Quels outils Microsoft pour la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances est un processus qui vise à capitaliser sur les informations qui circulent dans l’entreprise pour les transformer en données utilisables et les rendre accessibles à tous les employés. Elle prend généralement la forme d’une gestion de documents, c’est-à-dire d’un ensemble de processus qui permettent la gestion du cycle de vie des documents, sur un support solide ou dématérialisé.

Quels outils Microsoft peuvent être utilisés dans cet esprit ?    

Suivez le guide.

L’importance de la gestion des connaissances dans les affaires

La gestion des connaissances est un élément clé de l’entreprise. Il permet d’identifier, d’analyser, de structurer et de partager toutes les connaissances des membres d’une organisation, qu’il s’agisse de connaissances internes (recherche et développement, marketing, communication...) ou de connaissances acquises à l’externe (capital culturel, expérience et expertise des employés, etc.).

En moyenne, il faut 1,8 heure par jour pour trouver des informations, ce qui est une perte évidente de productivité pour l’entreprise. On estime que les pertes liées aux méthodes de gestion de l’information au sein des entreprises européennes s’élèvent à 46 milliards d’euros, sachant que le coût pour trouver un simple document égaré ou perdu est de 90 euros !

C’est la raison de l’importance d’une bonne gestion des connaissances, qui non seulement simplifie l’accès à l’information, mais favorise également le partage des données entre les membres d’une même entreprise.

Microsoft a compris l’importance de ce problème pour ses clients et cherche depuis longtemps à leur fournir des solutions concrètes dans ce domaine. En 2001, Microsoft a lancé le logiciel SharePoint pour créer des portails de collaboration qui permettent aux entreprises de stocker et de partager de la documentation. Avec l’arrivée de Teams et Viva, un véritable écosystème a été construit sur la base de SharePoint.

Comment pouvez-vous tirer parti de ces nouveaux outils pour mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances ? Regardons de plus près.

Quels outils dois-je utiliser dans Microsoft ?

Outil1 : SharePoint

La gestion électronique des documents (EDM) est l’outil ultime pour la gestion des connaissances, permettant une productivité accrue et favorisant la collaboration et le partage des connaissances.

Plus généralement, l’EDM permet de suivre le cycle de vie des documents : création, stockage, différentes versions modifiées, suppression et archivage. Cet outil de gestion de documents s’inscrit dans cette ère où la dématérialisation et l’utilisation de la technologie dans les affaires deviennent de plus en plus importantes.

SharePoint, qui facilite l’organisation de la gestion de vos documents, est au cœur du digital workplace et des équipes.

Les sites SharePoint sont utilisés pour stocker et organiser des documents, mais aussi pour les mettre à la disposition des utilisateurs. Ces sites offrent des modèles de documents, que les utilisateurs peuvent utiliser pour décrire leurs connaissances. Des balises peuvent être ajoutées pour catégoriser les documents. La recherche avancée de Mozzaik365 facilite alors la recherche d’un document : tout cela crée une gestion de documents SharePoint.  

Voici les avantages que vous obtiendrez en créant votre DMS dans SharePoint :

• Sécurité de l’information ;
• Un partage fluide de documents et d’informations entre collaborateurs (plus d’envoi par email, plus de fichiers perdus, plus de problèmes avec des documents encombrants, plus de temps perdu pour trouver la dernière version des fichiers...) ;
• Les documents sont organisés et toujours à portée de main, grâce à la possibilité d’accéder aux bases de données de documents SharePoint à partir de Teams.

Les utilisateurs internes et externes peuvent travailler sur le même fichier sans avoir à en créer une copie. Il leur suffit d’avoir accès au lien du fichier, ce qui préserve la qualité documentaire des données.

Enfin, il est possible d’aller encore plus loin dans l’organisation des documents avec Mozzaik365 grâce à l’ajout de Tags (ou, métadonnées) et de la fonction de recherche avancée pour faciliter l’accès aux ressources et aux connaissances.

Outil 2 : Onedrive

Onedrive est un outil de stockage de documents personnel en ligne. Avec cet outil,

vous avez accès à tous vos dossiers et documents de travail, peu importe où vous vous trouvez. Cet accès fonctionne à partir de n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter à l’application Onedrive avec votre compte Microsoft. Vous pouvez également partager vos documents en envoyant un lien simple.

L’avantage de Onedrive est que vos documents sont stockés dans le cloud, pour une sécurité maximale. Cela offre une protection supplémentaire : par exemple, si un appareil est perdu, les documents stockés ne sont pas perdus car ils sont enregistrés dans le cloud.

