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Le secret de sa réussite réside dans sa capacité à évoluer en fonction des besoins de ses utilisateurs. Si vous souhaitez comprendre comment optimiser votre Digital Workplace pour qu’elle devienne l’outil de travail numéro 1 de vos collaborateurs, vous êtes au bon endroit ! Découvrez comment créer de l’adoption et quelle philosophie adopter pour que le produit final plaise à l’ensemble de vos équipes.
Comment faire adopter la Digital Workplace aux collaborateurs ?
Les recettes pour qu’une Digital Workplace soit adoptée par ses futurs utilisateurs sont désormais bien connues des experts. On peut les résumer en quelques points :
- Un environnement commun pour tous les outils de communication, toutes les collaborations et applications ;
- Une plateforme adaptée aux besoins réels de l’entreprise ;
- Une expérience utilisateur optimale et un design poussé ;
- Une personnalisation des contenus ;
- Le support du multilingue ;
- Des outils métiers pleinement intégrés à l’environnement.
Dans l'édition 2021 de son baromètre Digital Workplace, le cabinet de conseil Julhiet Sterwen souligne le rôle du digital lors de la crise du Covid. Il pointe surtout son importance dans le travail hybride, une organisation du travail amenée à perdurer. En effet, 60% des salariés interrogés estiment que le digital a un rôle positif pour eux-mêmes et 64% lui attribuent un rôle positif pour leur entreprise. La notion qui ressort le plus est la capacité du digital à rendre les collaborateurs plus autonomes (77% des managers interrogés). La Digital Workplace doit donc être pensée dans une optique d’autonomie et un collaborateur en télétravail doit pouvoir adapter son environnement de travail de manière autonome. Ce que l’on appelle désormais la WX (Workplace eXperience) apparaît comme un enjeu de compétitivité fort pour toutes les entreprises en 2022. Une étude du MIT Center for Information a démontré la corrélation directe qu’il existe entre la qualité de l’expérience employé et la capacité à innover de l’entreprise, la satisfaction des clients (NPS) et la rentabilité de l’entreprise.
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5 règles pour faciliter l’adoption de la Digital Workplace par les employés
1. Placer l’utilisateur au centre du projet
Cela concerne tant l'aspect fonctionnel, que les contenus qui vont être présentés à chaque collaborateur : tous les contenus doivent correspondre à ses besoins réels. Il faut veiller à ce qu’il dispose des contenus « corporate » mais aussi d’informations ciblées concernant son secteur d’activité, son métier ou même son groupe de travail. Contrairement aux intranet statiques des années 2000, la personnalisation et le renouvellement constant des contenus fidélisent l’utilisateur et le maintiennent engagé. Cette leçon apprise des sites de e-commerce et des plateformes vidéo s’applique tout autant aux contenus délivrés sur une Digital Workplace.
2. Rendre l’utilisateur autonome
Comme nous l’avons vu, les contenus présentés à l’utilisateur sont diffusés par profils (ou persona) et personnalisés en fonction de ses besoins métiers. Mais le plus important est que l’utilisateur soit capable de personnaliser son expérience.
Après la phase de conduite de changement et une initiation rapide à son environnement, le collaborateur va exploiter tous les outils mis à sa disposition, mais aussi adapter son environnement à ses propres usages. L’ergonomie de la Digital Workplace permet à l’utilisateur d’être en partie autonome quant à la personnalisation de son environnement. Il peut réaménager lui-même son écran pour placer les sources de contenus et les outils comme il l’entend. Puisqu’il garde la main sur l’organisation de son écran, il peut mettre en avant les contenus et blocs fonctionnels qui lui sont les plus utiles au quotidien. Son entreprise doit toutefois garder la possibilité de rendre certains (voir la totalité) des blocs obligatoires à l’écran.
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