados son víctimas de una sobrecarga de información. Esta infobesidad puede perjudicar su productividad, aumentar su estrés y llevarles al agotamiento. Según Nadia Boukef, citada por Caroline Sauvajol-Rialland, el 74% de los directivos encuestados afirman"sufrir una sobrecarga de información y una sensación de urgencia generalizada".
Cuando está bien diseñada, la intranet corporativa ofrece una respuesta adecuada a este problema de comunicación interna. A este respecto, el componente "Noticias" del Lugar de Trabajo Digital Mozzaik365 integra una función que permite segmentar las poblaciones que recibirán la información. El objetivo: enviar el mensaje adecuado a la persona adecuada en el momento oportuno y, de paso, preservar el tiempo cerebral disponible de los empleados (¡y sus nervios!).
Gracias a esta función, las noticias relacionadas con las finanzas pueden, por ejemplo, transmitirse exclusivamente al departamento de "Controlling" y el anuncio de un nuevo proveedor de transporte sólo al departamento de "Logística".
Mejor aún, con una herramienta así es posible adaptar el mismo mensaje a distintos perfiles de usuario. Por ejemplo, la felicitación de Año Nuevo del Director General puede enviarse en formato de vídeo (más fácil de consumir en un Smartphone) a los equipos sobre el terreno y en forma escrita, con un PowerPoint, a los empleados de la sede central.
Función 5 de la intranet: integración de la aplicación de colaboración interna Microsoft Teams
Con no menos de 270 millones de usuarios mensuales en todo el mundo, la aplicación de colaboración interna Microsoft Teams es ahora una herramienta indispensable para muchas organizaciones. Para mejorar la colaboración interna dentro de su estructura, se recomienda enfáticamente añadir esta herramienta a su red privada.
Al integrar Teams y SharePoint con tu intranet corporativa, centraliza todas las herramientas de comunicación y gestión de proyectos (Microsoft Planner, Task, ToDo, etc.) en un entorno sin fisuras. Con esta función, ofrecida por el Mozzaik365 Digital Workplace, optimiza la experiencia de usuario de sus empleados y facilita el trabajo colaborativo.
Característica nº 6 de la Intranet: facilitar el acceso a los documentos
Archivos adjuntos que se pierden, descargas fallidas, errores del destinatario, etc. Compartir documentos es un problema importante en la comunicación y colaboración interna, e incluso un problema de seguridad. ¿La solución para simplificar este proceso? Una intranet corporativa con una función para almacenar, ordenar y acceder a archivos de forma fluida y segura.
Mozzaik365, basado en SharePoint, le permite crear un EDM (Electronic Document Management) completamente integrado a su Lugar de Trabajo Digital. Con esta función, puede centralizar el conocimiento de su empresa, ponerlo a disposición de todos sus empleados y permitir que cada empleado enriquezca el contenido para construir una verdadera base de conocimiento.
Mejor aún, con el componente de búsqueda de Mozzaik365, los empleados pueden encontrar de un vistazo el contenido con el que necesitan trabajar. Además, con el almacenamiento compartido de documentos en SharePoint, los empleados pueden trabajar de forma asíncrona en el mismo archivo y ver su historial de modificaciones. Esto hace posible una colaboración más eficiente, especialmente en situaciones de trabajo híbrido.
Intranet nº 7: Mostrar un Quién es Quién dinámico
El directorio corporativo es un valioso apoyo para los nuevos talentos y para los empleados de grandes organizaciones. Permite poner nombres a las caras, identificar funciones y ponerse en contacto rápidamente con los compañeros. Es, por tanto, una herramienta básica para la colaboración interna.
📍Para profundizar en este tema, descubrapor qué el directorio corporativo es un imprescindible para su colaboración interna..
Basándonos en esta observación, le recomendamos que integre una función "Quién es quién dinámico" en su intranet corporativa. Este componente, propuesto por Mozzaik365, permite referenciar a los empleados, así como buscar personas por nombre, departamento, función o competencias, e incluso aplicar filtros y establecer contacto en un solo clic. La forma ideal de encontrar rápidamente el contacto adecuado y avanzar en sus proyectos.
Función 8 de la intranet: crear accesos directos
Para mejorar la colaboración interna y la experiencia de los usuarios, convierta su red privada en un verdadero centro que se abra a todos los recursos y el software que sus equipos necesitan. De este modo, los empleados nunca volverán a estar "perdidos" en el entorno digital de su empresa.
Desde este punto de vista, la intranet de su empresa debe incluir una función que permita crear accesos directos. Así, podrá establecer enlaces a herramientas empresariales, sitios web, archivos y otras páginas de la intranet útiles para los empleados. El puesto de trabajo digital Mozzaik365 ofrece esta posibilidad.
Mozzaik365 ofrece un "Lanzador de aplicaciones". Gracias a esta función, los enlaces a las aplicaciones útiles para los empleados aparecen directamente en el Lugar de Trabajo Digital. De este modo, los empleados saben qué herramienta utilizar y no se pierden entre la multitud de aplicaciones existentes.
Función nº 9 de la Intranet: agregar las redes sociales de la empresa
En 2022, según We Are Social y Hootsuite, el 58,4 % de la población mundial utilizará las redes sociales. Por tanto, es probable que sus empleados también sean activos en Instagram, Twitter, Facebook o LinkedIn. Así que, ¿por qué no pisar su terreno y utilizar esta palanca para mejorar su comunicación interna y potenciar la externa?
Para ello, añada a su intranet corporativa una función destinada a centralizar los contenidos publicados en las redes sociales de su empresa. Los empleados tendrán así una visión de conjunto de la comunicación externa de su estructura. También podrán participar en debates, crear engagement en torno a sus publicaciones y actuar como embajadores de su marca (comercial y empleadora) en las distintas plataformas. Imprescindible.
🚀 Para profundizar en este tema, descubra cómo la función "muro de redes sociales" convierte a sus empleados en embajadores.
💡¿Sabía que? Según un estudio llamado "Kredible Employee Advocacy Study" y retransmitido por Influencer Marketing Hub, los programas deEmployee Advocacy ("embajador de los empleados" en el texto) con al menos 1.000 participantes activos podrían generar hasta 1,9 millones de dólares en valor publicitario, ¡y a un coste menor! Así que sería una pena no intentarlo, por ejemplo utilizando el "Muro de Noticias" del Mozzaik365 Digital Workplace .
Intranet nº 10: Pida opinión a sus empleados
Recordemos que una buena comunicación interna tiene varias dimensiones. En particular, es importante fomentar la comunicación ascendente, es decir, recoger regularmente las opiniones de los equipos. Esta práctica permite tomar el pulso a los empleados, identificar sus problemas y aportar soluciones pertinentes (¡a menudo inspiradas sobre el terreno!).
Si está bien diseñada, su intranet corporativa puede ser una herramienta eficaz para promover este enfoqueBottom-Up. Por ejemplo, el Lugar de Trabajo Digital Mozzaik365 puede mejorarse con funciones que permitan a los empleados pedir su opinión, como el buzón de sugerencias, las encuestas o los concursos.