Onedrive est particulièrement adapté pour :

• Dossiers personnels liés au travail (notes de réunion, rapports de dépenses, documents juridiques tels que les contrats de travail, etc.) ;
• Rédiger des documents, avant de les transférer vers SharePoint.

Outil 3 : Équipes

Teams est une plate-forme collaborative sécurisée à partir de laquelle vous pouvez accéder aux documents SharePoint. Les parties prenantes du projet peuvent collaborer quotidiennement, y compris en travaillant sur l’édition de documents en temps réel. La collaboration est organisée par canaux et/ou équipes, ce qui aide à structurer les projets.

L’application Wiki permet aux membres de l’équipe d’utiliser leurs canaux pour créer, ajouter ou modifier des informations au sein de Teams. Il sert également d’outil de communication pour l’équipe. Chaque canal Teams est livré avec un onglet Wiki par défaut, mais des onglets supplémentaires peuvent être créés pour répondre à vos besoins. Chaque collaborateur a accès à la bonne information.

Enfin, les systèmes à onglets vous permettent d’intégrer des applications externes, telles que des outils de gestion des tâches (Planificateur, etc.), des outils de prise de notes (OneNote) et des outils de création de rapports (Power BI). Le résultat : un travail d’équipe moins décousu.

Teams apporte un réel avantage en tant qu’outil collaboratif afin de maintenir la base de documents en vie. Il s’agit d’un outil complémentaire et lié à 100% à la base de documents afin de mieux gérer le cycle de vie des documents, en particulier lors d’un projet impliquant différents collaborateurs et parties prenantes.

Notez que Teams est équipé d’un système de mentions qui permet aux utilisateurs d’être avertis que du contenu est ajouté ou mis à jour. Cela évite d’envoyer des e-mails inutiles, sachant que 88 e-mails par employé sont reçus chaque jour dans les entreprises !

La meilleure chose : Teams est compatible avec de nombreuses applications de gestion de projet (telles que Planner) et des connaissances collectives, grâce au système Apps.
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Utilisez SharePoint, Onedrive et Teams pour tirer parti de leurs fonctionnalités

Les trois outils que nous venons de décrire peuvent être utilisés ensemble pour optimiser le cycle de vie des documents.

Par exemple, vous pouvez commencer par créer un brouillon de document dans Onedrive, avant de partager le fichier dans SharePoint afin que les personnes de votre choix puissent y travailler de manière collaborative. Une fois ce fichier finalisé, il est accessible à partir de plusieurs emplacements par les membres de la même équipe ou canal.

Les fonctionnalités apportées par les applications

Des applications telles que Confluence, Jira ou Trello peuvent fournir des fonctionnalités supplémentaires et ainsi optimiser la gestion des connaissances dans les entreprises.

Par exemple, Confluence vous permet d’héberger tous les types de contenu et de collaborer avec vos équipes, notamment en partageant les étapes de l’avancement d’un projet. Confluence crée automatiquement un rapport qui peut être modifié en fonction de vos besoins. De même, il est possible de publier des notes internes qui peuvent être utilisées par tous les membres de l’équipe.

L’application Jira vous permet de suivre les projets et les tâches, grâce à un flux de travail prédéfini adapté aux besoins de l’équipe. L’avantage : un suivi détaillé, grâce à des rapports et des tableaux de bord adaptés aux spécificités de l’équipe.

Toutes ces fonctionnalités permettent d’enrichir et d’élargir les outils de gestion des connaissances existants.

Conclusion

Les outils de gestion des connaissances offrent des moyens efficaces de centraliser l’information mise à la disposition d’une entreprise et d’optimiser son utilisation. Ils permettent d’organiser et de stocker les connaissances dans des médias accessibles à tous, afin d’éviter la perte de productivité causée par la recherche d’informations dispersées. Pour les employés, c’est aussi une garantie d’une plus grande autonomie dans leurs fonctions, et d’une augmentation des compétences induite par l’apprentissage de leurs pairs.

Pourquoi utiliser les outils Microsoft pour la gestion des connaissances ? En plus de leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils sont interconnectés et s’intègrent dans un environnement de travail unique appelé Le lieu de travail numérique.  

Cela facilite l’innovation, la collaboration entre les équipes, la diffusion de l’information, l’apprentissage et, en fin de compte, la capitalisation de toutes les ressources acquises par l’entreprise.